Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Definir quién aprueba los cambios en los documentos según el tipo de modificación

  • vargaslili
    • 10/04/13 22:17
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    buen día

    tengo una duda, en la documentación se pueden generar tipos de cambio criticas, mayores, menores esto es con el fin de determinar los responsables de la revision documental. En mi caso el analista de calidad elabora los documentos,el jefe del proceso lo revisa y subgerencia aprueba. tengo unos documentos donde interfieren varios procesos y no tengo claro quien los debe revisar para la aprobacion por la subgerencia, por eso quiero establecer tipos de cambios para definir reponsables, pero no se si es posible.

    agradezco la ayuda.

     

     

  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 11/04/13 17:06
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    (3/0)

    Hola,

    Los roles y responsabilidades del control documental los define cada empresa según sus necesidades.

    Efectivamente, sí es posible definir niveles de responsabilidad según las alteraciones que tengan los documentos, recuerda que no lo define la norma, lo define la empresa; por lo que puedo recomendarte lo siguiente:

     

    Manual de Calidad:  Elabora / Modifica (Representante de Calidad) - Aprueba  Director / Gerente.

    Procesos:  Elabora / Modifica / Anula (Líder ó Dueño de Proceso en acompañamiento con Representante de Calidad) - Aprueba Comité de Calidad.

    Procedimientos y Documentos Específicos:  Elabora / Modifica / Anula (Líder o Dueño de Proceso, Previa Autorización de Representante de Calidad)

     

    Espero te sirva mi opinión.

     

    Saludos.

    _________________

    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

  • David Saavedra Zárate
    • 11/04/13 19:48
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    (2/0)

    Una cosa es que intervengan y otra es que sean dueños del proceso, los dueños son los que firman de elaboración, revisión y aprobación, éste último por el rango más alto.

    Cuando intervienen otros procesos lo ideal es generar una hoja de revisión para lo involucrados y constatar que lo revisaron.

    Saludos

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  • vargaslili
    • 11/04/13 21:26
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    (0/1)
    Muchas gracias, por los comentarios, me sirvieron de gran ayuda!!!
  • alferez
    • 26/06/13 19:25
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    (0/0)
    Para el caso que la empresa sea muy pequeña y una persona es la única que maneja el proceso por ejemplo de Calidad. Yo lo que estoy haciendo es que el dueño del proceso aparece como el que elabora y revisa y el dueño de otro proceso me lo aprueba. Eso estaría bien o el mismo dueño del proceso de CALIDAD debe aprobar el documento?

    Gracias.
  • David Saavedra Zárate
    • 26/06/13 22:09
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    (1/0)
    Hola Alférez, por obvias razones no lo puede aprobar una persona que no conoce el proceso o que no es dueño del proceso, cuándo esto sucede lo mejor es que la misma persona elabore y apruebe.

    Saludos
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  • Angelita
    • 26/06/13 22:13
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    (1/0)
    Buen día, para que el tema sea objetivo la sugerencia es que quien elabora y aprueba sean personas diferentes. En una empresa pequeña como tu lo mencionas el tema documental puede manejarse de dos formas:

    1 - La persona de calidad elabora los documentos t el Jefe de proceso los revisa y aprueba o

    2 - El Jefe de proceso elabora los documentos y la Gerencia los revisa y los aprueba.

    Saludos
  • alferez
    • 26/06/13 22:38
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    (0/0)
    Creo que por objetividad esta excelente la propuesta de "Angelita", igual gracias a "saavedra" por tu aporte.
  • ARMANDOO
    • 27/06/13 4:45
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    Hola.
    Disculpe por la confianza de hacerle una pregunta sobre una consultoría.
    En la institución que trabajo se ha contratado a un consultor para que realice un estudio de mercado y un plan de negocio para la reactivación de una micro empresa láctea.
    Yo soy nuevo en la institución y como soy responsable de esa área la coordinadora me ha enviado un oficio pidiéndome que revise la consultoría y realice un informe final de la misma.
    Lo que no entiendo por qué revisar un trabajo del consultor yo, si yo no soy consultor no creo que serviría de mucho…
    Que hacer en este caso o qué me recomienda…
    Gracias..
  • Angelita
    • 27/06/13 14:44
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    Buen día, mira yo no creo que lo que te esten pidiendo sea que revises si el informe esta bien hecho o no, sino que revises los resultados del informe para empezar a tomar acciones sobre el. No estoy muy de acuerdo en que tengas que hacer un informe sobre el informe de la consultoría, seguramente es analizar datos para tomar decisiones. Aun así pienso que deberias hablar con la Coordinadora y exponerle tus inquietudes y averiguar bien cual es el requerimiento.

    Saludos
  • David Saavedra Zárate
    • 27/06/13 21:36
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    ¡Bien Angelita!, Armando, también coincido con Angelita, es analizar resultados para tomar decisiones.

    Saludos
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  • hmendozar
    • 15/10/14 19:34
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    (0/0)
    Espero y puedan resolver mi duda respecto a este tema, El supervisor de producción puede ser quien elabora el documento, el gerente de producción seria quien revisa el documento y por ultimo el gerente de operaciones o director seria quien aprueba este documento....mi pregunta es, donde interactúa el coordinador del sistema de gestión de calidad en la elaboración, revisión y aprobación de documentos?

