Foro: Auditoras de certificacin ISO 9001

No conformidad de auditora por no tomar correctamente unos registros en produccin

  • Juliana
    • 14/08/13 16:27
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    (2/0)
    Buenos dias amigos

    Me han colocado una NC menor, ya que encontraron regsitros del proceso productivo incompeltos o mal llenados. Esta no conformidad es respecto al 7.5.1 de la norma, mas yo creo que es una no conformidad por 4.2.4.

    Ademas estoy plantenado como acciones capaciatr al personal para el buen manejo de los regsitros.

    Espero sus comentarios

    Les dejo mi no conformidad
    Se encontraron las siguientes desviaciones:

    No se tiene el registro Control de Ritmo de produccin en donde se realiza el seguimiento de proceso segn lo establece el procedimiento para la realizacin del producto Rev. 03. Casos:
    OP 01/13 - Sulfato de cobre AFG - Cliente Chanel
    OP24B/13 - Carbonato de cobre - Cliente Norken
    OP26A/13 - Caldo bordales Cloiente Meltap

    En el Control de secadores de sulfato de cobre se indica un campo Batch. Sin embargo no est completados dichos campos en las mallas correspondientes. Casos: 26, 27, 28, 30.04.13, 2 y 3.05.13

    Segn el procedimiento de Caldo Bordales Rev. 03 tem 7, se indica que se llena el registro 75.01.601 Control de produccin de caldo bordales; el cual contiene campos de secado, embolsado entre otros. Sin embargo, se evidencia que no se estn llenado dichos campos correctamente. Caso: OP26A/13.

    No se llenaba el campo de Densidad en el registro Control de Toerres de Sulfato de Cobre para el en la produccin de Sulfato de Cobre Batch 162.
  • Carlos Andrs Carmona H.
    • 14/08/13 16:49
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    (0/1)
    Hola,

    Efectivamente la no conformidad, en mi concepto, estara asociada al numeral 4.2.4 Control de Registros. Una cosa es que "no se evidencie el registro" o se "diligencie incompleto o errneamente" y otra muy diferente es que no se haga seguimiento al producto o a la prestacin del servicio.

    Saludos,
    _________________

    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

  • DATTA & QUALITY Consultores S.C.
    • 14/08/13 18:02
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    (2/2)
    A principio, estoy de acuerdo con el Auditor. Lo que l identific, no parece ser un problema de "control de registros", pero si evidencia de que los "controles definidos en los procesos" no se estn llevando a cabo conforme se defini en los procedimientos.

    Es fundamental que en la redaccin de las no conformidades se defina el requisito y la evidencia que demuestra el incumplimiento de este requisito. Me parece que el auditor document adecuadamente ambos.

    Con relacin a su accin correctiva, para realizar algn comentario, es fundamental entender su mecanismo de anlisis de causas y cules fueran las conclusiones (causas identificadas). Como aportacin, una primera pregunta sera; Ya no estaban capacitados en el manejo de sus procedimientos y registros?

    Saludos y suerte
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    Ing. Marcelo A.F. Villaa R.C.
    Director de Proyectos
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  • Angelita
    • 14/08/13 19:12
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    (2/2)
    Buen da, desde mi punto de vista la NC est bien generada por el auditor, especialmente en el primer parrafo cuando menciona que no se encuentran registros de Control de Ritmo de produccin, si este registro es evidencia del control de la operacin, el numeral es 7.5.1. Sin embargo con las demas evidencias que l genera hay otro hallazgo y efectivamente tiene que ver con 4.2.4 y es que por el hecho de que los registros estn incompletos, no se evidencia la conformidad (total) con los requisitos solicitados en dicho registro.

    Las no conformidades asociadas a 4.2.4 deben estar argumentadas al incumplimiento de los requisitos que all se plasman, es decir que los registros muestren evidencia objetiva, que se puedan identificar, que se cumpla con su almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin, disposicin, ademas de que sean legisbles.
    Cuando el registro "no existe", la NC se debe asociar al numeral de la norma que solicita explicitamente dicho registro.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 15/08/13 15:58
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    (3/0)
    Hola, yo me inclinara por comentar que no veo existencia de algn incumplimiento del apartado 4.2.4, ya que la norma utiliza este solo para un adecuado control de los mismos, limitndonos a:

