Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Control y distribución de la documentación a través del servidor informático

  • Invitado
    • 2/09/08 18:28
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    (1/1)
    Hola!!!!!!!!!

    Tengo otra pregunta, actualmente por cuestiones ecologicas en la empresa en donde estoy hemos pensado en distribuir los documentos del sistema mediante nuestro servidor (una sola copia para consulta de todos) para que todos los involucrados puedan consultar desde su computadora los documentos del sistema. Los documentos del servidor tienen restringido el item de copiar y de impresion, esto nos servira para el buen control. Mi pregunta es: es valido llevar a cabo la distribucion del sistema asi? y tambien tengo que agregar algun tipo de leyenda en los documentos del servidor (tales como copia controlada o algo asi?

    Agradezco sus comentarios

    Saludos
    Atenea
  • Arturo Quijano
    • 2/09/08 19:48
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    (3/1)
    Que tal Atenea,

    Soy partidiario del control de documentos de forma electrónica, por ello te recomiendo que revises el siguiente link a Control de Documentos de forma Electrónica.

    Revisa las notas y cualquier duda ó comentario hazmelo saber,
  • Invitado
    • 2/09/08 20:36
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    (1/0)
    Hola nuevamente,

    Ya vi las notas que muy amablemente me indicaste. Respecto a la metodologia de distribucion la voy a hacer fisicamente en papel con un registro de distribucion de documentos en donde estan las firmas de todos los involucrados en el sistema y con el cual se les hace saber cuando un documento es modificado y por lo tanto es modificado en forma electronica (por ello el documento en papel lleva el nombre de REGISTRO DE NOTIFICACION DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS) cabe mencionar que los originales se encuentran bajo el resguardo del responsable de calidad y por lo tanto es el responsable de llevar a cabo los cambios en electronico y mantener actualizado el sistema en el servidor, es valida esta metodologia?

    Los documentos en el servidor no llevan ninguna leyenda ya que no se pueden imprimir y tampoco se pueden copiar por lo que no considero necesario escribir a los documentos leyenda alguna. Me interesa me den su opinion sobre esta forma que tengo para el control y distribucion de los documentos

    Saludos
    Atenea
  • Arturo Quijano
    • 2/09/08 20:56
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    (1/2)
    Que tal Atenea,

    Es valida la metodología y la cual deberás mantener documentada en tu SGC,

    El ítem 2 - Es otra forma adecuada, solo te recomiendo que realizes una revisión de forma periodica (definida / programada) en los equipos para que te asegures que esto suceda, ya en alguna organización me paso que igualmente no se permitia imprimir y/o descargar pero en una PC se habilito el sistema para permitir ambas condiciones.
  • Invitado
    • 3/09/08 20:22
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    (0/1)
    Hola

    Muchas gracias por tu ayuda me esta siendo de gran utilidad y ya estoy casi por comenzar a subir al servidor mis procedimientos

    Saludos
    Atenea
  • Ing. Joffre Sánchez C.
    • 3/09/08 20:52
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    (1/1)
    Hola,

    Hay muchas formas de hacer control de los documentos, y notése que los documentos no son solo papel y letras, según la definición de la ISO 9000, fundamentos y vocabulario los documentos son información y su medio soporte con estolos documentos van desde una señalización hasta cd's, pen drives etc.

    Lo importante es que estos sean legales para el uso de la compañía y al decir legales me refiero a que sean aceptados por todos desde la gerencia hasta el personal operativo como medio de comunicación y para esto debe haber alguien que haya dicho "este documento y su forma de uso son válidos" y esto ni siquiera tiene que estra escrito, los cambios que se hagan deben asi mismo tener un responsable quien mejor que el líder del proceso para aprobarlo, lo importante es no tener documentos obsoletos disponibles para evitar su uso no intencionado.

    La INTRANET como medio de control de los procedimientos, instructivos y demás que se haya puesto por escrito es bueno, en mi empresa lo hacemos, y si se requiere una copia por escrita entonces si debe ser autorizada por el líder del proceso.

    KOFFRE
    _________________

    Joffre Sánchez C.

    Ingeniero en Estadística Informática

    Auditor Líder ISO 9001:2000

    Auditor Líder OHSAS 18001:2007

     Msc Gestión de la Calidad y la Productividad

  • Arturo Quijano
    • 3/09/08 22:18
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    (1/0)
    Atenea,

    Revisa la nota que posteo Pmuro en el otro tema sobre otra forma de control que el aplica dandose soporte con un sotware para el Control y distribución electrónica es interesante y obvio implica más recursos $$$.
  • Invitado
    • 4/09/08 17:40
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    Buenas tarde a todos, definitivamente la norma al ser generalista permite que los documentos puedan darse en soporte físico como electrónico, lo importante es saberlos reconocer, controlar, registrar y distribuir de la mejor manera posible teniendo en cuenta los puntos anteriores.

