Foro: 6. Gestión de los recursos en ISO 9001

No Conformidad Recursos Humanos

  • tinchox1
    • 16/09/13 15:13
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    Estimados:
    Tengo una consulta, en la Auditoria interna el auditor detecta una No Conformidad sobre la competencia del personal dentro del alcance,

    "No se disponen de los registros de la educación y la competencia del personal que realiza actividades dentro del alcance del SGC",

    La misma se debe que en los perfiles de puesto uno de los requisitos es tener finalizado la primario y la Secundario completo del colegio. y se debe tener el titulo/Certificado y todos los registros que avalen lo descripto, pero el área auditado no es el que precisamente el encargado debe tener eso, eso tendría que tener el área de RR HH, para uds como seria el análisis de la NC?
    Podría solicitar un informe a RR HH que ellos aseguren la competencia del Personal? o solicitar directamente al personal los títulos o certificados?

    Agradezco su Ayuda. Gracias
  • Angelita
    • 16/09/13 16:44
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    Buen día,

    Efectivamente es requisito que los registros de las competencias (descritas en los perfiles), esten en la organización, ustedes mismos determinan que proceso los debe conservar, lo que se hace en la mayoria de las empresas es que recursos humanos los tiene en la hoja de vida de cada trabajador.

    Si Recursos humanos no los tienen deben solicitarlos al personal para que sean acopiados y archivados como corresponde.

    Un saludo.
  • David Saavedra Zárate
    • 16/09/13 22:32
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    Como bien comenta Angelita, es responsabilidad total de RR HH, pues son los que se encargan de la contratación.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • tinchox1
    • 17/09/13 13:15
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    Gracias Angelita y Savedra, si yo creo lo mismo es pura responsabilidad de RR HH que dentro del sistema de Gestion de Calidad es nuestro proveedor, pero ellos no tienen esos registros solo tienen un registro que hacen completar como una hoja de vida todo los datos ( estudios, conocimientos etc.) pero sin el documento en si de la certificación, podria solicitarle un informe a RR HH que ellos aseguran la competencia del personal y de los cursos y/o certificados? O debo por parte mia solicitar esos certificados al personal?

    Como me recomiendan que realice en analisis de la causa de la No conformidad?

    Muchas Gracias
  • Angelita
    • 17/09/13 20:44
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    Buen día, yo veo varias cosas de fondo en esta no conformidad y sin conocer mucho tu SGC voy a atreverme a darte mi opinión:

    Lo primero es que un informe no sirve, debes tener los registros como evidencia, como todos los demas registros del SGC.

    Por lo que puedo analizar del SGC y la información que nos has brindado sobre que RRHH es un proveedor, debes tener controles muy especiales con ese proveedor, dado que es proveedor de altisimo impacto, pues es el que les provee la mano de obra.
    Por otra parte independientemente de quien lo haga, ustedes deben asegurarse de que todos los requisitos de norma se cumplen y los registros de la competencia son un requisito.

    Te voy a plantear la siguiente inquietud: Cómo estan ustedes asegurandose actualmente de que el personal cumple los requisitos descritos en el perfil de cargo (el cual asumo que es enviado al proveedor para la contratación)?

    A mi modo de ver puedes hacer dos cosas:
    una es que te encaegues de acopiar todos los documentos del personal y llevar esos registros para todas las personas antiguas y nuevas que ingresen a la empresa o lo otro que puedes hacer es solicitarle a tu proveedor una copia de la hoja de vida de todos los trabajadores, la cual debe llegar con las personas nuevas que ingresan y en la cual se adjunten todos los requisitos que ustedes le piden al proveedor.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 18/09/13 14:06
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    Estoy de acuerdo con Angelita.

    Debes mantener registros de la formación y los títulos si así lo dice tu procedimiento.

    Lo lógico es tener copia de esos títulos pero imaginemos que en el departemento de RH lo que hacen es comprobar el título de forma visual y no guardan copia. Entonces lo que estaría mal es tu procedimiento que debería decir que se hace así.
    Aún así yo no estaría conforme porque faltaría el registro, aunque la norma en este punto es ambigua porque dice "los registros oportunos" y es el responsable del SGC el que determina cuales son oportunos y cuales no.

