Sobre los registos apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia - 6.2.2

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Expediente del trabajador

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alferez
#1
- 28/06/13 17:23
- Reg.: 18/06/13
- Posts: 15
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Buenos días,

Para el registro obligatorio de la NORMA ISO 9001 del numeral 6.2.2 "MANTENER LOS REGISTROS APROPIADOS DE LA EDUCACIÓN, FORMACION, HABILIDADES Y EXPERIENCIA DE LOS EMPLEADOS."

La hoja de vida del empleado podría ser el registro? en la cual se mencione las secciones de EDUCACIÓN, FORMACIÓN, HABILIDADES y EXPERIENCIA.

En lo que he leído se menciona una ficha del empleado, realmente es necesario esta ficha?

Gracias
Carlos Andrés Carmona H.
#2
- 28/06/13 17:32
- Reg.: 11/03/13
- Manizales - Colombia
- Posts: 203
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Hola Alférez,

Es válido la hoja de vida del empleado como registro asociado al numeral 6.2.2 de la ISO 9001. Lo importante es que la hoja de vida del empleado cuente con los respectivos registros de educación, formación, habilidades, experiencia y que éstos se vayan actualizando y/o adicionando a la hoja de vida según el crecimiento laboral del empleado. Por otra parte cabe mencionar que no necesariamente los registros deben conservarse en físico, en muchos y dada la disposición de recursos, los registros asociados a la hoja de vida del empleado se llevan en medio electrónico o en sistemas de información, que para efectos del cumplimiento del numeral 6.2.2, son perfectamente válidos.

Saludos,
_________________

Carlos Andrés Carmona Hurtado
Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ
alferez
#3
- 28/06/13 17:59
- Reg.: 18/06/13
- Posts: 15
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Muchas gracias "CARMONA123"
David Saavedra Zárate
#4
- 28/06/13 18:23
- Moderador
- Reg.: 18/09/09
- México
- Posts: 4186
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La hoja de vida es un historial detallado del trabajador, más no es una evidencia objetiva, debe haber un documento que avale su educación técnica y/o profesional (Certificado de estudios), que avale su formación (cursos, masters, especialización, acreditación, certificación), que avale sus habilidades y experiencia, estos últimos pueden ir de la mano (cuántos años ha desempeñado cierta actividad).

Se requiere un expediente para o ficha donde mantener estás evidencias.

Saludos
_________________

Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
www.sacalidad.com.mx
www.qualyteam.com/es/

sacalidad@live.com.mx
director@sacalidad.com.mx
móvil: (52) 5540784463
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.
Angelita
#5
- 28/06/13 18:52
- Reg.: 10/02/12
- Colombia
- Posts: 667
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Buen día, estoy de acuerdo con el Ingeniero Saavedra, la hoja de vida no es un registro con evidencia objetiva de las competencias. Los registros que sirven para evidenciar las competencias son: certificados, diplomas, actas, evaluaciones, registros de asistencia a capacitaciones, entre otros.

Saludos
alferez
#6
- 29/06/13 19:11
- Reg.: 18/06/13
- Posts: 15
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Claro debe tener soportes, pero esos soportes son los anexos en la (formación, educación, habilidades y experiencia) de la hoja de vida. Y como dice "carmona123" se puede estar actualizando la hoja de vida. Y me parece que la idea del SGC es no llenarlo de documentos innecesarios. Gracias.
ana777
#7
- 12/02/14 20:26
- Reg.: 30/01/14
- Posts: 1
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Saavedra escribió:
La hoja de vida es un historial detallado del trabajador, más no es una evidencia objetiva, debe haber un documento que avale su educación técnica y/o profesional (Certificado de estudios), que avale su formación (cursos, masters, especialización, acreditación, certificación), que avale sus habilidades y experiencia, estos últimos pueden ir de la mano (cuántos años ha desempeñado cierta actividad).

Se requiere un expediente para o ficha donde mantener estás evidencias.

Saludos

Hola buenas tardes a todos:

Soy completamente nueva en esto del SGC y tengo una duda en mi empresa el SGC que esta implementado en mi area de RH tiene un formato de Evaluacion de habilidades que no deberia aplicarse para todos los puestos ya que esta completamente enfocado al área de Edición (siendo el giro de mi empresa la edición de periódicos), me han solicitado que actualice el formato para aplicacion general del mismo.

