Foro: Gestión de procesos y por procesos

caracterizacion de procesos

  • Rocío del Pilar Saldaña Florez
    • 21/04/13 1:23
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    Existe redundancia al elaborar una ficha de una caracterización de proceso (donde se identifican entrada, salidas, actividades, responsables y controles), y un flujograma del mismo en otro documento a parte?
  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 22/04/13 16:10
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    Hola,

    Realmente no existe redundancia, lo que debes tener claro es el concepto de proceso y procedimiento y así poder abordar la etapa documental es éstos.

    En la ficha de caracterización de proceso o plan de calidad, generalmente relacionas tal y como dices el SIPCO del proceso (actividades, entradas y salidas) entre otros parámetros de caracterización; por otro lado en el procedimiento tu documentas el Cómo se realizan las actividades del proceso a través de comúnmente un diagrama de flujo.  Como dije anteriormente, ambos documentos generalmente se documentan por separado, es una manera práctica de desplegar la documentación del sistema de gestión.

     

    Saludos,

     

    _________________

    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

  • Rocío del Pilar Saldaña Florez
    • 22/04/13 16:29
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    Gracias Carlos Andres por tu respuesta, el sentido de mi pregunta va encamindad a si es posible tener representantada una caracterizacion mediante una ficha acompañada con un flujograma de proceso. Igual como tu lo mencionas los procedimientos o instrucciones de trabajo se documentaran por aparte igualmente acompañados con un flujo de actividades a realizar. Agradezco tu colaboracion
  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 22/04/13 16:40
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    (1/0)

    Con respecto a tu pregunta te puedo comentar que SÍ es posible y de hecho no porque alguna norma o guía lo indique sino porque es una manera práctica de documentar mi Sistema de Gestión. Documenta todo lo que necesites de acuerdo a las necesidades de tu empresa de manera tal en lo posible que sea un sistema documentado y no un sistema de documentos.  Si estas en Colombia, puedo recomendarte consulta GTC ISO 10013 Directrices para la Documentación del SGC, sino, igual puedes consultarla por internet, te aseguro te será útil.

     

    Saludos,

    _________________

    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

  • Rocío del Pilar Saldaña Florez
    • 23/04/13 0:03
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    Gracias por tu colaboracion, revisare el texto que me recomiendas. 

    Atte Rocio del Pilar Saldaña Florez - Calarca Quindio

  • Angelita
    • 23/04/13 19:07
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    Buen día Ropisa, tal como nos indica Carmona123 nada de lo que tu quiereas documentar en el SGC es redundante siempre y cuando supla las necesadades de la organización y del sistema, sin embargo es muy importante tener en cuenta que la documentación se práctica, que sea necesaria y que lleve un orden lógico y so sea crear y crear documentos de cualquier tema.

    Con respecto a las caracterizaciones mi opinión siempre será que debe ser un diagrama que le aporte valor al usuario y no algo cargado de información que en muchas ocaciones no se entiende, entre mas simplificado sea tu diagrama de caracterización mas utilidad le van a dar los usuarios, lo que te quiero decir con lo anterior es que no te aconsejo que acompañes tus caracterizaciones de los diagramas de flujo, como bien lo dice Carmona123, los diagramas de flujo van en los procedimientos.

    Saludos.

  • Rocío del Pilar Saldaña Florez
    • 23/04/13 19:15
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    muchas gracias... me parece valioso tu aporte.... 
  • tacirga
    • 27/09/13 13:22
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    tengo una duda
    Es obligatorio plasmar en un documento cada proceso por separado, o teniendo el mapa de procesos es suficiente?
    porque se pueden indicar las entradas y salidas también en los procedimientos haciendo mención a los procesos.

