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Clarificacin de conceptos: evaluacin, seleccin y reevaluacin de proveedores

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  • jodameco
    • 25/08/08 23:53
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    (14/1)
    Buenas tardes.

    Laboro en la seccin de compras de un hospital de Medelln, Colombia.

    Tenemos un proceso de Seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores algo maduro.

    En las 2 ltimas visitas de acreditacin y reacreditacin que hemos recibido del Icontec, hemos encontrado cierta dualidad de conceptos en los auditores respecto a las definiciones y alcance de los procedimientos de:

    Seleccin.

    Evaluacin.

    Reevaluacin de proveedores.

    Les solicito el favor de darme un concepto que nos ayude, a la luz de la norma, definir estos y aclrarar su alcance.

    Mil gracias.

    Jos Daro.
  • Jorge Pereiro
    • 26/08/08 12:02
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    (11/2)
    Hola Jos,

    la interpretacin que hago yo de estos conceptos en ISO 9001 es la siguiente:

    Evaluacin inicial: toda relacin con un proveedor comienza desde la incertidumbre. No conocemos cmo va a trabajar el proveedor para nosotros, y por lo tanto, tenemos pocos elementos de juicio para decidir sobre su competencia. Aqu interpreto que la Norma nos pide que determinemos qu criterios vamos a utilizar para evaluar las distintas alternativas:
    • proximidad del proveedor,
    • experiencia previa (con otras empresas),
    • referencias que podamos tener (recomendaciones),
    • precio, etc.


    Este listado son criterios para la evaluacin inicial, porque no tenemos experiencia propia.

    Tomando como base los criterios para la evaluacin inicial, debemos fijar los criterios para la seleccin:
    • distancia inferior a 50km
    • proveedor con 2 aos de experiencia demostrable (haciendo algo similar a lo que nosotros necesitamos)
    • disponer como mnimo de 1 referencia (sabemos que est trabajando para un competidor nuestro)
    • precios dentro de una franja X


    El criterio final de seleccin puede ser tan flexible o rgido como queramos. Por ejemplo: para seleccionar un proveedor "basta que cumpla 1 requisito de los anteriores" o "debe cumplirlos todos".

    El siguiente ejemplo es muy til para ver qu criterios han establecido otros.

    Evaluacin posterior o reevaluacin: cuando el proveedor ya nos ha suministrado los primeros productos o servicios, tenemos mejores elementos de juicio para determinar si el proveedor es apto o no es apto para nosotros. En este punto los criterios anteriores quedan en un segundo plano, salvo que se modifiquen las condiciones inicialmente pactadas, frente a la experiencia directa que ya tenemos sobre la competencia del proveedor. En este punto debemos centrarnos en evaluar y re-evaluar al proveedor de acuerdo con otro criterios:
    • nivel de defectos del producto/servicio
    • cumplimiento del plazo de entrega
    • capacidad y rapidez en la resolucin de problemas
    • etc.


    Estos seran nuestros criterios para la evaluacin continua o re-evaluacin, sobre los cuales habra que establecer otros nuevos criterios para decidir continuar trabajando con ellos, o bien descartarlos. Por ejemplo, podemos establecer indicadores y definir un lmite mnimo, de forma que la vulneracin continuada (marcamos lmites de aviso al proveedor --> solicitud de acciones correctivas) de estos lmites descarte automticamente al proveedor. Igual que antes (y que siempre) los mtodos deben ser flexibles (adaptados a nuestra actividad) y eficaces.

    EL objetivo es que exista un plan para asegurar que disponemos de los mejores proveedores posibles. Respecto a esta mxima, te recomiendo la lectura de un tema similar que se abord en los foros: evaluacin y re-evaluacin de proveedores.

    Tambin puedes consultar la seccin dedicada a la evaluacin y seleccin de proveedores.

    Un saludo,
    Jorge
  • liselth
    • 16/10/08 21:35
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    (1/3)

    Saludos jorge,

    Tengo entendido que la reevaluación de proveedores se realiza si una vez evaluado el proveedor por segunda, tercera o N veces el resultado de la evaluación es deficiente y se debe realizar una reevaluación en un periodo corto para determinar si el proveedor a mejorado las deficiencias detectadas en dicha evaluación.

    Es esto cierto?

    Liselth.

