Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Identificación de documentos externos

  • Vanessa
    • 25/06/13 22:51
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    Buenas tardes,

    En donde trabajo acabamos de actualizar nuestro procedimiento de control de documentos, respecto a la identificación de los documentos externos establecimos que estos se identifican por la propia naturaleza del documento, es decir no llevaran sello, ni ningún otro diferenciador, pues solo por no tener el logo o nombre nuestro se asume que es externo y se identifica como tal.

    Respecto a este parámetro de identificación quisiera conocer su opinión.

    Gracias!
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 26/06/13 1:14
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    Hola, no había leído esta forma de identificación, se me hace versátil pero arriesgada, en el sentido de que la norma establece que los documentos externos a considerar son solo aquellos necesarios para la planificación y operación del sistema, mi duda es, ¿cuando exista un documento externo en un escritorio, cómo sabrá el personal que ese documento está dentro del sistema o no? ¿Cómo los controlaras?

    Son preguntas que me vienen de manera rápida a la cabeza, ojalá lo hayas considerado.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Angelita
    • 26/06/13 1:47
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    Buen día, bueno teniendo claro que la identificación y el control son diferentes, me parece que la forma de identificarlo es correcta, yo lo hago de esa manera, es decir que la identificación del documento externo esta dada por el nombre asignado por la entidad que lo emitió.
    El control de estos documentos lo hago en un listado en donde además del nombre registro entre otras cosas: el tipo de documento, el origen, el proceso al que aplica, quien es el responsable de actualizarlo, donde esta archivado, quienes deben tener copias.

    Saludos
  • Vanessa
    • 26/06/13 23:17
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    Muchas gracias a los dos.

    Esta forma de identificarlos es poco convencional y por eso quise pedir su opinión y efectivamente fue muy valiosa.

    En cuanto a la "clasificación" de lo que es y no es un documento externo perteneciente al sistema, en el procedimiento se aclaró exactamente que se considera y que no un documento externo del SGC y a partir de eso se menciona la identificación de aquellos que si lo son; que bueno es la que ya les expuse. Y en cuanto al control, se establece que la responsabilidad de mantener estos documentos actualizados y disponibles para quien lo requiera es del dueño de cada proceso.

    De nuevo gracias!
  • Vanessa
    • 14/08/13 16:15
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    Otra inquietud:

    En la empresa no usamos ningún documento en medio físico a menos que sea estrictamente necesario, esto se describe en nuestro procedimiento así:

    "Respecto a los documentos normativos, legislación y regulaciones adoptadas, en caso de no estar disponibles en la internet y se haga estrictamente necesario su uso, al adquirirse se asumen identificados por la naturaleza misma del documento."

    Así que tengo dudas acerca de si es valido que consultemos en internet lo que necesitemos en cuanto a legislación, normativa, etc.

    Agradezco sus respuestas.
  • Angelita
    • 14/08/13 18:57
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    Es perfectamente válido siempre y cuando lo hagas del sitio oficial autorizado para la emisión del documento.

    Saludos
  • RV83
    • 9/09/13 19:26
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    Hola a Todos...

    Yo tengo una pregunta:
    ¿Los documentos y registros del personal que se contrata para trabajar en la compañia tales papeles como Formulario de aficiliacion a Salud, a pension, certificados laborales, hoja de vida diplomas y demas papeles para su contratacion, deben controlarce en la lista de documentos externos del sistema de gestion de calidad de la compañia?

    Lo pregunto por que un auditor interno levanto esta observacion en la ultima auditoria al alrea de recursos humanos y no se como controlarlos.

    Les agradezco mucho por sus respuestas
  • Jmedinalva
    • 22/10/14 23:25
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    Buenas tardes.

    En mi trabajo a los documentos internos les colocamos la marca de agua "COPIA CONTROLADA" y cuando están obsoletos se marca como "OBSOLETO".

    Mi inquietud es:

    A un documento externo le puedo asignar este tipo de marcas?


    Mil gracias
  • Fernando
    • 28/10/14 15:42
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    Hola:
    No es necesario, los responsables de cada proceso pueden y deben identificar sus documentos Externos (que sean relacionados a sus procesos), y deben registrarlos en una 'Lista Maestra de Documentos Externos'. Para evitar burocracia y demasiado control sugiero considerar a todo documento impreso como "copia no controlada".
    Asegurarse que únicamente se mantiene a las versiones vigentes de los documentos. En caso de eliminarse o adicionarse algún documento de origen externo se debe siempre actualizar la Lista Maestra de Documentos Externos. Cualquier integrante de la empresa puede disponer de algún documento externo solicitándolo al respectivo responsable.

    Como vez, esta es una manera sencilla de controlar a los docs externos. Reitero es una opinión de un caso, que funciona y puedes tenerlo en cuenta.


    saludos
  • karlaimv
    • 24/11/16 23:02
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    Hola me podrías dar ejemplos de documentos de origen externo como lo menciona el inciso f, del 4.2.3 de ISO 2008, de antemano gracias.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 26/11/16 18:35
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    karlaimv escribió:
    Hola me podrías dar ejemplos de documentos de origen externo como lo menciona el inciso f, del 4.2.3 de ISO 2008, de antemano gracias.


    Cualquier documento que la organización utiliza en su SGC y que no es elaborado por ella, desde que lo planifica hasta que lo implementa y mantiene, dependiendo del giro pueden ser:

    - revistas científicas
    - normas
    - catálogos

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • karlaimv
    • 26/11/16 18:48
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    muchas gracias por tu información, saludos desde Veracruz, México.