Yo tengo la inquietud que sería mejor eliminar ese formato o bien aplicarse sólo a ciertos puestos, pero entonces ¿como mediría las habilidades de los demás o de los puestos en general?

Siendo honesta considero que es un formato más que no debería existir, si existen pruebas psicométricas ( CLEAVER, TERMAN, MOSS, 16 PF) considero que sería suficiente, pero según el SGC debo comprobar y medir sus habilidades.

Tengo la duda si se puede eliminar y en ese caso que consejos me darían para comprobar las habilidades.

Muchas Gracias!
David Saavedra Zárate
#8
- 12/02/14 21:17
- Moderador
- Reg.: 18/09/09
- México
- Posts: 4186
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Estoy de acuerdo siempre y cuando esas pruebas se realicen en función a sus actividades específicas y se realicen con cierta frecuencia.

Algunas pruebas se realizan al ingresar a la empresa, la empresa mejora con el tiempo, día a día, mes con mes, año con año, por lo tanto los puestos van siendo más competentes, nuevas actividades, nuevas tecnologías, nuevo personal, nuevos procesos.

Si las evaluaciones que mencionas se hacen como lo indico, basado en las habilidades específicas del puesto, con la frecuencia necesaria que demuestre la competencia del personal y su mejora cada año, puedes eliminar dicho formato.

La pruebas para ingresar a la empresa son pruebas de aptitud y actitud, de competencia general y algunas específicas, al ocupar el puesto pueden variar las conductas y sobre todo la competencia, por lo tanto hay que buscar siempre mantener la competencia de la persona que la ocupa lo más apegado al ideal. Como?, evaluándolos, viendo los resultados, y mejorarlo a través de la capacitación y la experiencia, esas evidencias son las que se requieren para demostrar la competencia.

Saludos
_________________

Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
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Gdavid
#9
- 12/02/14 21:55
- Reg.: 5/08/13
- Posts: 30
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Considero que la Hoja de vida o Curriculum Vitae es solo la presentación general de cada trabajador o profesionista en donde se da a conocer lo que ya saben (conocimientos,experiencia,habilidades) pero como tal no es una evidencia real de que todo lo que digas ahi sea cierto, es por eso que es donde entra la evidencia (Titulo profesional,certificados,diplomas de cursos etc).

En cada empresa se tiene un Expediente de empleado ya sea físico o electrónico en donde se incluyen Titulo profesional,Certificados de cursos,diplomas,referencias a trabajos anteriores,resultados de evaluaciones,CV etc. estas evidencias son los registros que respaldan a los trabajadores de que son aptos para el puesto.

Claro que anteriormente la empresa ya debió haber estipulado la competencia necesaria (Perfiles y descripciones de puestos) en donde diga que conocimientos,aptitudes,experiencia son necesarios para cumplir con el puesto de trabajo.

En caso de que una persona no cumpla con algún requisito relacionado a la competencia, entonces la empresa debe capacitar al personal para que adquiera esos conocimientos y ademas debe evaluar para saber si se cumplió con los objetivos de competencia.

Saludos ...
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Ing. Mantenimiento Industrial
Carosg
#10
- 15/07/14 21:25
- Reg.: 9/08/13
- Posts: 4
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Hola

Respecto a este punto tengo una duda, en la compañía se genero una vacante Directiva, la persona que estaba como coordinador fue promovido al cargo, una competencia de este cargo es

• MANEJO AVANZADO DE EXCEL Y CONOCIMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS DE OFFICE

Para este caso nos surge una inquietud la persona que va a ocupar el puesto es profesional, realizo un diplomado que para poder realizarlo debía tener conocimiento en excel avanzado, por otra parte llevaba como Coordinador 1 año y medio manejando temas relacionados con excel, también realiza entregas e informes mensuales que son basados en temas de excel avanzado....

Seria suficiente o mejor seria valida la formación con una certificación del Jefe inmediato o un comunicado de la Gerencia donde se certifiquen las funciones y ademas se deje claro que cuenta con la formación especifica para este cargo?, ya que su función como Coordinador fue manejar en general y su mayoría Excel avanzado.

