Foro: 7.4 Gestin de las compras en ISO 9001

Proceso de evaluacion a proveedores

  • JavierRex
    • 24/07/08 17:34
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    (7/1)
    Hola buenos dias, una duda la norma dice en 7.4 que la organizaqcin debe evaluar y seleccionar a los proveedores, debe de haber criterios para la seleccin, evaluacion y re-evaluacin, y mantenerse los registros.

    En la empresa donde estoy, casi todas las compras son: refaccines, equipos que se instalaran, o materiales componentes de instalaciones electricas, cableado estructurado, fibra optica, compras para hacer ventas directas, (funcion tipo distribuidor) hay variabilidad en numero, especificaciones y marcas de producto, en cada compra; y la persona que compra, escoge siempre en funcion de precio, disponibilidad, y opciones de pago que nos de el proveedor, por lo que tiene varios provedoores, normalmente se manejan alrededor de 10, solo para materiales de stock se mneja un proveedor fijo, y con ciertos tipos de materiales o equipos el comprador ya sabe con que proovedor le convierne mas, aunque de vez en cuando se cambia el proveedor, en funcion de si no hay liquidez, va con quien le de credito, o si el equipo se requiere de urgencia, le compra al que le entrege mas rapido aunque le cueste un poko mas caro, es decir para cada compra son distintas condiciones.

    La pregunta es puede haber exclusion en este punto? o como puedo manejarlo, porque podria haber un proceso para escogerlos pero no siempre se respetaria el proveedor resultante de esa seleccin, pues tendriamos que consierar varios factores como, el tiempo de entrega, o si nos da algun tipo de credito.

    espero sus sugerencias, de antemano muchas gracias
  • JavierRex
    • 24/07/08 17:40
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    (4/2)
    Ah se me olvidaba, solo como nota, si po ejemplo, el credito, tiempo de entrega y demas factores para escoger al proveedor los manejo como criterios para su seleccion, ok nos daria un proveddor mas apto para nuestras necesidades, sin embrago no todos los proveedores manejan todos los productos, saludos
  • Noehemi
    • 26/07/08 21:33
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    (7/0)
    Buen dia JavierRex:

    Creo que sin darte cuenta, nos has expuesto los principales criterios para evaluacion a proveedores que toda empresa requiere.

    La Norma ISO 9001: 2000, te requiere que establezcas dichos criterios, puedes hacerlo en un instructivo del Departamento de Compras.

    Ademas, es conveniente, generes un listado maestro de Proveedores, en los cuales incluyas, obviamente, los proveedores a quienes tu empresa considera como "confiables", y por supuesto, debes mostrar "evidencia de la evaluacion".
    Por ejemplo, puedes establecer "otro formato" en el cual el proveedor te indique el tiempo de entrega del (los) producto(s) que requieres, si te ofrecen capacidad de credito, las condiciones de entrega del material, si proporcionan certificados de calidad, etc...

    Posteriormente, realizas una visita a los mismos, en la cual verificas la autenticidad de la informacion que te fue proporcionada.

    En cuanto a tu pregunta acerca de la exclusion de este punto de la norma, considero es un rotundo NO.
    Debes establecer criterios para proveedores, simplemente, porque adquieres productos de ellos.
    ISO exige que realices este control.

    Espero haya podido ayudarte un poquito.

    De igual manera, si requieres alguna informacion, referencias, etc, te agradezco te pongas en contacto conmigo via mail, y con gusto te ayudare.

    Saludos cordiales desde Monterrey Mexico.

    Noehemi Lozano
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  • JavierRex
    • 28/07/08 16:31
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    (1/0)
    entonces por ejemplo, si hago esto:

    le doy ponderacion a cada criterio que mencione, les hago la evaluacin y cada uno obtiene un puntaje, y tendria como una tipo clasificacin o ranking? es decir desde mi proveedor mejor hasta mi proveedor peor? y en cada compra la gente de compras se iria con el primer proveedor, y si este no tiene se va por el segundo y asi, con el fin de no establecer un solo proveedor (recuerden que mis proveedores no tienen todos los productos, no puede haber un solo proveedor) sino un ranking de los proveedores, y mantener las evaluaciones y el ranking como evidencia,


    esto es valido para el punto??
  • Noehemi
    • 28/07/08 17:06
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    (3/0)
    Exactamente!!!.

    Estarias cumpliendo con el punto 7.4.1. de ISO 9001:2000, porque "estas evaluando a tus proveedores que proporcionan materia prima, y/o servicio que afecta la calidad de tu producto final".

    Ahora solo te queda pensar en el siguiente punto de la normativa:
    Que criterios vas a establecer para reevaluar a tus proveedores?...


    Espero haya sido de tu ayuda mis comentarios.

    Buen inicio de semana a todos.


    Saludos cordiales desde Monterrey Mexico.


