Foro: 6. Gestión de los recursos en ISO 9001

Necesito opiniones

  • Roger Morales
    • 2/04/13 18:14
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    (0/0)

    Buen día, me ayudan con sus opiniones al respecto:

    Nosotros como empresa sub contratamos a otra para que maneje parte del personal y de la operación a nivel de Bodegas; estamos por certificarnos en una 18001 y debemos cumplir con la concientización del personal en todos los niveles, ya hicimos la del personal administrativo pero aún falta el personal de bodega; está empresa que subcontratamos indica que ese tipo de capacitaciones ellos la han dado más no bajo el título de OHSAS 18001 (Ellos han tenido diversas capacitaciones sobre seguridad y salud ocupacional)al momento de solicitar los registros para corroborar dichas capacitaciones se niegan a que podamos tener copia y unicamente nos limitan a enseñarnos los registros en sus oficinas (ABSURDO); en el momento que nos vayan auditar y este punto salga a flote seguro es una NO CONFORMIDAD... como podemos manejar el tema (tomando en cuenta que un cambio de proveedor de servicio a estas altura impactaria gravemente al sistema)

     

     

    Saludos...

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    Roger Fco. Morales R.
    Auditor Líder en Sistema Integrado de Gestión
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  • Sergio
    • 2/04/13 23:34
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    (2/0)

    Hola Mustang507, 

    Estimo que a la altura en la que están, deben tener implementados las siguientes herramientas/registros:

    1) Tener permanentemente actualizado un Registro de Incidentes de Proveedores donde se tomen acciones que permitan prevenir y/o corregir desvíos... al demostrar que han utilizado las herramientas de gestión, no te podrán objetar... pero ojo porque irán directo a auditar las acciones tomadas.  

     2) Evaluación y Aprobación de Proveedores (en este caso, provee un servicio crítico por haber un potencial riesgo en la seguridad y salud de los trabajadores...Uds lo manejan de esta manera?)

    3) Una ficha técnica del Servicio y las condiciones mínimas que debe cumplir un proveedor para formar parte de esa lista de proveedores aprobados (en este caso la ficha tecnica de este servicio debería contemplar registros de capacitaciones con entrega de material, evaluaciones medicas periodicas, entrega de elementos de protección personal, etc, etc)

    Desconozco la cantidad de personal o la magnitud del problema, pero quizás otra alternativa sería emitir Cuestionarios de Fijación, que te permitan comprobar si las personas han sido capacitadas y ustedes mismos emitir los registros que ésta empresa no quiere brindartelos (todo dependerá si tienen redactado algun procedimiento sobre Capacitación, Toma de Conciencia o Idoneidad del Personal) 

    Saludos,

    Sergio 

  • Angelita
    • 3/04/13 2:20
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    (4/0)

    Buen día Mustang, evidentemente tienes problemas de manejo con tu proveedor, tu como cliente estas en el derecho de pedir copias de dichos registros y tenerlos disponibles pero algunos proveedores se aprovechan de que estos requisitos no hayan sido acordados previamente. Lo mas fácil sería negociar con el proveedor para que les den copias pero como puede que esto no suceda o que tarde mucho tiempo debes tomar otras acciones.

    Por otra parte es importante que la organización sea consiente de la importancia de tener a su personal capacitado y sobre todo en temas que le atañen directamente a la operación, por tanto debes contemplar en adelante las capacitaciones de esos temas a todo el personal independientemente de que sea tercerizado.

    Para este caso y como lo comenta Sergio la solución inmediata es validar dichas capacitaciones haciendo evaluaciones al personal sobre estos temas, aunque debes contemplar que si el personal no aprueba estas evaluaciones, deberás capacitarlo nuevamente.

    Otra sugerencia es que implementes una acción correctiva en donde expongas el problema y en la que incluyas: establecer un nuevo acuerdo con el proveedor en donde se contemplen las copias de los registros de capacitación, analiza si situaciones similares se presentan con otros proveedores críticos, puedes incluir este ítem como un criterio de la evaluación del proveedor.

