Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Control de las versiones de los documentos

  • carlacb
    • 16/07/08 20:30
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    (3/2)
    Si me sirvió su respuesta muchisimas gracias, y les agradeceria mucho si me pudieran contestar mi otra duda:

    Quiero saber como funciona lo de las revisiones en los documentos, entiendo que la de la elaboración es 00 y que después se revisa y se autoriza y se convierte en la 01 y así sucesivamente; pero mi duda es si tengo que guardar todas las revisiones o si puedo solo conservar la ultima revisión y desechar las otras.

    y mi otra duda es si todos los procedimientos deben estar revisados y autorizados o solo los 6 que pide la norma?

    muchas gracias!
  • Invitado
    • 17/07/08 13:01
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    Carlacb buenos días.

    Es conveniente guardar las revisiones anteriores como "obsoletos" y tenerlos archivados en físico o a nivel informático u otro medio, debidamente identificados para que no sean confundidos con la revisión actual vigente.

    Por otro lado todos los procedimientos en la empresa deben estar autorizados y ser de conocimiento de la gerencia para poder controlar y gestionar mejor su correcta aplicación, como entendimiento y compromiso por parte de los trabajadores de la empresa.
  • RCL
    • 17/07/08 18:02
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    • Reg.: 10/06/08
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    (2/0)
    Hola.
    Sobre lo que plantea Sandraldr tengo una duda.

    Es verdad que todo el mundo guarda los documentos obsoletos, pero por lo que interpreto en el texto de la norma, no se exige que lo hagas, solo dice, "prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón".

    Por favor aclarenme esto si es que he interpretado mal ese punto.
    De hecho yo tengo guardados todos por si acaso.
    Gracias.
  • Jorge Pereiro
    • 19/07/08 11:45
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    (5/0)
    Hola RCL,

    tienes razón en lo que dices, yo también creo que la Norma no nos obliga a guardar las versiones obsoletas de los documentos. Lo más parecido a guardar las versiones obsoletas es el requisito de "identificar los cambios", pero ello no implica que debamos guardar la versión íntegra de los documentos que han sido actualizados.

    No obstante, ya sabrás que muchos auditores van con la idea fija de echarle un vistazo a los documentos obsoletos, y dan por hecho que se deben guardar durante 3 años (el período de validez de los certificados).

    Personalmente creo que es bueno guardar las versiones anteriores, pero sólo el archivo digital. En algún momento puede sernos de utilidad para resolver dudas o consultar algo...