Foro: Auditorías internas

Opinión Divergente a un Hallazgo

  • Reno
    • 1/03/13 17:44
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    ¿Es valido o no el hallazgo de auditoria? Considerando la opinión divergente de la Organización, aún así ¿se debería sostener el hallazgo? 

    HALLAZGO DE AUDITORIA:

    Se detecta incumplimiento en el levantamiento del documento denominado "Acción Correctiva", lo anterior con base al Procedimiento PDGC02, que nos indica que posterior de detectar una no conformidad o situación indeseable, se analizará la situación de origen de la causa y posteriormente se evaluará la necesidad de tomar acciones y registrarlas…

    Relacionado con las acciones correctivas se detectó en las mediciones que a partir de julio del 2012 no se ha alcanzado el objetivo de calidad del proceso “Soporte Informático” y a la fecha no se ha levantado para seguimiento el formato de la acción correctiva correspondiente…

    No existen parámetros claramente definidos en los casos en que se decidirá levantar la acción correctiva o no levantarla, lo que ocasiona no llevar un control correcto en el seguimiento de las acciones correctivas, pero aun así, es muy concreta la Norma ISO 9001:2008, en la cláusula 8.5.2 inciso e), que se debe “registrar los resultados de las acciones tomadas” por lo que al no contar con el registro de las acciones tomadas se determina observación, y por supuesto con base en este control el paso posterior es “revisar la eficacia de las acciones tomadas”.

    OPINIÓN DIVERGENTE:

    La Organización considera que no ha incumplido los requerimientos de la cláusula 8.5.2 de la Norma ISO 9001:2008 basándose en los siguientes fundamentos y hechos:

    a)        Por concepto una acción correctiva tiene como finalidad eliminar la causa de la no conformidad o situación indeseable. En ese sentido la causa principal es externa a ésta Organización ya que el incumplimiento se debe a la falta de recursos para el cumplimiento de la meta con respecto al servicio de mantenimiento al equipo de cómputo. Aún así, se han tomado acciones para ese hecho en específico en gestiones documentadas con la Alta Dirección para obtener el recurso necesario.

    b)        La información y datos han sido registrados y analizados principalmente en Revisiones por la Dirección; concluyendo hasta esos momentos no registrar en formato de acción correctiva ya que se tenían otras acciones y gestiones en curso que buscaban encontrar una solución a dicha situación. Siendo así que la incorporación de un registro más se considera que no agregaría valor sustancial a la solución u obtención de los recursos.

    c)         Se han tomado acciones tales como: gestionar recursos vía documentación oficial, gestionar recurso en pláticas con las partes interesadas, informar de la situación en las revisiones por la Alta Dirección y en los Informes Mensuales de 2012, incorporar propuesta de mejora para resolver la situación mediante la tercerización del servicio, y gestionar los recursos necesarios en el Plan Operativo del próximo año.

    d)        Los requisitos para registrar los resultados de las acciones tomadas se encuentran definidos en el procedimiento PDGC02; ya que se revisa el seguimiento de las acciones correctivas tomadas y se verifica su eficacia en relación al resultado informado.

     

  • Roger Morales
    • 1/03/13 21:08
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    Buenas tardes Reno,

    Mi interpretación y opinión:

    Para mí el problema radica en el procedimiento, el mismo da la posibilidad de "evaluar la necesidad de levantar una acción correctiva o no" cuando la misma debería ser levantada cuando se incumpla con cualquiera de los requisitos de la 9001:2008 que aplican para la empresa (sin necesidad de someterla a una evaluación), en este caso es más que claro que debio haberse levantado una acción correctiva... si bien el análisis de causa raíz determina que no es un problema de ustedes debe registrarse las acciones a tomar y en una de ellas se debió haber planteado la comunicación con está otra empresa y los diferentes acuerdos que tomarían en conjunto para solucionar la No Conformidad, todas las acciones que se tomarón y que indicas se plantea en la Minuta de Revisión por la Dirección debio a mi parecer estar también en el seguimiento de la Acción Correctiva.

    Espero haberme dado a entender y estoy a tus ordenes por si necesitas algo más.