    Saludos

  • Roger Morales
    • 3/04/13 15:23
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    (0/0)

    Muchas gracias por sus respuestas, la verdad me ayuda a tomar una decisión más firme respecto al tema.

    SALUDOS!

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    Roger Fco. Morales R.
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  • Roger Morales
    • 19/04/13 5:39
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    (0/0)
    Buenas noches, nuevamente acudo a ustedes para que me puedan ayudar con la interpretación de la norma en donde pueda yo hacer referencia a este inconveniente que tengo; estuve verificando la 19011 y la 9001 y la verdad es que no pude encontrar ningún numeral que haga ver al proveedor que por ser un proveedor critico en la realización del producto/servicio es necesario que comparta los registros de las capacitaciones.
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    Roger Fco. Morales R.
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  • Angelita
    • 19/04/13 15:11
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    Hola Mustang, este requisito así tan explicito no lo vas a encontrar en la norma, pues éste es un requisito tuyo (en 6.2.2) que se traslada a tu proveedor por ser quien te provee el personal.

    Sin embargo si requieres argumentar esta necesidad, puedes guiarte por lo siguiente según tu conveniencia:

    1. Numeral 4.1: la organización debe asegurarse de controlar los procesos externos, el tipo y grado de control a aplicar debe estar definido en el SGC (asi que en el procedimiento de proveedores se deben mencionar los controles para aquellos proveedores estrategicos o criticos de la organización). Entendiendose como proceso externo lo que se explica en la nota 2.

    2. Numeral 7.4: allí se describen todos los requisitos tanto de la empresa como del proveedor, los controles que se deben tener, el impacto de los productos o servicios que ofrece el proveedor, etc. Sobre todo soportate en 7.4.3, verificación de los productos o servicio adquiridos.

    Pienso que en tu caso la manera mas facil es sentarse a hablar con el proveedor y explicarle el proceso en el que estan y que aquellos registros son indispensables para la certificación, ademas de que ustedes tienen derecho a conocer el perfil de las personas que elaboran sus productos. Ahora, es posible que aun asi, se siga negando a entregar dichas copias (sin querer pensar mal, pero si es así, es probable que dichas capacitaciones no se hayan realizado), por tanto deberas aplicar lo que ya se ha escrito en las otras participaciones.

    Espero haberte ayudado.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 20/04/13 3:58
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    Lo que se me viene a la mente es replantear con tu proveedor su relación, creo que es necesario lo desarrolles como tal, entre los requisitos de contratación puede considerarse la capacitación (parte de desarrollo de proveedores) incluyendo las evaluaciones y por supuesto las auditorías, con ello podrías evidenciar que tu proveedor cumple tus requisitos.

    Saludos.

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 20/04/13 4:01
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    He movido tuu post al foro más adecuado.

    Saludos.

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  • David Saavedra Zárate
    • 23/04/13 20:31
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    Hola Mustang, no necesariamente debes tener las copias de dicha capacitación de tu proveedor, por eso es importante las auditorías a proveedores, en las auditorías se determinan en los hallazgos los documentos que un auditor solicita, si las evidencias existen, con registrar dos o tres es más que suficiente, pero hay que verificar con el personal si en verdad tomaron dicho curso, ¿como?, preguntando. No tienes que llenarte de documentos, sólo verifica que se cumple y documenta la evidencia que solicitaste.

    Todo eso forma parte de la evaluación y aprobación de los proveedores.

    La evidencia de la auditoría es la que te permitirá demostrar que tu proveedor está siendo evaluado, auditado, monitoreado, con evidencias objetivas, pero no necesariamente que te traigas literalmente todos sus registros a tu oficina, a veces no es práctico.

    Saludos

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 23/04/13 22:59
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    Hola, como comenta David, no es necesario entregar toda la evidencia al auditor, salvo que sea demasiado exigente. Recuerda que las auditorías se realizan por medio de muestreo, de ahí que pocas veces se revisa en un 100 % la evidencia generada a lo largo del tiempo de una organización.

    Saludos.