    De todas maneras yo le pediría a RH que actualice los registros, como parte de las acciones correctoras y como acción correctiva que a partir de ahora en todas las incorporaciones se haga copia de las titulaciones y también de las acciones formativas posteriores.
    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • tinchox1
    • 23/09/13 16:26
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    Buenas Estimados/as:

    Con respecto al control del proveedor RRHH, anualmente se lo evalúa mediante un cuestionario, si existe un no confomidad se lo detalla en el mismo formulario, si supera el % determinado se lo considera aprobado.
    Ahora sobre los registros del personal, el mismo yo los llevo mediante un software para el mantenimiento, donde están detallado toda la información:
    *Ficha con todos los datos personal
    *Puesto de trabajo
    * historial académico
    *Historial profesional
    *Acciones formativas
    * y alguna documentación relacionada.

    Para asegurarnos sobre la competencia del personal tenemos descrito el perfil para el puesto donde informa que características debe tener el personal para cubrir el cargo, el mismo se entrega en una ficha a RRHH para realizar la búsqueda.

    Mi acción para esta No conformidad es solicitar el certificado de las personas antiguas que están trabajando actualmente, y solicitar para nuevas búsquedas del personal el correspondiente registro.

    Lo que todavía no me queda claro es el análisis de la causa que debo realizar? El porque??
    Seria por ejemplo el análisis: No se solicitaban las certificaciones para guardar en el legajo debido a que lo hacían visualmente o telefónicamente?
    Gracias!
  • Fernando
    • 23/09/13 17:21
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    Hola. Lo correcto sería proceder justo al revés como lo detallas, es decir: primero analizar el problema para detectar las causas raíces o los 'por qué' y sobre ello tomar las acciones, esto con la participación de los líderes responsables de los procesos según el caso. La acción que según haces mención has tomado ha sido una corrección inmediata, en adelante procede según la buena práctica mencionada.
    Se trata de tener la madurez de aceptar la falla, trabajar en equipo, y hacer seguimiento a las acciones tomadas.

    Saludos
    Fernando
  • Angelita
    • 23/09/13 18:20
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    Buen día tinchox1, lamentablemente con el analisis de las causas del problmea no te podemos ayudar porque no tenemos el conocimiento para saber qué fue lo que paso, eso conocimiento lo tienen ustedes en la organización, lo que debes hacer es un analisis consiente y honesto de porque no tienen esos registros (no lo vieron necesario, no tenian conocimiento de que debían tenerlos, etc.).
    Efectivamente la corrección, es solicitar los registros del personal actual y como acción correctiva debes ir un poco mas allá (y dependiendo del analisis de causas), deben pedir los registros al personal que ingrese nuevo, pero tambien deberias verificar contra la norma y los 21 registros obligatorios si los tienen todos o no.

    Un saludo.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 24/09/13 1:42
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    Yo creo por lo que comentaste anteriormente que el análisis de la causa es precisamente el que mencionabas, que había un mal funcionamiento entre los departamentos de RH y el de Calidad y que al ser ellos los que en teoría guardaban los registros pues en Calidad se daba por hecho que el certificado lo guardaban.

    A veces pensamos que el análisis de causa debe ser una explicación parecida a la teoría de la relatividad y lo que debe ser es la verdad por muy simple que sea.

    Al existir esta duplicidad de trabajo entre RH y Calidad se producían estas faltas de coordinación que desde ahora con las medidas que has tomado ya no ocurrirán, por tanto has dado con la causa y la has eliminado, además de resuelto las consecuencias, ergo NC resuelta. Eso sí para que quede perfecta debes hacer lo que has comentado, recuperar los registros de los certificados que faltan, y hacer que a partir de ahora se pidan y registren (acciones correctoras las primeras, y correctivas las segundas)
    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • tinchox1
    • 25/09/13 16:42
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    Agradezco y felicito a todos los que me han dado una mano y ayudado,realmente sirve de mucho este foro para aclarar y discernir Los casos que puedan surgir en cada auditoria y una vision distinta de cada uno. Ya estoy a días de una nueva auditoria de Seguimiento.
    Asi que esperemos que vaya todo bien Saludos gente