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  • JavierRex
    • 28/07/08 18:58
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    (1/0)
    ok, ok, entonces la evaluacion y seleccion estaria hecha, y la reevaluacin podrian ser criterios como, cuantas veces falla el tipo de producto, cuantos retrasos tuvo, estado fisico de los productos, ahora que tan seguido tengo que estar haciendo este proceso de reevaluacin?, y siempre serian estos mismos criterios o como se debe llevar estas reevaluaciones, orientame por favor,

    Otra cosa, estuve leyendo los temas y en uno decia que tiene que visitarse al proveedor para verificar que cumple con lo que promete, o cuenta con certificados de calidad o sobre la calidad del producto, en ese ejemplo eran uno de los criterios para su evaluacin, esto es necesario? porque en nuestro caso le compramos a distribuidores, no a fabricantes, solo creo que lo que ellos controlarian serian los tiempos de entrega, el estado fisico de los productos no?, cosa que podemos verificar sin tener que visitarlo pues son todos foraneos nuestros proveedores.

    de antemano, muchas gracias.
  • Noehemi
    • 28/07/08 20:41
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    (5/0)
    OK, mira, principalmente, en la cuestion de "visitar a los proveedores", este es el concepto mas apropiado, pues se debe "comprobar la veracidad de los datos proporcionados", sin embargo, la norma no te exige como tal el realizar dicha actividad.
    Ademas, mencionas que regularmente le compras "la materia prima" a proveedores que solo comercializan, no la fabrican, pues, lo mas optimo es incluir en tu formato para evaluacion criterios como:
    1.- Que el proveedor te proporcione certificados de calidad (del material adquirido)
    2.- Que te informe si mantiene un nivel adecuado de Stock de los mismos, (para asegurar que te puede abastecer el producto sin complicacion alguna).
    3.- El tiempo de entrega. (que por ende, se deriva de su control de inventario).
    4.- Es conveniente solicitarle "referencias".
    5.- Experiencia en el campo (muy importante).
    6.- Informacion basica del proveedor. (que agente de ventas le brinda atencion directa a tu empresa)
    7.- Mantener una evaluacion de "muestras" del producto o servicio.
    8.- Tener registros de que los criterios se han cumplido o se han tomado las acciones apropiadas donde el desempeo del proveedor no es satisfactorio (acciones correctivas al proveedor).
    Y por supuesto:
    9.- El desempeo del(los) proveedor(es) en relacion con los competidores.


    Tambien te informo que las compras DEBEN INCLUIR TAMBIEN CUALQUIER ACTIVIDAD DE SUBCONTRATACION O CONTRATACION EXTERNA.

    En cuanto al periodo de re-evaluacion del proveedor, tomemos en cuenta: "El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido DEBE depender del impacto del producto adquirido en la posterior realizacion del producto o sobre el producto final.

    debes establecer criterios segun le sea factible a tu empresa:
    Por ejemplo, influye demasiado el record de calidad que este mantenga, las nuevas opciones que te ofrecen los competidores,
    el costo del material, etc... (En nuestra empresa realizamos la "re-evaluacion a los proveedores invariablemente cada 6 meses).

    Espero haya sido de tu ayuda. (y no te haya confindido un poquitico mas... )

    De igual manera, te agradezco me informes su surge alguna duda...


    Un saludo.


    Noehemi Lozano
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  • JavierRex
    • 31/07/08 16:36
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    (0/0)
    ok, hice un proceso para esto y me quedo asi


    El personal que realiza compras como parte de un producto o servicio final para el cliente identifica a los proveedores potenciales que puedan cubrir los requisitos de compra.
    El personal toma como criterios para la seleccion de los provedores caracteristicas como:
    Condiciones de Venta (credito, tiempo de entrega, lugar de entrega, disponibilidad)
    Manejo de productos (manejo de distintas marcas, disponibilidad)
    Precio

    Una vez que el proveedor entrega la informacin sobre las condiciones que ofrece se realiza la seleccin.

    Para el proceso de evaluacin se consideran a los proveedores con quienes se ha iniciado una relacin comercial, transcurridos 2 meses son evaluados.

    La forma de evaluar a los provedores es dando calificaciones a cada criterio de acuerdo a la experiencia en forma global, se da una ponderacin del 1 como peor, 5 como mejor.

    Los criterios que se evaluan son los mismos que para su seleccin, en este caso calificamos su cumplimiento; estos criterios son:
    Credito ofrecido.
    Precio.
    Tiempo de entrega.
    Lugar de entrega.
    Disponibilidad.
    Manejo de distintas marcas. Aqui va el registro(Evaluacin a Proveedor)

    Al final de la calificacion de cada criterio, su puntaje se suma y se clasifica dentro del Ranking de Proveedores, este registro contiene las calificaciones de cada proveedor, se considera un ranking de forma general, y un ranking para cada criterio, mejor credito, mejor precio, mas disponibilidad, etc. aqui va el registro (Ranking de Proveedores)

    Dado que ningun proveedor cuenta con todos los productos que se compran, y cada compra varia mucho en prioridades, no podemos mantener una seleccion de proveedores limitada, por lo que se realiza un Ranking de Proveedores en cual se mantienen los mejores provedores de forma general y sirve como guia para realizar las compras.

