Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Estructura que deben tener los procedimientos

  • Cesar9
    • 12/08/13 23:19
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    (11/1)
    Buen día, espero me puedan apoyar con la siguiente duda:
    Dentro de la estructura de procesos (estratégicos, operativos y de apoyo) recomiendan tener procedimientos documentados para todos?? o únicamente los que pide la norma, además estoy haciendo cambio de procedimientos escritos a gráficos, que en mi opinión son más amigables y entendibles, pero dentro de su estructura me gustaría aclarar si es necesario en los procedimientos colocar:

    1. Objetivo
    2. Alcance
    3. Responsabilidades
    4. Referencias
    5. Desarrollo

    Saludos
  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 13/08/13 0:41
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    (6/3)
    Hola Cesar9,

    Únicamente la norma iso 9001 establece como medida dispositiva u obligatoria la documentación de (6) procedimientos (control de documentos, control de registros, auditorias internas, servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas). Ya los demás procedimientos que quieras o consideres deban estar documentados es decisión de la empresa, bien lo menciona la norma iso 9001 en el numeral 4.2.1 Generalidades "La documentación del Sistema de Gestión de Calidad debe incluir: Litaral d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos". Ten presente que no todo debe llevarse a procedimiento, si bien es cierto que es una manera práctica de documentar el know how de la organización, no es la única, existen otro tipo de documentos específicos tales como manuales, guías, instructivos, protocolos, entre otros documentos que puedes utilizar en beneficio del sistema de gestión.

    La ilustración del procedimiento ya sea escrita, gráfica u en otro medio la adoptas tú según necesites.

    No existe una medida dispositiva relacionada con que campos debe contener un procedimiento, sin embargo existen "Guías" al respecto provenientes de organismos de certificación o en algunos casos de acreditación, en mi opinión puedo recomendarte como mínimo los siguientes: nombre, objetivo, alcance, descripción de actividades, responsables, registros asociados. Adicionalmente puedes asociar (si la organización lo considera importante): tiempos, indicadores, terminología asociada, referencias normativas, entre otros que puedas considerar.

    Saludos,
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    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

  • David Saavedra Zárate
    • 13/08/13 16:11
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    (2/3)
    Hola, como bien comenta Carmona, ninguna norma establece una estructura de cómo deben ser los procedimientos, ni un auditor debe exigir una estructura, lo importante es que sea práctico, sencillo y sobre todo entendible para quien utiliza el documento y logre su cometido

    Se deben documentar los que la norma establece como obligatorios, más aquellos que la organización considere necesarios (Considerando su nivel crítico, su complejidad y su importancia, un auditor lo puede exigir).

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 13/08/13 16:34
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    (3/1)
    Hola, como te mencionan, solo son obligatorios los procedimientos descritos por la norma, sin embargo, son extremadamente recomendables aquellos que son necesarios para el correcto funcionamiento del SGC y cuya ausencia impactaría directa o indirectamente en la conformidad del producto.

    Si bien es verdad que no existe algun requisito normativo en cuanto a la estructura de un procedimiento, instructivo de trabajo o el mismo manual de la calidad, la ISO emitió las directrices ISO/TR 10013, en donde existen recomendaciones de la estructuración de los mismos.

    http://unexpo-control-de-la-calidad-oct-2010.wikispaces.com/file/view/NORMA+ISO+10013-2002.pdf

    Saludos
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Director y consultor

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    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 13/08/13 16:39
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    (2/1)
    Hola, totalmente de acuerdo con Wilvivas, efectivamente en Colombia es común hacer uso, a manera de guía, de la NTC-ISO 10013. Directrices para la Documentación de los Sistemas de Gestión.

    Saludos,
    _________________

    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

  • Cesar9
    • 13/08/13 20:52
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    (8/0)
    Dentro de todo esto de los procedimientos he intentado de plasmarlo de la manera más sencilla y sobre todo visual y me gustaría que le hecharan un vistazo para conocer sus opiniones, debido a que si la estructura ya existe la estandarizacion del procedimiento, no me va a quedar de otra.



    ArchivoTamañoClics
    pdfPROCEDIMIENTO.pdf 52.47 KB 1543
  • Fernando
    • 14/08/13 18:35
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    (2/0)
    Estoy deacuerdo con el soporte brindado previamente. Sólo trasladarte mi apoyo a la forma como quieres enfocar y plasmar esta documentación, teniendo como objetivo llegar de manera amigable y gráfica a los usuarios de tu organización. Te sugiero considerar adicionalmente a lo que propones: Titulo, Alcance, Responsabilidades, Generalidades, "Elab./Rev./Aprob. por", y el control de cambios. (En una hoja previa)

    saludos
    Fernando
  • fernando machado
    • 16/08/13 13:42
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    (1/0)
    hola siguiendo el tema de la estructura de un procedimiento he visto en algunas empresas que la estructura delos procedimiento no eran los mismos por ejemplo unprocedimientoestava echo de la siguiente forma
    1-objeto
    2-producto
    3-responsabilidades
    4-desarrollo

    en otro lo siguiente:
    1-objeto
    2-producto
    3-alcance y responsabilidades
    4-desarrollo

    y en otro documento:

    1-objeto
    2-alcance
    3-responsabilidades
    4-desarrollo

    estos documentos son de una misma empresa y una misma gestion la duda es: se puede estructurar de distintas formas los documentos o se deve usar la misma forma en todos ?
    _________________

    Machado Fernando

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    HELAMETAL CATAMARCA

  • Fernando
    • 16/08/13 15:16
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    (1/0)
    Hola, te comento que lo osbervado también lo he visto recientemente en una transnacional (empresa de clase mundial) y bueno si bien nunca ha sido motivo de alguna No Conformidad, pero esto no significa que deba hacerse siempre así.
    Siempre se recomienda mantener el estándar, en este caso 'plantilla' o 'formato' ya que puede prestarse a interpretar erróneamente al documento.

    Según ISO 10013, que brinda directrices para la documentación de SGCs, cita que al estructura contenga: Título, Propósito (objeto), Alcance, Responsabilidad y autoridad, Decripción de actividades (desarrollo), Registros, Anexos, Revisión-Aprobación-y-modificación, e identificación de cambios.

    Pero, es una guía, ya que mucho depende de la necesidad, practicidad, sencillez o facilidad, que requiera la empresa disponer; recordemos que un procedimiento, p.ej. siempre deberá ser fiel a la realidad y conocido y cumplido por todos los usuarios.

    saludos
    Fernando