Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

cambio en la codificación de toda la documentación del SGC

  • Vanessa
    • 11/07/13 16:36
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    Buenos días, tengo una duda:

    El procedimiento de control de documentos y registros fue actualizado y hay una nueva codificación para la documentación del SGC.

    Entonces como todos los documentos tienen la codificación anterior, la pregunta es: tengo que actualizar de una vez todos los documentos del SGC para que queden con la nueva codificación, o esta bien si se hace de forma gradual hasta actualizarlos todos.

    Si hay auditoria externa de seguimiento y encuentran algunos documentos con la codificación anterior y otros con la nueva, ¿esto sería una no conformidad a pesar de que en el procedimiento de control de documentos y registros se establezca que aplica para los documentos que se modifiquen después de la actualización de dicho procedimiento?

    Agradezco sus aportes
  • Angelita
    • 11/07/13 17:00
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    Buen día, mi sugerencia en estos casos es que se actualice toda la documentación (puedes generar un plan de trabajo a 3 o 4 meses para hacer la actualización), pero no dejarlo gradual y decir que cuando un documento requiera cambio se aprovecha y se ajusta el código, esto por varias razones de experiencias vividas:

    1. Puede ser que existan documentos que no cambien en uno o dos años por tanto despues de dos años tendras un documento con un codigo que nadie conoce.

    2. Puede ser que los lideres de proceso y tu misma cambien y las personas nuevas que llegan no sabran porque esos docuemntos tienen codigos diferentes

    Mas aun, teniendo auditoria interna, es conveniente que este todo actualizado porque el auditor va a verificar que se cumpla el procedimiento de control de documentos actual, el que esta vigente al momento de la auditoria.

    Saludos
  • Vanessa
    • 11/07/13 17:35
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    Muchas gracias Angelita, realmente me has ayudado creo que en todas las dudas que he tenido, te lo agradezco mucho!