    Muchas gracias y saludos.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 17/10/14 12:54
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    (0/0)
    Esa forma de actuar puede darse en la realidad y cumpliría la norma.
    El responsable de calidad puede formalmente no aparecer en ningún paso de la elaboración, revisión y aprobación, pero te hago una pregunta.

    Se supone que el responsable debe velar porque ese procedimiento o documento cumpla con la norma por lo que en algún momento debería revisarlo. Sería más lógico decir que es elaborado por los 2 primeros, revisado por calidad y aprobado por Dirección, pero vamos como te he dicho puede darse el caso que tú dices.
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    Saludos

    Rafael

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  • hmendozar
    • 17/10/14 17:15
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    one escribió:
    Esa forma de actuar puede darse en la realidad y cumpliría la norma.
    El responsable de calidad puede formalmente no aparecer en ningún paso de la elaboración, revisión y aprobación, pero te hago una pregunta.

    Se supone que el responsable debe velar porque ese procedimiento o documento cumpla con la norma por lo que en algún momento debería revisarlo. Sería más lógico decir que es elaborado por los 2 primeros, revisado por calidad y aprobado por Dirección, pero vamos como te he dicho puede darse el caso que tú dices.


    Gracias one.

    Ahora me surgió otra duda, para todos los documentos debe ser el mismo estándar de Elabora, Revisa y Aprueba?

    Es decir, puedo para los procedimientos que los Revise el Coordinador del SGC y que apruebe el gerente de Área, pero en el caso de las instrucciones de trabajo que estas son las que están posteadas en las líneas de producción, también tiene que revisarlas el coordinador del SGC? O ahí no tiene que aparecer formalmente en la elaboración, revisión y aprobación?

    Ojalá y me puedas ayudar con mis dudas.

    Gracias
  • Angelita
    • 17/10/14 17:48
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    Buen día,

    Por el tipo de dudas que tienes entiendo que en tu empresa hay varias dependencias y jerarquías y es por eso que estas actividades se complican un poco.

    Lo que debes hacer en estos casos es definir a modo general quien elabora, revisa y aprueba la documentación. Por experiencia te sugiero que las personas que tengan acceso a realizar cambios en la documentación sean pocas una o dos personas en cada proceso (nada más), cuando todo el mundo puede cambiar documentos, se vuelve un desastre.
    Por otra parte, cuando se dan estos casos lo que yo sugiero es que la persona de Gestión de Calidad siempre revise la documentación, ya sea para verificar el cumplimiento de la norma (cuando aplique) o simplemente para verificar que el documento quedó bien redactado, que se hizo el cambio de versión, que la presentación es adecuada, la ortografía, etc.

    De acuerdo a lo anterior tendrías entonces:
    Elaboración: Asistente de cada proceso
    Revisión: Gestión de Calidad
    Revisión y aprobación: Director de proceso

    Espero haberte ayudado. Un saludo
  • One Economic&Quality Consulting
    • 18/10/14 3:03
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    (0/0)
    Las pautas que te ha marcado Angelita son muy adecuadas, y como ves resuelven la pregunta que yo te formulaba sobre si calidad debe revisar, que evidentemente es que si.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • hmendozar
    • 18/10/14 19:27
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    Muchas gracias por el soporte Angelita y One.


    SALUDOS.
  • yenyg
    • 3/05/17 16:58
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    (0/0)
    buen dia leyendo todos los comentarios sobre el tema sigo con algunas dudas la misma persona que elabora revisa y aprueba y o en el procedimiento puedo estipular que para cada área los realiza revisa y aprueba cada jefe de área la pregunta esta encaminada a que el área de calidad las elaboraría asistente los revisaría coordinador de calidad y aprobara el gerente pero para el área de servicio técnico no llega hasta gerencia el proceso.




    Agradeceria enormemente sus comentarios



    Yeny Gonzalez
  • Edgar Villena
    • 4/05/17 20:32
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    yenyg escribió:
    buen dia leyendo todos los comentarios sobre el tema sigo con algunas dudas la misma persona que elabora revisa y aprueba y o en el procedimiento puedo estipular que para cada área los realiza revisa y aprueba cada jefe de área la pregunta esta encaminada a que el área de calidad las elaboraría asistente los revisaría coordinador de calidad y aprobara el gerente pero para el área de servicio técnico no llega hasta gerencia el proceso.




    Agradeceria enormemente sus comentarios



    Yeny Gonzalez


    Hola Yeny:

    Para el área de servicio técnico, quien debe aprobar los documentos de ese proceso sería el responsable del área, aunque no sea gerente.

    Como ayuda sugiero crear un cuadro con la información de cada proceso, por ejemplo:

    Proceso - Elabora - Revisa - Aprueba
    Ventas - Analista de Ventas - Jefe de Ventas - Jefe de Ventas
    Servicio Técnico - Asistente de ST - Jefe de ST - Jefe de ST
    etc.

    Como han señalado anteriormente, es una buena práctica que el área o responsable de calidad verifique todos los documentos antes de su publicación o difusión, pues se entiende que controla toda la documentación.

    Saludos cordiales
    _________________
    Edgar Villena, PMP®
    IRCA Quality Management Systems Auditor ISO 9001 (2008/2015)
    PECB Certified ISO 9001 Lead Implementer
    PECB Certified ISO 9001 Auditor
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