    Saludos

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    Roger Fco. Morales R.
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  • Reno
    • 4/03/13 19:17
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    Muchas gracias Mustang507

    Viendo que en el caso planteado si se tomaron acciones, si fueron registradas, y si se le dió seguimiento.

    Desde mi perspectiva muy personal tendría la idea de que el no levantamiento de un formato en especifico no representa un incumplimiento a los requisitos del numeral 8.5.2. Y en este caso en particular tampoco a los requisitos del procedimiento y del sistema de gestión de calidad de la Organización.

    Esto es lo enriquecedor de estos temas la diversidad de perspectivas y puntos de vista.

    Gracias nuevamente. 

    Saludos cordiales. 

  • David Saavedra Zárate
    • 4/03/13 19:39
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    Hola, partamos de que no todo incumplimiento de objetivos es una NC, hay que revisar qué no se cumplió, porqué no se cumplió, cuál es el impacto de ese incumplimiento, el alcance y si existen acciones para subsanar, plan b, re programación, etc.

    Revisemos si el objetivo es alcansable y congruente.

    Saludos

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  • Reno
    • 4/03/13 20:12
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    Gracias Saavedra

    Efectivamente, todo ello existe. La meta se refiere al mantenimiento de equipo de computo donde en el último trimestre de 2012 no fue alcanzada según lo requerido.

    La Organización informa que el motivo por el cual no fue alcanzada la meta se debió a la falta de compra de piezas y de recursos ecnonómicos para trasladarse a las áreas que requerian del mantenimiento del equipo. 

    Tienen registrados y docuemntados los motivos por los cuales no se alcanzo la meta, existen acciones complementarias para alcanzar la meta, existe una reprogramación de la meta para el 2013, previendo que también para ese año los recursos sean insuficientes, existe la propuesta de tercerizar el servicio. Todo ello documentado y amparado en documentacion oficial de la Organziación.

    El auditor levanta el hallazgo debido a que dichas acciones no fueron levantadas en el formato de Acción Correctiva.

    Quedo atento a sus comentarios.

    Nuevamente gracias. 

  • David Saavedra Zárate
    • 4/03/13 20:19
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    No debería ser una NC, si sólo es una observación hay que indicarlo en el formato, pero como bien menciona mustang, entonces tu procedimiento es el que no es el correcto.

    El formato de acción correctiva se debe utilizar solamente cuando es una NC.

    Saludos

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  • Roger Morales
    • 4/03/13 20:33
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    En mi opinión personal, concuerdo con el auditor... a recordar que los formatos están para registrar las actividades realizadas y poder demostrar su conformidad con los requisitos, si está no se hizo apoyandonos en los formatos entonces hay una desviación.

    Saludos... 

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    Roger Fco. Morales R.
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    • 5/03/13 19:47
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    Muchas gracias por sus comentarios.

    Han sido de bastante ayuda. 

    Les comparto parte del cuerpo del procedimiento, en el cual se menciona la evaluación que se hace de si las acciones quedarán registradas en el sistema de gestión de calidad.

    1.1     Identifica y colabora en la revisión de la no conformidad y/o la situación indeseable que se ha detectado.

    1.2   Revisa la no conformidad y/o situación indeseable que se ha detectado; así como las causas que la originaron.

    1.3  Evalúa la necesidad de tomar acciones y registrarlas en el sistema de gestión de calidad.

    “¿Se registrara alguna acción mediante el SGC?”

    Si: Determina y registra la acción correctiva o corrección necesaria; y pasa al punto 1.4.

    No: Finaliza el procedimiento.

    1.4  Envía al Coordinador la acción correctiva y/o corrección para su revisión.

    Se consideró incorporar la parte de la evaluación tomando como referencia lo especificado en el numeral 8.5.2 inciso c) ya que las situaciones y problemas en la Organización son variables, como en todas; al igual que las circunstancias en las que se encuentre. Por ello se considera que habrá situaciones y circunstancias en las que si es idoneo documentar el formato de Acción Correctiva ; y habrá otros momentos en los que por las situaciones y tiempos de la Organización no se haya considerado necesario registrar el formato.

    Es interesante el tema. Por lo que agradezco enormemente sus puntos de vista.