Foro: Cuestiones generales sobre ISO 9001

Copias controladas- No conformidad

  • 3mi7i0
    • 15/11/12 5:12
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    Buena noche

    Tengo incertidumbre con un comentario que me hicieron el dia de hoy y espero que alguien me pueda ayudar, se trata de lo siguiente:

    En la empresa donde trabajo hace casi un par de años se implemento la ISO 9001:2008, hemos tenido problemas en mi depto respecto al control de documentos, por lo que realizamos una RAC derivado de una NC en auditoria interna, como accion correctiva se decidio implementar un instructivo para controlar los registros y documentos que utiliza el departamento, el detalle surge cuando compañeros de la gerencia que redactaron el instructivo mencionan que los documentos que recibamos como CC seran identificados con otro sello que indique copia controlada, es decir un mismo documento tendria dos sellos de copia controlada, ante esta situacion un compañero de trabajo perteneciente a otro departamento me comenta que no es posible que un documento lleve dos sellos de copia controlada, aun cuando uno de estos sea copia fotostatica, ya que en una auditoria externa es causa de una NC.

     Menciono tambien que esto esta indicado en alguna norma, pero en ese momento no supo decirme cual es.

     Por lo que necesito apoyo para determinar las acciones a seguir para no incumplir en nuestra proxima auditoria externa.

     De ante mano agradezco el apoyo para la solucion de este caso

    Saludos

     ELF

  • David Saavedra Zárate
    • 15/11/12 19:08
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    Hola, ninguna norma indica que los documentos deban llevar un sello para su control, esto se hace como una manera de controlarlos.

    No incumple ningún requisito el que lleve dos sellos, lo raro es para qué!, no entiendo el motivo.

    Creo que no han entendido adecuadamente el contorl de documentos, y, en lugar de hacerlo práctico y sencillo lo complican.

    Si nos explican el porqué de los dos sellos podemos ayudarte, pero de antemano te digo, no es una buena práctica y no le veo el sentido.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • 3mi7i0
    • 16/11/12 6:55
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    Gracias por tu respuesta saavedra

    Te explico...

    Trabajo en el depto de construccion de una empresa que se dedica a prestar servicios de ingenieria, por lo que construimos sistemas de medicion, para esto necesitamos del depto de ingenieria quien nos proporciona los planos APC en copia controlada, sin embargo necesitamos de 5 o mas juegos de copias controladas debido a que son muchas las copias se tiene la propuesta de que solo proporcionen un juego y de ese juego sacar nosotros copias y controlarlas internamente en el depto de construccion para lo cual podriamos a los planos un segundo sello de copia controlada.

    Esta es  la principal razon del por que se tendrian dos sellos de copias contoladas en un solo documento, claro seria por elemplo nos dan la copia controlada del proyecto A por parte de ingenieria la cual seria copia controlada 1, al recibirla nosotros le entregariamos un juego a taller de fabricacion con el numero de copia controlada 1.1, a control de calidad la copia 1.2, a construccion en sitio la copia 1.3 y asi sucecivamente con las personas que requieran de esa informacion, es ahi cuando me dicen que tendriamos problemas en la auditoria externa ya que habria el sello de copia controlada 1 en la copia que sacaria del documento que me entrega ingenieria y tendria tambien el sello interno de copia controlada de construccion con el numero 1.1

     Si tienes algun comentario adicional que me pueda ayudar a resolver esta situacion te lo agradeceria muchisimo

    saludos

    ELF

  • David Saavedra Zárate
    • 16/11/12 14:38
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    La manera en que controlan ese documento no es segura, no garantiza el control de documentos, el sello es precisamente para evitar que se reproduzca el documento, con esto existe la posibilidad hasta de fuga de información y no es bueno para la organización.

    Lo más obvio es que ingeniería les proporcione las 5 copias o más que requieran con el sello correspondiente.

    lo menos grave es que no es una buena práctica, pierden tiempo en sellar de nuevo y distribuir.

    Saludos

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