Foro: Cuestiones sin clasificar

Engorroso listado maestro de documentos y registros

  • Martha Isabel
    • 30/01/13 14:25
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    Muy buen día a todos:

     En el momento tengo una NC con el uso del listado de documentos y registros de la empresa el cual está consolidado. El listado de documentos y registros es muy extenso y engorroso de utilizar, a mi se me ocurre dividir en dos partes este listado y capacitar al equipo de trabajo en cuanto a la utilización de un listado maestro de nuestros formatos y otro listado maestro de nuestros registros. 

    Ustedes qué opinan al respecto? 

    Agradezco sus valiosos aportes. 

     

    _________________
    Martha Chamucero G. Smile
  • Roger Morales
    • 30/01/13 15:05
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    Buen día...

    Recordemos que un Formato es un documento... (siempre y cuando no se haya registrado nada en él, de ser así pasaria a ser registro) por lo tanto debe incluirse dentro de la Lista Maestra de Documentos...La Norma dice control de documentos y control de registros, más no te dice que orden debe llevar... por lo que te recomiendo... que si se te hace muy engorroso lo hagas utilizando excel y asigna una hoja por cada proceso/departamento y veras que ya no sera tan dificl de manejar e inclusive a los responsables de otros procesos se le es mas fácil de consultar por que solo contemplaran los documentos que rigen para su proceso.

    Saludos...

    _________________
    Roger Fco. Morales R.
    Auditor Líder en Sistema Integrado de Gestión
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  • Edgar Villena
    • 30/01/13 15:19
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    Hola Martha:

    ¿Podrías describir más específicamente la NC por favor?

    En cuanto al manejo del listado de documentos y registros coincido con Mustang507, puedes utilizar un sólo formato en excel y las pestañas para organizarte mejor, puede ser por proceso o por tipo de documento (procedimientos, formatos, instructivos, etc.).

    También puedes utilizar filtros que te permitan consultas rápidas utilizando diferentes criterios.

    Saludos cordiales. 

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    Edgar Villena, PMP®
    IRCA Quality Management Systems Auditor ISO 9001 (2008/2015)
    PECB Certified ISO 9001 Lead Implementer
    PECB Certified ISO 9001 Auditor
    PECB Certified ISO 31000 Lead Risk Manager