Foro: 6.2 Recursos Humanos

INCAPACIDAD TEMPORAL DE QUIEN PARTICIPA EN EL PROCESO

  • Carla_Sl
    • 30/09/13 17:58
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    Hola a todos.

    Disculpa, no sé si alguno me pudiera ayudar o tendrá ideas de que se puede realizar. Somos una empresa pequeña, de alrededor de 9 empleados certificados en la norma ISO 9001: 2008. Hace poco, uno de nuestros trabajadores tuvo un accidente cuando se iba a su casa y se incapacitó, por un mes. Él era el único que realizaba las tareas de su puesto, ahora un compañero que esta asignado a otro puesto, esta apoyando para realizar sus actividades de campo casi doblando turno, sin embargo se han dejado de realizar registros del SGC y algunas otras actividades por lo mismo que no les da tiempo. Realmente lo que quisiera saber es ¿si esto se puede documentar en el SGC, para tomar acciones correctivas o como se puede manejar este tipo de casos.?

    De antemano, gracias por su apoyo. Saludos.
  • Fernando
    • 30/09/13 19:42
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    Hola. Lamento lo sucedido, espero se reincorpore tu compañero previa recuperación. Porsupuesto que sí hay alternativas en estos casos. Lo inmediato sería tratar de tomar medidas inmediatas al tema de no registro en mención.

    Por otro lado, como bien lo indicas, puedes levantar un acción correctiva, la cual contemple cómo evitar suceda nuevamente este tipo de casos, quizás por ejemplo plantear el que las actividades de cualquier integrante las haga un 'backup' asignado (compañero respectivo) ante casos accidentales que obliguen a una ausencia temporal o por vacaciones p.ej.

    Saludos
    Fernando
  • One Economic&Quality Consulting
    • 1/10/13 12:59
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    Sobre lo de levantar acciones correctivas eso dependerá si previamente has levantado una NC por el hecho de no poder realizar los registros correspondientes.

    Debes evaluar si esa baja de un mes va a ser tan seria que impida el seguimiento del SGC o simplemente va a retrasar hasta la reincorporación de esta persona la realización de los registros. Si fuera el segundo caso yo no actuaría, ahora bien si se trata del primer caso hay que hacer un estudio profundo de las acciones a emprender.

    Deberás entonces levantar una NC en los puntos que afecte el trabajo de esta persona que no se realiza y en primer lugar hacer una acción correctora buscando la forma de que alguien ejecute esos registros. Ahora bien una acción correctiva es más difícil de hacer pero es factible y sería que como dice Fernando ver si existen por ejemplo puestos que se cubren por compañero en vacaciones, o buscar personas que cubran los puestos en caso de baja.

    Esto debería ser un trabajo cotidiano de las empresas que no pueden depender de que las personas esten en su puesto.

    De cara al exterior queda muy mal escuchar eso de "Es que la persona que lleva este asunto está de vacaciones". No resulta profesional.
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    Saludos

    Rafael

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  • Carla_Sl
    • 1/10/13 17:41
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    Muchas gracias por su respuesta. Hasta el momento no existe algo documentado sobre quien sería el responsable de cubrir ciertas actividades por vacaciones o por enfermedad. Sin embargo cuando ha pasado las vacaciones se busca repartir el trabajo. Así mismo, siempre hay cosas que se dejan pendientes hasta que regrese el encargado, puesto que el tiempo de una jornada de trabajo no les alcanza para realizar todas las actividades asi como los registros que tienen asignados, (es una agencia aduanal). Se manejan muchos papeles para revisar y facturar.
    Nos comentan que la persona que se accidentó estaría fuera de campo un mes, y se reintregaría poco a poco, no realizando de lleno su trabajo por que tendrá que asistir a terapia. Puesto que tiene fisura y a el le tocaba asistir al muelle a revisar mercancías, tomar fotos, reportar, cerrar servicios y aparte realizar sus registros. El tiempo no sería tan extenso, pero los registros que se dejarían de hacer si son bastantes si se habla de 80 operaciones al mes. El apoyo que tenemos es el de compañero de trabajo que realiza los despachos y otras actividades y que sabe como realizar el trabajo. Dedica mas horas de trabajo para realizar esas actividades y el del otro compañero pero no le alcanza para realizar algunos registros. Ej: Reportes certificando que no existe avería para un cliente específico, y los registros en los sobres del expediente de los servicios.
    Entoncés me imagino que estaríamos manejando el primer caso que menciona ONE, y nuestra acción contenedora sería la de asignar alguien que realice ese trabajo y registros que tenemos faltantes mientras el otro compañero se reintegra.
    Incluso podría ser buena la idea de que esten definidas las actividades que deberían cubrirse por vacaciones y/o enfermedades en algún documento del SGC.

    Disculpen que me haya extendido demasiado con la información.

    Pero es que si no tenía mucha idea de como manejarlo y no quería ignorarlo.
  • Fernando
    • 1/10/13 18:19
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    Sí, es una buena idea, es planificar y prevenir. Ahora, cuando hay un problema, y me ha pasado, aparentemente las soluciones no aparecen, o se ven distantes y hasta casi imposibles; pero siempre hay una mejor manera de hacer las actuales cosas, analízalo junto a tu equipo.
    P.ej. cuando trabajé en una empresa que importaba de la casa matriz equipos eléctricos teníamos que inspeccionarlos, esto implicaba coordinar con un inspector, alistar sus viáticos, darle la info técnica, coordinar el desembalaje previo, el inspector in situ (almacenes o aduana) tomaba fotos e inspecionaba visualmente según especificaciones, descartaba daños, etc. Ello tomaba horas y era otro tema a parte el registro y demás documentación para informar finalmente la conformidad o no del producto.

    Se analizó ello y la mejora fue: definir el proceso de inspecciones como tal y asignar a un responsable (antes era una simple actividad sin seguimiento), dotar de una laptop con acceso a internet para el envio de los informes una vez terminada la inspección in situ en la cual se reemplazó una gama de formatos por un formulario cheklist virtual, lo último que sé fue el evaluar reemplazar la laptop por una tablet. Es un tema de inversión, pero al final la suma de los costos de esta implementación, estaba abismalmente por debajo de los costos de pobre calidad generados por los retrasos en evio de información quemuchas veces ponía en riesgo la continuidad de un negocio, tiempo de horas hombre en llenado y envio de papeles, p.ej.

    Ahora por favor discúlpame si me he extendido.

    saludos
    Fernando



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  • Carla_Sl
    • 1/10/13 19:26
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    Muchas gracias Fernando por la aportación que me haces. Analizaré con el equipo la posibilidad de implentar algo parecido a lo que mencionas para las inspecciones y disminuir los tiempos.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 21/10/13 23:28
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    Lo muevo al foro correspondiente.
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    Rafael

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