El tema es que no tiene ningún documento, diploma, certificado, que diga específicamente "EXCEL AVANZADO" Y CUENTA CON UN DIPLOMA ESPECIFICO EN TEMAS FINANCIEROS (pero no habla de excel) pero para poder cursarlo debió haber tenido conocimientos previos en excel avanzado... viendo las cosas con lógica SI cuenta con las competencias, pero no sabemos como validarlas.

Agradezco sus comentarios en este punto.
David Saavedra Zárate
#11
- 15/07/14 21:42
- Moderador
- Reg.: 18/09/09
- México
- Posts: 4186
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No
Hola Carosg, te has respondido a tus dudas, por lo general un profesionista egresa de la universidad con estas habilidades, si en el cargo anterior utilizaba esta herramienta y fue evaluado su desempeño o lo indica su descripción de puesto, ahí tienes la evidencia.

Un documento por su jefe inmediato o por la gerencia no es suficiente, el auditor siempre buscará evidencia, no en un documento que muestre que tomo un curso al respecto, en documentos que demuestren que tiene esa habilidad o bien que el excel no ha sido un obstáculo en sus actividades.

Espero haberme explicado.

Saludos
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Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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Carosg
#12
- 15/07/14 22:12
- Reg.: 9/08/13
- Posts: 4
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Muchas gracias,

Descripción del cargo te refieres a Manual de funciones? o perfil del cargo.

Y bueno es claro lo que me comentas, pero aun me falta la evidencia, porque puedo intentar explicarle al auditor esto que para el diplomado él debía tener esta competencia, pero no hay nada que certifique esto.

La lógica me dice que intentar hacerle una prueba o darle formación en un curso seria formarlo en algo que el ya tiene mas que claro y que el sistema no es lo que queremos....

Ves que sigo teniendo el mismo inconveniente? no tengo evidencia.

La evaluación de desempeño anterior no especifica que se evalue esto, para nosotros las competencias es el cumplimiento de las funciones del cargo, revisamos el cumplimiento de las habilidades pero ... formación??? si ya tiene la formación debo evaluar nuevamente la formación? año tras año?

Ahora tengo dos dudas...
David Saavedra Zárate
#13
- 16/07/14 3:58
- Moderador
- Reg.: 18/09/09
- México
- Posts: 4186
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No
Creo te complicas tu solo, la evaluación de desempeño no necesariamente debe indicar las competencias a evaluar o todas las competencias, muestra el resultado de su eficacia y eficiencia, pueden haber rubros de actitud, de aptitud, hace bien su trabajo?, en estos rubros indirectamente estas evaluando muchos aspectos, uso de computadora, software, etc., si éstos no son específicos. Si la evaluación no muestra deficiencias en el uso del excel o de la PC, por obvias razones quiere decir que maneja bien dicha herramienta.

Si el realiza reportes en excel, trabajos en excel, esas son evidencias de su conocimiento. Si esta herramienta es fundamental en la calidad final del trabajo, crea un rubro específico en su evaluación de desempeño y evalúalo, si no es fundamental al grado que indico, no necesitas más.

Un egresado se gradúa conociendo el uso de office, su título es más que evidencia, su constancia del diplomado, sus informes, su ED, sus reportes, etc. Tienes muchas evidencias.

Has dicho algo importante, "para nosotros la competencia es cumplir con las funciones del cargo", si lo cumple ahí tienes la evidencia, como demuestras que lo cumple.....

Hay algo importante, si el cargo requiere de cierta formación, vas a dar esa formación a la persona o encontrar la persona que tenga dicha formación, una vez que lo tengas, no vas a evaluar esa formación cada año, vas a evaluar la competencia en esa formación, ha mejorado?, se ha actualizado?.

La evidencia no es necesariamente un documento que me diga que conoce y lo aplica, también es un documento que me indica que no es su punto debil.

Espero haberme explicado.

Saludos
_________________

Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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Carosg
#14
- 16/07/14 20:56
- Reg.: 9/08/13
- Posts: 4
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No
Muchas gracias por tu orientación, es un tema de nunca acabar con los auditores, pero con estos argumentos que me planteas ya podremos defender las cosas.

Mil gracias.

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