Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Documentos que se deben actualizar por obligación cada 2 años

  • sansano21
    • 5/07/13 20:09
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    (0/1)
    estimados es mi primera consulta del foro y agradezco de ante mano si alguien me ayuda. quisiera saber como tratar un documento que esta solo obsoleto en cuanto a la fecha( se debe realizar la revisión y actualización cada dos años según el procedimiento para control de documentos), ya que por ejemplo encuentro varios documentos obsoletos desde el año 2007, pero como no soy experto cual debiese ser el tratamiento de esos documentos y de quien es la responsabilidad(son documentos estructurales como el control de registros y producto no conforme), lo otro que me llama la atención es por que si estos documentos están vencidos han pasado con éxito ya dos recertificaciones por bureau veritas.

    saludos y gracias.

    adjunto un documento



    ArchivoTamaoClics
    pdfcontrol de regist.pdf 150.08 KB 637
  • Jorge Pereiro
    • 6/07/13 13:37
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    (5/2)
    Hola Sansano,


    no es una práctica muy habitual establecer un plazo de actualización obligatorio en los documentos. Si el procedimiento o la técnica utilizada para hacer algo no varía, para qué actualizar el documento que lo especifica? Suficiente trabajo da asegurar que la documentación se mantiene actualizada, como para añadir otra carga más al sistema.

    Porque sí, o por lo menos a mí me lo parece, la gestión documental es una carga. Es necesaria, pero es una carga, y por eso hay que llegar al límite de lo imprescindible.

    Mi consejo es que elimines del procedimiento el requisito de revisar los documentos cada 2 años.

    Seguramente ningún auditor de certificación ha puesto una no conformidad porque no lo ha visto. La revisión documental se hace muchas veces leyendo en diagonal, no hay tiempo para leerlo todo, y algunos sólo lo hojean.

    Saludos.
  • max80
    • 11/07/13 23:31
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    (3/0)
    Tal vez solo sea cuestión del enfoque, mas que una carga debe ser una herramienta, conozco casos en los que se establece que el documento se revisa de manera anual para asegurarse de que aún refleja la operación actual y/o en su caso tratar de aplicarle alguna mejora, si en la revisión se define que el documento es vigente, solamente se guardan registros de la revisión, pero el documento "no se actualiza" es decir que mantiene la misma edición de hace x años si es que no se modifico o se le han hecho mejoras.

    Saludos
  • AGUAYO
    • 12/07/13 15:52
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    (3/0)
    Buen día;

    Max, estoy de acuerdo con lo que te sugiere Jorge. Enriqueciendo su comentario agregaría que los cambios se realicen al momento de surgir un cambio en el proceso, ni cada 2 años ni cada año.
    Imagínate que un procedimiento haya una mejora a los dos meses de haberse aprobado la última versión, tendrías que esperar hasta cumplirse un o dos años para realizar el cambio al procedimiento. Sería absurdo.

    Si un auditor cuestiona que el procedimiento no corresponde a lo que observó en la operación, se le contestaría: "...lo que pasa es faltan 9 meses para actualizarlo, ya van 3...".

    Mas bien, se tiene que concientizar al personal (cultura de calidad)para que al detectar un cambio en el proceso, inmediatamente se haga la modificación, manteniendo la información vigente y oportuna.

    Espero te pueda servir de algo el comentario

    Saludos.
  • AGUAYO
    • 12/07/13 16:01
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    (1/0)
    Una disculpa Max, mi comentario es para Sansano21.

    Saludos
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 16/07/13 1:56
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    (1/0)

    sansano21 escribió:
    estimados es mi primera consulta del foro y agradezco de ante mano si alguien me ayuda. quisiera saber como tratar un documento que esta solo obsoleto en cuanto a la fecha( se debe realizar la revisión y actualización cada dos años según el procedimiento para control de documentos), ya que por ejemplo encuentro varios documentos obsoletos desde el año 2007, pero como no soy experto cual debiese ser el tratamiento de esos documentos y de quien es la responsabilidad(son documentos estructurales como el control de registros y producto no conforme), lo otro que me llama la atención es por que si estos documentos están vencidos han pasado con éxito ya dos recertificaciones por bureau veritas.

    saludos y gracias.

    adjunto un documento


    Hola, el documento al ser obsoleto por procedimiento deberías actualizarlo, esto sería la corrección inmediata ya que aplicarías una NC, posterior a ello es necesario lleves a cabo tu acción correctiva, entre las soluciones encuentro la que muy bien te han descrito, modificar el procedimiento a modo de que solo se actualice cuando se identifique que no es apropiado para el proceso que se lleva en la empresa.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

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    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - Padrón Nacional de Evaluadores de mexicana de acreditación, a.c.
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    - ISO/TC 207 Environmental management
    - ISO/TC 283 Occupational health and safety management

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    Wilbert Vivas