     

    PS El hecho de que puede que no sea requerida toda, no implica que no se gnere.

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  • David Saavedra Zárate
    • 23/04/13 23:16
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    Es correcto Wilbert, pero ni siendo demasiado exigente el auditor, el SGC no es para el auditor, es para nosotros como organización, si mi muestreo y mi evaluación a través de preguntas demuestra que el proveedor cumple, no hay un auditor que diga lo contrario. Siempre y cuando, "ojo", documentemos en el hallazgo las referencias del muestreo en la auditoría, que documentos se revisaron (nombres, códigos, fechas, instructor, etc.), cómo constaté como auditor que efectivamente tomaron el curso y fue eficaz (¿pregunté?, a quiénes [muestreo razonable], cuales fueron sus respuestas, las respuestas me aseguran que fue eficaz la capacitación, etc.

    Todas esas evidencias deben demostrar y fundamentar el porqué mi proveedor es confiable o no lo es. Mientras lo demuestre, no debe haber problema, caso contrario puedo tener una NC.

    No es necesario llenarse de registros, recordemos que no todos los documentos nos lo puede proporcionar el proveedor, y están en todo su derecho. Lo que hay que hacer es la recomendación de los cursos de auditor líder: "Documentemos a detalle los hallazgos, mientras más claro y detallado se redacte una NC, mayor será el éxito del análisis de causa y de las AC y AP".

    Saludos

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  • Angelita
    • 24/04/13 0:00
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    Mustang me corregirá, pero entiendo que no en todos los SGC se utilizan las auditorias a proveedores, es por esta razón que él está pidiendo copias de esos registros y el proveedor no quiere proporcionarlas.

    Saludos

  • David Saavedra Zárate
    • 24/04/13 0:25
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    Puede ser Angelita, quizá nosotros estemos entendiendo mal la situación.

    Saludos

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Hola, la norma ISO 9001 no exige auditoria a proveedores, simplemente que se evaluen, el grado y extensión de la evaluación depende de dos factores, el primero es la impacto de los suministros de ese proveedor con respecto a los requisitos del producto o servicio que ofreces dentro del alcance de tu SGC, y segundo; las obligaciones contractuales que hayan adquirido al momento de realizar el contrato, orden de compra u cualquier otro método para solicitar y aceptar el servicio por parte de tu proveedor. Sin embargo es necesario recalcar, que todo depende de esto segundo, ya que sin una obligación legal no se le puede exigir nada de eso al proveedor.

     Saludos. 

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    Buen día,

    Agradezco toda la información que aportan al tema pues me es muy útil, tenía entendido que existen auditorias de primera, segunda y tercera etapa en la que aparece la opción de poder auditar al proveedor, ahora... también es cierto que nunca eh visto esto dentro de la Norma y la única posibilidad es que incluyamos dentro de la evaluación de proveedores; pero entonces la opción de auditar al proveedor es un engaño? XD ¿De dónde salio?...  Si la capacitación que ellos imparten al personal no cumple con los requerimientos mínimos/necesarios para considerarlo como efectiva, más dentro de mi evaluación no profundizo en ¿Cómo debe ser? ¿Qué puedo hacer como empresa? Wow...

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  • David Saavedra Zárate
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    Son auditorías de:

    Primera parte: Auditorías internas

    Segunda parte: Auditorías del cliente (aquí aplica al proveedor)

    Tercera parte: De certificación

    Las auditorías a los proveedores no es un requisito establecido por la norma, tampoco es un engaño, depende de cada cliente llevarlas a cabo a sus proveedores, normalmente se dan para seleccionarlos y evaluarlos, pero eso ustedes lo establecen con base a los criterios de selección y evaluación, con base al grado de importancia de la materia prima o servicio, o bien a los resultados del proveedor.

    Debes determinar los requisitos para seleccionar y evaluar a un proveedor, dentro de esos requisitos puede estar dicha capacitación, si no cumple puedes establecer un plazo para poder auditarlo, visitarlo, verificarlo, de no cumplir puedes buscar otras opciones.

    Saludos

     

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