    - identificacin,
    - almacenamiento,
    - proteccin,
    - recuperacin,
    - retencin,
    - disposicin, y
    - legibilidad,

    no veo algn incumplimiento de ello en la redaccin, si acaso existiera una NC relacionada al llenado sera en contra de algn requisito establecido en el propio sistema de la empresa.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • Angelita
    • 15/08/13 16:54
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    (1/1)
    Tienes razn Wilvilvas, pero pienso que s debe al menos considerarse como no conformidad potencial, dado que la falta de diligenciamiento de los registros puede traer consecuencias en la operacin. Que pasa si un operario no diligencia un nmero de lote o una fecha en la que inicia una actividad o si no se registra la firma de alguien que debe aprobar algo? se puede perder la trazabilidad, el control, entre otros y ademas, dependiendo de la informacin que deje de registrarse, el registro puede no mostrarme evidencia objetiva.

    Es una sugerencia y es cuestin de habitos, el personal debera tener la cultura de diligenciar los formatos completos, cada espacio puesto en un formato es porque es informacin necesaria. Se requiere mucha sensibilizacin, compromiso y seguimiento.

    Saludos.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 15/08/13 17:19
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    (3/1)
    Hola Angelita, es verdad lo que comentas, sin embargo de igual manera creo que no caera en 4.2.4, sino contra algn documento propio del sistema, incluso me atrevera a decir que en el 6.2.2 d) de la ISO 9001 ya que la falta de llenado de espacios generalmente es cuestin de personal, probablemente capacitacin, pero en un mayor grado de toma de conciencia.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zrate
    • 15/08/13 18:07
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    (4/0)
    Es interesante la observacin de wilbert, Registros hay, no se llenan adecuadamente algunos campos, ese es el problema de forma, y cuando eso sucede tiene que ver con el control de la produccin.

    Normalmente hay formatos que cuando no se llenan adecuadamente es por dos cuestiones, porque se le olvida al operador, o porque ese campo no es importante y hay que modificar.

    Saludos
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    Atentamente

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  • Juliana
    • 15/08/13 19:26
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  • VirginiaM
    • 17/07/17 18:52
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    Hola, como debe ser tratada la no conformidad si el formato no fue diligenciado porque la persona responsable se olvid de hacerlo?
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 18/07/17 23:55
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    VirginiaM escribi:
    Hola, como debe ser tratada la no conformidad si el formato no fue diligenciado porque la persona responsable se olvid de hacerlo?


    Hola, se debe tratar como lo que acabas de decir, una no conformidad. Sin embargo solo se puede considerar como tal si es un requisito el haberlo hecho.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • VirginiaM
    • 19/07/17 20:54
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    Wilbert Arturo Vivas Torrez escribi:

    VirginiaM escribi:
    Hola, como debe ser tratada la no conformidad si el formato no fue diligenciado porque la persona responsable se olvid de hacerlo?


    Hola, se debe tratar como lo que acabas de decir, una no conformidad. Sin embargo solo se puede considerar como tal si es un requisito el haberlo hecho.

    Saludos.


    Gracias por tu respuesta. Entiendo que debe abrirse una NC y que la correccin inmediata es completar dicho formato. En mi caso la persona olvid completar un programa de participacin en interlaboratorios. Mi duda es cual es la accin correctiva a levar a cabo en caso de un olvido?

    Saludos
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 19/07/17 22:44
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    VirginiaM escribi:

    Wilbert Arturo Vivas Torrez escribi:

    VirginiaM escribi:
    Hola, como debe ser tratada la no conformidad si el formato no fue diligenciado porque la persona responsable se olvid de hacerlo?


    Hola, se debe tratar como lo que acabas de decir, una no conformidad. Sin embargo solo se puede considerar como tal si es un requisito el haberlo hecho.

    Saludos.


    Gracias por tu respuesta. Entiendo que debe abrirse una NC y que la correccin inmediata es completar dicho formato. En mi caso la persona olvid completar un programa de participacin en interlaboratorios. Mi duda es cual es la accin correctiva a levar a cabo en caso de un olvido?

    Saludos


    Hola, eso lo tendrn que determinar ustedes con su anlisis de causa, sin embargo, entre muchas opciones, existen herramientas informticas que ayudan a planificar y recordar determinadas actividades, pero te repito, todo depender del resultado de su anlisis.

    Saludos.
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