Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

"Identificación de los cambios" en los procedimientos: excesivas modificaciones

  • nato
    • 27/08/08 10:03
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    (1/0)
    Hola a todos
    Recien comencé en mi puesto de responsable de calidad en mi actual empresa y me toca revisar toda la documentacion
    Si soy sincero veo bastantes lagunas en la mayoria de los documentos y de echo en muchos de ellos me sorprende que en su dia concedieran a la empresa el certificado con tan pocas no conformidades.
    Resumiendo.
    En el procedimiento de control de documentación observo que tendre que realizar muchas modificaciones al documento, sin embargo, no se si revisar el documento y anotar en el apartado correspondiente todas las modificaciones realizadas (es lo normal en estos casos), o si es posible, elaborar todo el documento desde un principio. Si no hago esto me temo que tendre que rellenar toda una página del documento original describiendo, o al menos, resumiendo las modificaciones realizadas.
    Que opinais

    Un saludo
  • Caroli
    • 27/08/08 16:40
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    (1/0)
    Hola,

    Cuando se realizan cambios en los procedimientos normalmente se deben notar cuales fueron los cambios que se realizaron de la versión anterior, en estos casos se utilizan negritas cursivas o algun color (es solo una opción) a las nuevas palabras o párrafos que se le agrega al nuevo documento.

    En caso de que el procedimiento de control de documentos definitibamente no sirva y pienses que se tendría que dar que elaborar uno nuevo, en ese caso si puedes hacerlo pero recuerda que siempre debes guardar al menos una versión anterior el documento.

    En esta ultima auditoría externa de seguimiento que tuvimos el auditor nos recomendó establecer en el procedimiento de control de documentos la cantidad de versiones obsoletas por procedimientos a tener en cuenta de manera a no llenarnos de estos documentos que mas adelante no nos serviran de nada mas que para ocupar espacio.

    Espero te haya ayudado en algo,

    Saludos.

    Carolina Ch.
    _________________
    Ing. Carolina Chamorro
  • nato
    • 27/08/08 17:32
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    (0/0)
    Muchas gracias por tu respuesta caroli
    Pero ahora que salta otra duda
    Tras leer tu respuesta creo que optare por redactar un nuevo procedimiento de control de la documentación pero creo que esto va a crearme problemas pues esto nunca se ha llevado a cabo en la documentacion y no se muy bien como codificarlo y hacer constancia de ello en la lista maestra de documentos
  • Jorge Pereiro
    • 27/08/08 17:55
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    Hola Nato,

    la Norma pide en 4.2.3 c) que, efectivamente, hay que "asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos".


    Identificar los cambios no significa que debas entrar en el detalle exhaustivo de lo que se ha cambiado. Basta con que lo menciones y ya está, el que quiera saber más, que se coja la versión anterior y contraste los cambios con la nueva.

    Por ejemplo, voy a resumirte un cambio completo del procedimiento:

    Se han realizado modificaciones de importancia en todo el procedimiento, afectando a los procesos de aprobación, actualización, control de versiones, distribución, etc.


    Haz una versión nueva del procedimiento y ya está. El código será el mismo que el procedimiento anterior -> será la versión vigente del procedimiento. Por ejemplo, si el anterior era "Cod. 05 versión 3", este nuevo será "Cod. 05 versión 4". En tu lista de procedimientos vigentes aparecerá la versión 4 (y no la 3).

    Un saludo!
  • nato
    • 28/08/08 10:31
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    Todo entendido
    Han sido de gran ayuda
    Muchas gracias
    Un saludo