    Lo que sí hay que tener muy en cuenta, de acuerdo a lo que mencionó otro compañero, que este uso tiene que estar plenamente aceptado por la dirección de la empresa y sobre todo siempre y cuando para determinada documentación, la legislación del pais en cuestión lo permita.

    Un beso y un abrazo para todos vosotros.
  • Invitado
    • 8/09/08 21:58
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    Hola a todos,

    Gracias por contestar a mis preguntas, estando subiendo los documentos al servidor me he dado cuenta que las restricciones de impresion y copia pueden ser violadas facilmente por distintos programas que existen en la red, por lo tanto me surgen muchas dudas respecto a la seguridad que se debe manejar con los documentos en servidores internos. He elido algunos articulos en los que se dice que algunas compañias de software han tenido cierto tipo de problemas en lo que respecta a las restricciones que ofrecen en sus paquetes y efectivamente ya me paso, aqui la cuestion seria como asegurar el buen uso de los documentos en electronico, para lo cual me formulo la siguiente respuesta que quisiera me ayudaran a entender si es valida o no para terminar de subir mis documentos al servidor interno de la empresa para la que laboro, se los voy a agradecer mucho, lo que a continuacion realizare es:

    SUBIR LOS ARCHIVOS AL SERVIDOR INTERNO DE LA EMPRESA PERO APLICANDO A CADA DOCUMENTO LA LEYENDA DE "DOCUMENTO NO CONTROLADO AL SER IMPRESO Y/O COPIADO" creo con esta leyenda me quito de lios y aparte especificar dentro de mi procedimiento de control de documentos que solo será válido aquel procedimiento impreso que vaya debidamente autorizado (firmado) por los responsables de la autorizacion del mismo, en la empresa donde laboro es muy pequeña y creo que no hay mucho problema con el control de los procedimientos ya que generalmente no se imprimen los procedimientos y tampoco son copiados por el personal autorizado.

    Lo que me hace pensar que esto funcionara de la manera en que lo planteo es que cuando manejamos copias controladas impresas realmente estamos confiando en la etica y honestidad del personal de la empresa para que no haga mal uso del material impreso, con esto quiero decir que igualmente tengo que confiar en la etica y honestidad del personal para el buen manejo de la documentacion en electronico

    Quisiera me ayudaran a sustentar el buen control de mis documentos en electronico.

    Saludos
    Atenea
  • Ing. Joffre Sánchez C.
    • 8/09/08 22:28
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    Saludos,

    De la experiencia de la empresa donde laboro actualmente, donde tenemos nuestros documentos en INTRANET en pdf, para evitar modificaciones, pero aquí se encuentran solo los documentos mas relevantes, casi no tenemos procedimientos documentados pero eso es ahora antes teníamos una sinfinidad de ellos, pero optamos por dos cosas eliminar aquellos que no aportaban valor y dejar en la red sólo auqellos que servían para comunicarse entre procesos, casi ningún procedimiento y varios formatos.

    Si hay algún procedimiento o instructivo este lo lleva cada Líder o Gerente de Proceso en su área y el control es como el lo defina así damos libertad a controlar de diferente manera puesto que la variedad de documentos y sus características no se pueden cuidar de la misma forma en todos lados.

    Las copias controladas son para documentos que sean necesarios y esto no lo puede determinar si no el líder del proceso.

    Koffre
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    Joffre Sánchez C.

    Ingeniero en Estadística Informática

    Auditor Líder ISO 9001:2000

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  • Arturo Quijano
    • 8/09/08 22:52
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    Saludos Atenea,

    Esto es parte documentada sobre el procedimiento en el control de Documentos electrónicos:

    Los documentos controlados pueden quedar bajo control electrónico al ser depositados en alguna carpeta en red de base de datos interna.

    El sitio en red para publicación de documentos controlados electrónicamente debe ser en los discos de dominio correspondientes a cada planta, y en las carpetas del responsable de emisión y control. Alternativas para el uso de otras direcciones o ubicaciones pueden utilizarse de acuerdo a la naturaleza de los archivos y necesidades del responsable de control y usuarios.

    Los documentos controlados electrónicamente deben ubicarse para consulta en la carpeta relacionada con el departamento / área que controla. Esta carpeta debe otorgar servicios de Solo Lectura al ser publicada.

    Identificación.

    El responsable de este control debe identificar en el encabezado de cada documento y sus anexos, con la siguiente leyenda o equivalente:

    “DOCUMENTO NO CONTROLADO AL SER IMPRESO”

    Esta leyenda indica que cualquier documento controlado electrónicamente solo debe ser consultado a través de una pantalla de computadora. En caso de ser impreso se convierte en copia no controlada o solo información

    Ciertamente tienes que depositar la confianza en el personal sobre el uso adecuado de la información.
    Deseo te sea de utilidad y cualqueir comentario hazmelo saber.