    no se si me explico, pero quiero crear el menor papeleo posible, y la norma no habla de documentar los procesos, si no mencionarlos y hacer una interacción de ellos. si no me equivoco.
  • tacirga
    • 27/09/13 13:23
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    Angelita escribió:
    <p>Buen día Ropisa, tal como nos indica Carmona123 nada de lo que tu quiereas documentar en el SGC es redundante siempre y cuando supla las necesadades de la organización y del sistema, sin embargo es muy importante tener en cuenta que la documentación se práctica, que sea necesaria y que lleve un orden lógico y so sea crear y crear documentos de cualquier tema.</p><p>Con respecto a las caracterizaciones mi opinión siempre será que debe ser un diagrama que le aporte valor al usuario y no algo cargado de información que en muchas ocaciones no se entiende, entre mas simplificado sea tu diagrama de caracterización mas utilidad le van a dar los usuarios, lo que te quiero decir con lo anterior es que no te aconsejo que acompañes tus caracterizaciones de los diagramas de flujo, como bien lo dice Carmona123, los diagramas de flujo van en los procedimientos.</p><p>Saludos.</p>


    podrias adjuntar un ejemplo de proceso y otro de procedimiento para poder ver la diferencia?
  • Angelita
    • 27/09/13 16:00
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    Adjunto lo solicitado.

    Un saludo



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  • tacirga
    • 30/09/13 7:52
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    no está mal pero al fin y al cabo estas haciendo una descripción al igual que en un procedimiento, dentro del propio proceso
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    • 30/09/13 9:44
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    Angelita escribió:
    Adjunto lo solicitado.

    Un saludo


    Yo a este documento le echo a faltar la descripción de las responsabilidades de cada puesto en relación al proceso/procedimiento.

    Además supongo que existirá un mapa completo de procesos porque aqui no se ve la interacción de ese proceso con el resto.
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    Saludos

    Rafael

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  • Angelita
    • 30/09/13 21:55
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    Estimados buen día,

    Bien, con respecto al archivo adjunto debo hacer algunas aclaraciones:

    La primera, los archivos son estrictamente un ejemplo, que como tal puede tener faltantes de información dado que como profesional ética no puedo enunciar los documentos internos de las empresas donde he trabajado (y por tanto algunas informaciones se han borrado) y sugiero que como tal, debe tomarse como una guía.

    Lo segundo, es válido que la interpretación de los documentos sea diferente en cada país, pues hemos evidenciado en otros foros que algunos temas de norma se manejan diferente de acuerdo a cada país.

    Lo tercero, este ejemplo aplica para Colombia y para aquellos países que manejan el diagrama llamado "caracterización", pues muchas personas se confunden entre la caracterización y el procedimiento. Aquí en Colombia la caracterización es como una ficha de proceso en la cual se especifican con mayor detalle al mapa de procesos, cómo está estructurado un proceso, sin caer en el detalle de los procedimientos, además es bien sabido por todos que un proceso puede tener más de un procedimiento. Sé que en países como España y México por ejemplo, no lo usan.

    También es importante complementar que aparte de la Caracterización y de los procedimientos se cuenta efectivamente con el mapa de procesos. En el ejemplo adjunto, se puede ver, como específicamente interactúa el proceso de "compras" con los demás procesos identificados en el SGC, dado que se presentan y se marcan las entradas y las salidas hacia los diferentes procesos y se enuncia cuales son dichas entradas o salidas. Por ejemplo: se enuncia que del proceso de manufactura se recibe un “vehículo liberado” y que luego es entregado al proceso de Taller “para su alistamiento”.
    Con respecto a los responsables, también se enuncian en el espacio de “recursos humanos”, sin embargo el detalle del responsable de cada actividad se enuncia es en el procedimiento, porque es allí donde se necesita dicha información.

    Como lo dije antes, el objetivo de este documento es que sea una guía para aquellas personas que están generando las caracterizaciones y no saben cómo hacerlo, procuren que sus caracterizaciones sean prácticas, que contengan solamente la información que se requiere, que no contengan el flujo de la operación (eso déjenlo para los procedimientos), ahora bien si es de su parecer, no es necesario que hagan las caracterizaciones, la norma no lo pide. Aquí en Colombia se usa este diagrama para apoyar al mapa de procesos y dar cumplimiento al numeral 4.1.

    Un saludo y espero que la información les sirva.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 1/10/13 13:18
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    Perfecto Angelita. Mi apreciación era sólo debida a lo que aparecía y por eso decía "supongo que existirá un mapa completo de procesos porque aqui no se ve la interacción de ese proceso con el resto."

    Está claro que además de lo aportado en el documento que has puesto en el resto de la documentación del SGC están todos los requisitos cubiertos.

    La ficha de caracterización de los procesos también se usan aqui en Europa. Quizás no mucho en España pero en Sistemas que he visto que son internacionales si que se usan.
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    Saludos

    Rafael

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