Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Obsoletos

  • Vanessa
    • 21/08/13 23:50
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    (2/0)
    Buenas tardes, el asunto es el siguiente:

    Desde mi punto de vista el guardar documentos obsoletos (versiones anteriores) es útil solo en casos muy puntuales donde vale la pena conservar la historia, considero que establecer estos casos puntuales en el procedimiento de control de documentos y registros es engorroso...

    en conclusión ¿durante cuanto tiempo o cuántas versiones anteriores de los documentos actualizados debería o se recomienda conservar?

    De antemano gracias por su ayuda
  • Fernando
    • 22/08/13 14:53
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    (3/0)
    Hola. Va a depender del tipo de documento (registro, procedimientos, etc.), de la necesidad de la empresa de disponer de estos (críticos o llamémosle vitales, importantes y los no esenciales), del tipo de rubro y área de la organización (jurídico-legal, contable, financiero, salud, educación, etc.).
    Buca en este valioso foro, te confirmo que hay respuesta sa tu consulta con algunas normativas referencias.

    Saludos
    Fernando
  • David Saavedra Zárate
    • 23/08/13 16:19
    • Moderador
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    (4/0)
    Ya es obsoleto, no tiene sentido guardar más de uno.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Ronny Rojas
    • 24/08/13 15:41
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    • Reg.: 19/07/13
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    (2/0)
    Como el nombre lo indica es obsoleto, no es necesario tenerlo, claro esto es solo en teoría, ya que debido a la naturaleza de la empresa, al tipo de documento y a criterios propios del área se puede conversar por mas tiempo.

    el tiempo de conservación se designa en el procedimiento de control de documentos y como tal la empresa decide en tiempo de conservación. particularmente recomiendo designar periodos mínimos de tiempo, no tiempos máximos de almacenamiento, así tu SGC estará menos atado.


    Ronny Rojas
    Analista de Procesos.
    TRACE INTERNATIONAL
  • Vanessa
    • 10/07/15 18:21
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    Muchas gracias a los tres por sus opiniones, son realmente valiosas!
  • Eduardo
    • 14/07/15 16:51
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    Lo ideal es que mientras exista posibilidad de un cuestionamiento de calidad de tu producto tengas posibilidad de analisis y rastreo, por consiguiente disponer de los instructivos de trabajo y procedimientos de operación que estaban siendo usados en aquel momento es útil, vale decir que esos documentos deberías guardarlos al menos durante la supuesta vida útil de tu producto.

    Hoy por hoy resulta más práctico guardar en formato digital y no llenarse de papeles de documentos obsoletos que solo servirán en casos muy puntuales...
    Si tu SGC prevee archivo digital no tendrías que tener problema de guardar indefinidamente una copia de cada versión obsoleta, hablamos de muy pocos Mbytes por guardar instrucciones de trabajo que se usaron en determinada época.

    Saludos