    Los proveedores de puntuacin relativamente baja comparada con los mejores proveedores, o con incumplimiento de las caracteristicas ofrecidas, son considerados como no confiables y no se consideran para futuras compras.

    El proceso de reevaluacin es realizado cada 6 meses para asegurarse de que los proveedores mantienen su nivel de cumplimiento, se realiza el mismo proceso que en la evaluacin mencionado anteriormente.

    los registros solo los mencione, pero aun no los creo, "evaluacin a proveedores" es donde se le valora a un provedor los diferentes aspectos a considerar.

    el ranking es la lista, trae una clasificacin en general, una clasificacion en mejor precio, una en mas rapido en entrega, una en mas manejo de marcas, una de mejor stock o disponibilidad. es correcto? de antemano muchas gracias.
  • Noehemi
    • 31/07/08 17:20
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    (0/0)
    Buen dia JavierRex

    Pues me parece correcta la redaccion de tu instructivo de compras.
    Solo es cuestion de integrar la estructura del mismo, segun como lo indiques en tu procedimiento de control de documentos.

    Algo mas, no olvides incluir quien realiza y aprueba dicho instructivo. De igual manera, es conveniente indiques el tiempo de retencion de los registros derivados de dicha actividad, y criterios como la emision de nuevas revisiones del documento (registro).



    Saludos cordiales,


    Noehemi Lozano.
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  • JavierRex
    • 31/07/08 17:33
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    ok gracias pr la respuesta, solo una duda mas, es mas un instructivo o un procedimiento, y este registro deberia estar bajo responsabilidad del personal de compras, es verdad?
  • Noehemi
    • 31/07/08 19:12
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    Buen dia nuevamente.

    Pues te recomiendo realices este documento como un "instructivo de trabajo".

    Es mas factible mantener solamente los 6 Procedimientos Mandatorios que solicita la normativa ISO 9001:2000, y manejar la documentacion necesaria para realizar diversas actividades como instructivos de trabajo, de acuerdo a cada departamento.

    Algo mas, en cuanto a las responsabilidades, me refiero a que te guies en tu procedimiento mandatorio de control de Documentos. (Por ejemplo, nosotros definimos que "todos los instructivos de trabajo, formatos, tablas, etc, se presentan al Departamento de Calidad, para su analisis y aprobacion. De esta manera, los instructivos son aprobados por Calidad, [coordinacion del Sistema ISO], pero obviamente, se indica quien lo genera, {puesto} ).

    Espero haya sido de tu ayuda mi opinion.


    Un saludo.

    Noehemi Lozano
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    Noehemi escribió: OK, mira, principalmente, en la cuestion de "visitar a los proveedores", este es el concepto mas apropiado, pues se debe "comprobar la veracidad de los datos proporcionados", sin embargo, la norma no te exige como tal el realizar dicha actividad. Ademas, mencionas que regularmente le compras "la materia prima" a proveedores que solo comercializan, no la fabrican, pues, lo mas optimo es incluir en tu formato para evaluacion criterios como: 1.- Que el proveedor te proporcione certificados de calidad (del material adquirido) 2.- Que te informe si mantiene un nivel adecuado de Stock de los mismos, (para asegurar que te puede abastecer el producto sin complicacion alguna). 3.- El tiempo de entrega. (que por ende, se deriva de su control de inventario). 4.- Es conveniente solicitarle "referencias". 5.- Experiencia en el campo (muy importante). 6.- Informacion basica del proveedor. (que agente de ventas le brinda atencion directa a tu empresa) 7.- Mantener una evaluacion de "muestras" del producto o servicio. 8.- Tener registros de que los criterios se han cumplido o se han tomado las acciones apropiadas donde el desempeño del proveedor no es satisfactorio (acciones correctivas al proveedor). Y por supuesto: 9.- El desempeño del(los) proveedor(es) en relacion con los competidores. Tambien te informo que las compras DEBEN INCLUIR TAMBIEN CUALQUIER ACTIVIDAD DE SUBCONTRATACION O CONTRATACION EXTERNA. En cuanto al periodo de re-evaluacion del proveedor, tomemos en cuenta: "El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido DEBE depender del impacto del producto adquirido en la posterior realizacion del producto o sobre el producto final. debes establecer criterios segun le sea factible a tu empresa: Por ejemplo, influye demasiado el record de calidad que este mantenga, las nuevas opciones que te ofrecen los competidores, el costo del material, etc... (En nuestra empresa realizamos la "re-evaluacion a los proveedores invariablemente cada 6 meses). Espero haya sido de tu ayuda. (y no te haya confindido un poquitico mas... ) De igual manera, te agradezco me informes su surge alguna duda... Un saludo. Noehemi Lozano

     

    Buen dìa para todos,

    Tengo una inquietud frente al tema de visitas a los proveedores. El auditor de ente certificador nos dejo una oportunidad de mejora que habla de realizar visitas a proveedores como parte de la evaluaciòn respectiva.

    Agradezco si alguno de ustedes ha tenido experiencias visitando proveedores, me oriente en los aspectos màs importantes a tener en cuenta o "verificar" en esta visita.

    De antemano mil gracias por sus comentarios.

    Rocioo