Foro: 6. Gestión de los recursos en ISO 9001

No se ha definido claramente la formación y habilidad necesaria para cada puesto de trabajo

  • samplata
    • 4/07/08 1:04
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    Hola,tengo un problema: en una auditoria me dejaron la siguiente no conformidad "No se tiene claramente definido la formacion y habilidades necesarias para ocupar los puestos de trabajo que ocupan actualmente, ademas de que las pocas habilidades definidas no estan siendo evaluadas" mi pregunta es la siguiente: Como califico las habilidades y como determino la competencia del personal. Gracias.
  • Invitado
    • 4/07/08 18:12
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    Samplata, buenos días, te comento lo que en su momento se lo hice saber a nuestro compañero de portalcalidad DIFER.

    Inicialmente teneis que definir que competencias y habilidades son las necesarias por cada trabajador dentro de la empresa de tal forma que se sepa que puestos pueden ser cubiertos y por quienes.

    Es bueno contar con una TABLA DE PERFILES DE PUESTOS donde podais colocar todo lo conscerniente a esto, por ejemplo: formación específica, experiencia, habilidades, competencias y educación necesarias para ocupar dichos puestos de trabajo.

    Tomando como punto de partida dichos requisitos a cumplir por el empleado podeis elaborar un PLAN DE EDUCACION ANUAL para darles cursos, capacitaciones y demás que le permitan mejorar continuamente en la organización.

    Luego de haber capacitado al empleado viene la "medición" de dicha capacitación mediante SUPERVISIONES Y ENTREVISTAS(que han de quedar registradas) y adjuntadas a una FICHA DE EVALUACION de la formación y capacitación.

    Es bueno que al personal se le informe constantemente por algun medio de comunicación interna (boletines internos, tablones de anuncios, pizarras, cartelería, etc) que el objetivo de esta formación es capacitarle para que se cumplan con los objetivos de organización de la empresa.

    Se deben tener actualizados todos estos registros por medio de una FICHA DE FORMACION, donde se pueden adjuntar curriculums, copias de titulaciones, copias de diplomas de cursos, diplomas de aprovechamiento y asistencia para el caso de capacitaciones internas, entre otros.

    Recuerda que la norma UNE EN ISO 9001:2000 en el apartado 6.2 Recursos Humanos, numeral 6.2.1 dice que "el personal que realice trabajos que afecten la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.

    Si nos remitimos al numeral 6.2.2 verás como claramente la norma te dice que tienes que determinar las competencias del personal, proporcionar capacitaciones y formación, hacer un control y seguimiento de las acciones de formación impartidas, concienciar a los trabajadores de la importancia de estas capacitaciones y registrar todo lo relacionado a educación, formación, habilidades y experiencia.

    La competencia la defines por los estudios y/o formación realizada, aptitudes para el cargo y experiencia previa.

    Lo que teneis que hacer es contar con registros de todo aquello que pueda corroborar que efectivamente el personal es apto para el puesto (diplomas de estudios, cartas de recomendación de empleos anteriores, certificados de trabajos anteriores, etc).

    Vosotros como empresa debeis tambien mantener a los trabajadores actualizados mediante cursos de formación, charlas, etc. cuyas copias de los diplomas de aprovechamiento de cada trabajador será también guardado como registro.

    Lineas arriba te explico un poco más sobre el plan anual de formación y como evaluara los trabajadores.

    Recibe un saludo cordial y suerte en la consecución de tus objetivos.
  • Galy
    • 24/03/11 19:53
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    Hola,

    Me podrían apoyar? Tuvimos auditoria externa y nos pusieron una no conformidad en competencia, en el cual no pudimos comprobar la educación mínima requerida por uno de nuestros operadores.

    Es decir actualizamos descripciones de puesto, documentamos en educación "mínima preparatoria", sin embargo el personal que está trabajando tiene secundaria y esto porque ya lleva tiempo trabajando en la empresa.

    Lo malo es que no podemos obligar al trabajador a terminar su preparatoria, puesto que fué contratado antes de que realizaramos estas modificaciones.

    Debatimos el tema con el auditor de que apartir de la fecha de cambio de la descripción de puesto estamos solicitando mínimo preparatoria, pero no fué aceptada.

    ¿Cómo puedo dar tratamiento a esa no conformidad?

     

    Muchas gracias

    Galy

  • equipo
    • 24/03/11 20:07
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    Para resolverlo facilmente lo que podrías hacer es en el perfil del puesto en cuanto a requisitos educacionales dejar secundaria hasta el día anterior a la fecha que lo hayais cambiado y añadir preparatoria a partir de la fecha de cambio. Comentadlo con el auditor.
  • David Saavedra Zárate
    • 24/03/11 23:40
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    Hola:

    Dicho con todo respeto, eso no puede ser una no conformidad si el operario realiza bien su trabajo, puedes incluso mantenerlo así, puesto que el operario ya estaba cuando realizaron la descripción de puesto, lo que deben indicar es que PREPARATORIA SEA LA ESCOLARIDAD DESEADA, aún cuando el operario actual no la tenga pero haga bien su trabajo, en un futuro la peronsa que llegue debe contar con l a preparatoria.

    No puedes obligarlo a que termine la preparatoria, cierto, pero puedes desarrollarlo.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • David Saavedra Zárate
    • 25/03/11 0:09
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    Hola:

    Vamos a situarnos en un escenario muy común: Una empresa que no tiene un sistema de calidad y de pronto el director dice: Vamos a implementar un sistema de calidad. En el área de recursos humanos hay que establecer la competencia del personal.

