Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Cómo se determina si un documento es externo

  • liliana
    • 12/06/13 0:24
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    Buen dia

    En que momento puedo determinar que un documento es externo que debeo saber y tener claro, o como clasificaria que no es externo y no interno


    Gracias por su respuesta
  • Angelita
    • 12/06/13 14:39
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    Buen día, la manera de identificar si un documento es externo es muy sencilla, solo se debe verificar si se origino dentro de la organización o no.
    Una definción que puedes usa para documento de origen externo: "es aquel proveniente de una fuente externa y, mediante el cual, se obliga a la organización al cumplimiento de requisitos de algún tipo que afecten su planificación u operación".
    Puede tener la naturaleza de norma, ley, manuales de equipos, por ejemplo.

    Saludos
  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 12/06/13 15:50
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    Hola,

    Me gustaría agregar que puedes estructurar un listado de documentos externos donde enlistes la documentación que proviene fuera de la organización según aplique a cada proceso(medidas dispositivas e informativas de organismos de control u otros entes tales como leyes, decretos, resoluciones, circulares, comunicados, reglamentos y normas técnicas entre otros). Es importante que este listado se encuentre actualizado y monitoreado permanentemente y así garantizar la vigencia de estas disposiciones, para esto puedes delegar autoridad en los procesos y designar gestores que se encarguen de actualizar o reportar las novedades al respecto.

    Saludos,
    _________________

    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

  • David Saavedra Zárate
    • 12/06/13 20:24
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    Agregando un poco más a lo que bien comentan Angelita y Carmona, existen una infinidad de documentos externos, pero para las cuestiones de calidad, inocuidad, medio ambiente, etc, sólo se controlarán aquellos que influyen y son determinantes en los aspectos antes mencionados y que en la fabricación son indispensables y/o se utilizan como guía o apoyo:

    Planos, dibujos, fichas técnicas, hojas de seguridad, normas, leyes, regulaciones, etc.

    Estos pueden venir del cliente, proveedor, gobierno.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
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  • Wadid
    • 3/10/13 17:57
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    Esto podría incluir correspondencia externa por entes del gobierno, o documentos de selección y contratación de personal tales como hojas de vida, formularios de afiliación, entre otros?

    Gracias
  • Fernando
    • 3/10/13 19:56
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    Hola. Así es. El doc. externo a diferencia del interno es aquel que no ha sido aprobado ni creado por la organización pero que es necesario para el funcionamiento del Sistema de Gestión de la misma (ya sea en papel o medios electrónicos). Sería recomendable revisar la norma ISO 10013, hay información interesante sobre la documentación de SGC.
    Saludos
  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 7/10/13 21:41
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    No esta demás quizá expresar la importancia de no confundir los documentos externos con las "comunicaciones oficiales" que percibe la organización, a estas últimas habitualmente se les dan trámites archivísticos y muchas veces no cumplen una función dispositiva o de obligatorio cumplimiento. de igual forma es sumamente importante no confundir documentos externos con "propiedad del cliente".

    Saludos,
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    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