Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Procedimiento de control de documentos y registros

  • sarahro
    • 4/10/13 22:02
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    (14/1)
    Hola buenas tardes,

    soy nueva en este mundo de los SGC y estoy trabajando en una empresa pequeña (solo somos 5 personas) familiar y decidimos hacer un sistema que si bien no es con miras a certificarnos ya si queremos hacer las cosas de manera organizada, yo hice un pequeño curso sobre la ISO 9001 pero en la practica surgen muchas dudas. Por eso me gustaría que me ayuden con este procedimiento que tengo listo a ver si voy por buen camino, agradecería cualquier sugerencia o corrección...

    Muchas gracias



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  • Fernando
    • 4/10/13 23:57
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    (7/0)
    Hola. Excelente, buen trabajo. Un buen paso para el control documentario de tu empresa. Mi aporte es que viendo que el rubro de tu empresa es técnica o industrial sugiero también controles los posibles documentos externos necesarios para el buen funcionamiento de tu empresa (normativas, reglamentos, p.ej. ISO, etc.), de ser el caso.

    Saludos.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 5/10/13 13:32
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    (6/0)
    Así viendo tu procedimiento se me ocurren varias cosas :

    Si alguna vez la persona que revisa y aprueba no es la misma deberías crear cajetines distintos.

    Luego hablas en el nivel documental de formatos y registros y luego posteriormente de documentos. La norma nos habla de documentos por lo que deberías unificar la nomenclatura.

    Efectivamente dices posteriormente que los documentos deben ser revisados y "posteriormente" aprobados, por lo que ya admites que será en momentos distintos y en el encabezado solo tienes una fecha para poner en revisión y aprobación.

    Otro tema que deberías completar es sobre la recuperación de los registros y desarrollar más el tema de las copias de seguridad. También mencionar el tema de la protección legal de los datos.

    Pero en general es un procedimiento muy bien desarrollado.
    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • sarahro
    • 8/10/13 16:05
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    (1/0)
    Hola pues de verdad mil gracias por tomarse su tiempito y ayudarme, efectivamente somos una empresa de metalmecanica e hidraulica... Pero entonces me surge otra duda con respecto al control de los documentos externos, realmente no lo inclui xq no se que hacer con esoyo veocomo documentos externos lo que son reglamentos, normas, y los documentos enviados por el cliente con sus requerimientos para el trabajo, todo eso lo guardamos en un expediente de trabajo que se abre por cada orden de compra o de servicio que nos emiten... Respecto a las copias de seguridad pues aparte del respaldo que tiene el encargado de calidad en su computador tambien tenemos todo lo hecho hasta ahoran guardado en un pendrive que lo tiene mi jefe en su casa, respecto los aspectos legales no entiendo muy bien a que se refiere pero me dedicare a investigar un poco mas respecto a esto... Y pues tambien agrego que me tomare el atrevimiento de postear los procedimientos que vaya terminando para que me den sus consejitos ... Nuevamente millones de gracias por su ayuda
  • David Saavedra Zárate
    • 8/10/13 17:48
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    (1/2)
    Me gusta el procedimiento, pero aún tiene aspectos a mejorar que deben analizar, uno de ellos es, como me aseguro que las copias no serán fotocopiadas, como aseguro su control.

    Un sistema de calidad no debe basarse en la dependencia, hay que darle responsabilidades a los dueños de los procesos, no todo el control debe estar en el coordinador del SGC, se generan dependencias.

    Revisa bien el tiempo de retención de los registros, no es congruente lo que se indica, pues hablas de retención por 2 años, después de esos 2 años hablas de nuevo de retenerlos físicamente o electrónicamente, se vuelve a lo mismo. Los registrso de producción no se retienen hasta que se entrega el producto, hay que esperar un tiempo estimado, considerando la garantía del producto y la posibilidad de una falla o queja del cliente.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • sarahro
    • 11/10/13 15:15
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    (1/0)
    Bueno esttoy revisando el procedimiento y modificando lo que me han comentado, pero por la parte de la retencion sucede que por ser una empresa de metalmecanica trabajamos contra pedido y los trabajos siempre varian, ha pasado que hacemos un trabajo y luego vuelven a pedir el mismo trabajo a los 3 o 4 año y entonce se recurre al expediente anterior para tener referencias por eso estos documentos no pueden eliminarse por completo y hablo de tenerlos en el archivo general 2 años y luego llevarlos a archivo muerto pero necesito una manera en que pueda tener acceso siempre a estos pues no se exactamente en cuanto tiempo los voy a necesitar... No se si me explique bien, y si tiene alguna sugerencia sera muy bien recibida. Muchas gracias
  • Fernando
    • 11/10/13 16:31
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    (1/0)
    Hola. Sólo contempla ello en tu procedimiento, se trata de una necesidad que tu organización tiene para un adecuado manejo de los negocios.
    Saludos
  • David Saavedra Zárate
    • 11/10/13 16:56
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    (3/0)
    Es correcto Sarahro, eso no es lo que tu procedimiento dice, lo ideal es que establezca una lista maestra de los registros y ahí determines por tipo de registro cuánto tiempo lo mantienes como archivo vivo, cuánto como archivo muerto, para después ser destruido. Debes contemplar aquellos registros que por ser legales se deben mantener como lo establece la ley en tu país.

    Saludos
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