    Bien lo primeor que hay que desarrollar es la descripción de puesto, (ojo, no es por persona, es por puesto). Lo que debemos definir son las habilidades y competencias que requiere cada puesto (operador A, gerente de aseg. de calidad, supervisor, etc), no debemos basarnos en la competencia que tiene la persona que ocupa actualmente el puesto, sino en la competencia ideal que requiere el puesto, (eso no quiere decir que debas correr o buscar a otra persona).

    Una vez que se desarrollen las competencias por cada puesto vamos a detectar las necesidades de competencia, no todos tinen la competencia que deben tener, es normal, de lo contrario correríamos a todos. Las necesidades o competencias del puesto menos la competencia de la persona que la ocupa es igual a la competencia requerida. Es la detección de necesidades de competencia, o de entrenamiento.

    Como se mide la competencia del personal, a través de indicadores de producción, de calidad, de eficiencia, no. de fallas, etc. pero con números, no con encuestas.

    ACCIONES: Una vez que detectas esa necesidad debes planear y programar esas necesidades y ejecutarlas. (cursos, pláticas, talleres, etc.) No olvides las evidencias.

    Una vez que se ejecutan debes dejar pasar un tiempo razonable para volver a medir la competencia del personal. Este debe presentar mejoras, de lo contrario las acciones tomadas no fueron las adecuadas.

    Y vuelves a iniciar nuevament el ciclo.

    Mientras presentes evidencias de este proceso no tendrás una no conformidad porque muestras aspectos de mejora, incluso cuando el peronal no cuenta con la competencia necesaria, repito, siempre y cuando haga bien su trabajo o esté en un proceso de desarrollo.

    Caso contrario, si no llevas adecuadamente este proceso es obvio que surjan los aspectos de mejora o no conformidades.

    Espero haber sido explícito.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Galy
    • 25/03/11 17:49
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    Muchas gracias ahora me ha quedado más claro todo.

    Agradezco su ayuda.

     Saludos coordiales

    Galy

  • Carol
    • 11/12/13 16:26
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    HOLA SAAVEEDRA Y TODOS LOS PARTICIPANTES DEL FORO!

    He visto sus aportaciones y me parece muy interesantes sobretodo en este momento que he estado frente a un caso en la empresa donde laboro. Acá se levantó una no conformidad que describe " La organización no proporciona la formación para lograr la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad del servicio", esto como plan de acción generó como primera acción que se hiciera una revisión de los perfiles de los cargos, en este momento nos encontramos en ese proceso y a la fecha se han encontrado perfiles con demasiados requisitos que realmente no aplican con las funciones esenciales en la que se desempeñaran, sin embargo en este momento nos surge una duda: Estamos adelantando un proceso de selección para un cargo donde tenemos el perfil ajustado y actualizado y en el tenemos definido en educación técnico instalador, en las formaciones tenemos conocimientos en el sector del gas y experiencia mínima de 6 meses en cargos similares. De los candidatos que se nos han presentado para ocupar vacante tenemos que los tres candidatos son técnicos inspectores no instaladores como dicen nuestro manual, poseen formación en sector del gas y han trabajado por mas de 2 años como instaladores. En este caso a pesar de no contar con la educación consideramos que los candidatos podían entran en nuestra empresa por su experiencia laboral.
    En este caso estaríamos incumpliendo? por otro lado les agrego que en dos meses tenemos otra auditoría y no queremos tener inconvenientes por esto. Que opinan?
  • David Saavedra Zárate
    • 12/12/13 3:37
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    Hola Camima:

    Primero no entiendo a veces a algunos auditores porque no especifican claramente la NC, indicando el muestreo que tomaron para ser más específicos, bueno, ustedes no son culpables de eso.

    La norma cuando habla de educación como una competencia se refiere al nivel educativo, puede que efectivamente exista una carrera técnica como técnico instalador, pero si lo documentan así el rango de posibilidades de encontrar a una persona se cierra, porque supongo es una carreta técnica poco conocida o poco demandada. Yo colocaría el nombre del puesto como técnico instalador, y la educación debe basarse en el nivel que consideren debe tener mínimo como educación formal (primaria, secundaria, preparatoria o carrera técnica). Entonces colocar como conocimiento: sector del gas, instalaciones en xy, etc. y la experiencia requerida.

    Al colocar la educación como carrera técnica, el abanico de posibilidades de encontrar un candidato se abre, y con más opciones, entonces no tendrían problemas de seleccionar cualquiera de los candidatos que mas se acerque a los requisitos de puesto, por la experiencia que tienen.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
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    • 12/12/13 11:18
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    Como bien te dice David debeis hacer el perfil de acuerdo a la realidad. Frecuentemente hacemos perfiles muy complicados pensando que así quedamos mejor con los auditores y de esa forma provocamos o bien que no se puedan cubrir los puestos o incluso NC porque los perfiles son digamos superiores a las condiciones de los propios trabajadores.

    Revisad los perfiles y adecuadlos a los requisitos reales que necesitais.
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    Saludos

    Rafael

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    • 30/09/14 2:54
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    Cordial saludo,

    estoy en una empresa que no esta certificada bajo ninguna norma.

    en esta empresa se manejan deferentes unidades de negocio una es el alquiler de oficinas en contenedores, la otra recolección y disposición final de residuos peligros y otra es el alquiler de baños portátiles.

    El jefe de división de baños portátiles quiere implementar iso 9001 y ohsas 18001, es posible diseñar e implementar el sistema a esa sola unidad de negocio de la empresa.

    gracias Saaveedra usted siempre me ha apoyado con esta dudas.

    quedo atenta.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 30/09/14 15:45
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    Con la 9001 no tendrías problema pero con la 14 o 18 si porque funcionan según emplazamiento y no por proceso. En la 9001 puedes sólo implantar y certificar un determinado proceso, pero en las otras normas no se puede hacer.
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    Rafael

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