  • Jorge Pereiro
    • 16/10/08 23:09
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    (5/3)

    Hola Liselth,

     

    reevaluar es volver a evaluar, y la Norma no dice que debamos volver a evaluar sólo al que lo hizo mal antes. El objetivo es realizar un seguimiento continuo de cada proveedor (de los importantes). Esta reevaluación se puede ver claramente en el siguiente esquema:

    Proceso de evaluación continua de proveedores

    Nuestro panel de proveedores  está compuesto por los proveedores que aceptamos. Estos proveedores son sometidos a un proceso de evalución continua:

    Cada vez que les pedimos algo registramos cómo lo hicieron. Con estos registros podemos montar indicadores que nos permitan monitorizar su nivel de calidad. La evaluación no es más que el seguimiento y el análisis de esta evolución. Si a esto le añadimos nuestros criterios de calidad para los proveedores, esta evaluación acaba derivando en decisiones:

    1. Continuar trabajando con el proveedor.
    2. Solicitar mejoras.
    3. Descartarlo definitivamente.
  • liselth
    • 17/10/08 17:47
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    (1/2)

    Ok Jorge gracias por aclararme el punto.

    Liselth 

  • Lincoln
    • 2/03/12 0:15
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    (1/3)

    Buenas tarde.

     

    Entiendo lo de evaluar y reevaluar, pero aún tengo una duda la ISO 9001:2008 me condiciona a que tenga un tiempo exacto de reevaluación.  Ej. Puedo hacerlo cada 6 meses, o mejor 1 vez al año? 

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 2/03/12 13:34
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    (3/2)

    No te condiciona en el máximo pero si en el mínimo. Te pide al menos evaluar al seleccionar el proveedor en función de unos criterios y reevaluarlo al menos por cada periodo en el que vayas a ser auditado.

    De ahí en adelante lo que debes hacer es ver si para ti es necesario hacer más evaluaciones que la típica anual de cara a la auditoría.

    Una buena manera cuando se tiene un software de gestión es poner un tope para ciertos criterios y que nos avise cuando el proveedor los ha sobrepasado. Por ejemplo tantos errores en facturas en tanto tiempo, tantos errores en albaranes en tanto tiempo, etc. De esa forma la información es en tiempo real y las decisiones se toman de inmediato.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • Alej
    • 25/06/12 20:07
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    (0/0)

    Nuestra empresa esta en el proceso de certificación, no obstante deseamos hacerles saber a nuestros proveedores sobre este proceso para que nos apoyen en la calidad y tiempo de entrega de los productos, como puedo redactar un aviso que mencione esto? Gracias por su atención!  

     

  • David Saavedra Zrate
    • 25/06/12 20:20
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    (3/1)

    Hola Alej, si cuentas con estadística que te permita de alguna manera evaluar a tus proveedores actuales puedes personalizar dicha carta indicando su situación y el nivel u objetivos que se planteen en cuanto a mejorar los resultados cuando sea el caso, o bien si el resultado de un proveedor es bueno exortarlo a mantener y mejorar su nivel de calidad y tiempo de entrega, así como el compromiso de trabajar en la reducción de costos.

    Si no cuentas con estadística al respecto, mencionar a tus proveedores de materia prima directa y servicios que vas a establecer un proceso de selección y evaluación a proveedores que te permita mejorar y buscar la certificación, pero más que certificar el objetivo primordial es la mejora continua, y que a partir de este momento establecer criterios de evaluación y aprobación de dichos proveedores.

    Es importante hacer notar y subrayar que este proceso de evaluación jamás será una imposición, pero si un requisito importante a cumplir para mejorar la calidad de tus productos y que esto permitirá un esquema de ganar-ganar, es decir, el beneficio debe ser para ambos socios comerciales y que están en la mejor disposición de apoyar este proceso de mejora en lo que ellos requieran y esté a la disposición de ustedes.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Alej
    • 25/06/12 20:35
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    (0/0)
    Gracias Saavedra! Debo mencionarles algun punto que ellos deben trabajar? (aún no tengo estadisticas)
  • David Saavedra Zrate
    • 25/06/12 20:48
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    (1/0)

    Así es, esos puntos son los indicadores de la evaluación.

    La estadística me refiero a la información de recepción de materia prima de cada proveedor, si llega a tiempo, tardío, los informes de rechazo, etc., es decir, de cada proveedor generar esa estadística que nos permita indicar por ejempo de 10 entregas al mes cuantos fueron entregados a tiempo y cuantos fuera de la fecha indicada, de esas 10 entregas cuantos fueron rechazados, etc. y que esto te permita emitir una calificación al proveedor.

    El resultado de esa estadística te va a indicar los puntos que ellos deben prestar atención.

    Saludos

    _________________

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  • Alej
    • 25/06/12 21:00
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    • Reg.: 25/06/12
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    (0/0)

    OK, Ok, me quedo muy claro, agradezco tu apoyo.

     

    Saludos!!  

  • Marcenergy
    • 19/06/14 21:21
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    (0/0)
    Seguimiento solo a los Proveedores importantes.... esto me genera duda porque en la norma no dice que pueda eximir a algn proveedor del seguimiento dice : "La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad para
    suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin. Deben establecerse los
    criterios para la seleccin, la evaluacin y la re-evaluacin."