Foro: 8.3 Control del producto no conforme en ISO 9001

¿Es necesario tener un listado que clasifique las no conformidades según su gravedad?

  • JesusGP
    • 13/09/12 17:46
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    Estimados compañeros,

    Quisiera me pudieran ayudar con la siguiente duda:

    Hace tres meses tuvimos una Auditoría externa, y el auditor me hizo dos observaciones para solucionarse con acciones preventivas, sin embargo tengo duda en una de ellas y dice:

    8.5.3 Acción Preventiva. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

    a) Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.

    Al respecto el auditor me dice que debo contar con una clasificación de No Conformidades, es decir, contar con listado de todos aquellos eventos que se considerarían como No Conformidades Mayores, menores u Observaciones, sin embargo nosotros contamos con un procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas en el cual entre otras cosas se menciona lo siguiente: La aplicación de una acción debe ser de la medida apropiada para eliminar en su totalidad la causa considerando lo siguiente:

    Causa                   Descripción
    Auditoría             Cuando sea detectado en una auditoría interna al SGC
    Rev x la Dir          Cuando el problema sea detectado en la Rev, por la Dir. ej: incumplimiento a indicadores.
    Quejas                Cuando el cliente reporte puntualmente un problema en sus requerimientos.
    SGC                   Cuando el problema detetctado sea ocasionado por un problema de implementación en el SGC.  Ej: mal llenado en registros, incumplimiento en procedimiento.

    Cabe aclarar que contamos con procedimiento de Auditorías Internas y en el cual se menciona sobre la revisión, análisis y determinación de los hallazgos de acuerdo a la naturaleza e impacto que pudiera tener en No Conformidades u Observaciones, así mismo, se menciona que para efectos del análisis de la causa se puede utilizar cualquiera de las técnicas que existen para tal efecto como pueden ser: Los Cinco Porque, Ishikawa, Ley de Pareto etc, nosotros utilizamos actualmente la técnica de los cinco porque.

     
    Les pregunto es necesario elaborar un listado en donde clasifique y ubique los hallazgos encontrados de acuerdo a su naturaleza e impacto o gravedad en No Conformidades Mayores, menores u Observaciones? Si es afirmativo este listado lo tengo que declarar o simplemente lo puedo elaborar y conservarlo como una guía que me sirva para ubicar un determinado hallazgo en una NCM, NCm u Observación. Les agradezco su apoyo al respecto.

    Gracias y Saludos.

  • Francisco
    • 13/09/12 22:07
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    Hola Jesús.

    La verdad es que planteado de esa forma, no le encuentro sentido a un "listado" que clasifique las NC: dada la realidad diaria de una organización, el "listado" podría extenderse casi al infinito.

    Lo que yo creo (son sospechas), es que el auditor apunta a definir ciertos criterios que sirvan de referencia para clasificar las acciones correctivas y preventivas.

    Otra sospecha que tengo se basa en una observación levantada por el auditor en nuestra última auditoría de seguimiento. Te explico la situación para que se entienda mejor.

    Nuestra organización tiene definido un Cuadro de Mando Integral, que está integrado al SGC. Entonces, cada mes, en el informe de control de gestión corporativo, aparecen los indicadores en verde, amarillo o rojo. Por definición del sistema, un indicador amarillo genera una No Conformidad Potencial, que debe ser tratado con una Acción Preventiva. Un indicador en rojo genera una No Conformidad, que debe ser tratado con una Acción Correctiva.

    Dada la cantidad de indicadores por proyecto, y la cantidad de proyectos que estamos manejando, al mes se levantan en promedio unas 50 No conformidades, sólo por indicadores, sin contar las que se originan por auditorías, operatoria diaria, etc. El auditor nos decía que es tanta información en las NC, que al final terminan por no aportar mucho (mucho árbol, poco bosque), y nos recomendó definir una categoría intermedia, donde se registraran cosas cotidianas, y dejar las NC para lo que efectivamente afecta el SGC.

    Lo que hicimos entonces fue definir 3 situaciones: Desviaciones en Operación (que incluye las cositas cotidianas y las desviaciones de indicadores menores a un cierto rango), que sólo requieren registrar una solución; No Conformidad Potenciales, que se tratan por medio de Acciones Preventivas; y No Conformidades, que se tratan por medio de Acciones Correctivas.

    Los informes a gerencia, ahora, continen análisis detallado de las NC, y un resumen con las D.O. por categoría y por área. Y hasta ahora, está funcionando bastante bien.

     

    Espero que te haya servido de orientación.

    Saludos,

    Francisco 

  • JesusGP
    • 13/09/12 22:43
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    Gracias fco_a

    Entonces resumiendo

    No es una obligación elaborar un listado con los criterios o tipo de hallazgos clasificados como NCM, NCm u Observaciones, ".....ya que cuando surge una NC ya sea por auditorias, Revisiones Gerenciales, Indicadores o en la operacion diaria etc nosotros integramos un equipo multidisciplinario el cual revisamos, analizamos y clasificamos los hallazgos de acuerdo a la gravedad y/o impacto en NCMayor,  NCmenor o si es una Observacion".

    Nuestro alegato con el audtitor fue lo explicado anteriormente, por que voy a elaborar una clasificación de las No Conformidades!! si nosotros las identificamos y clasificamos como lo explico en el parrafo anterior y que esta documentado en procedimientos de Auditoria y de Acciones Correctivas y Preventivas.

    Espero haberme explicado bien y espero sus comentarios

    gracias.....

     

  • Francisco
    • 13/09/12 22:45
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    Jesus, un detalle importante.

    Tu procedimiento trata de Acciones Correctivas y Preventivas.

    ¿Está claro en el procedimiento la forma de distinguir cuándo se usa una u otra? ¿Es tarea del comité que señalas?

     

    Saludos,

    Francisco 

  • Roger Morales
    • 13/09/12 22:54
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    Buenas tardes compañeros...

    Voy a tratar de ser breve y conciso...

    La Norma no tiene ningún requisito que diga que las "No Conformidades" deben tipificarse, pero... Tampoco le niega la oportunidad al "Auditor" de hacerlo (Es según el criterio de cada uno), por ende no te pueden solicitar eso.

    Ahora... a tu RAP/RAC (reporte de acción preventiva/correctiva) no le veo "reincidencias" una observación o acción preventiva puede convertirse en "no conformidad" si está no es gestionada de la manera en que se debe y recordando que muchas veces la "Reincidencia" de la No conformidad es lo que utilizan los auditores normalmente para referirse a "La gravedad de la misma".

    Una no conformidad que tenga reincidencias en el historial de RACS/RAPS de la empresa puede determinarse como mayor, por ende te aconsejaría tener un espacio dentro del reporte en donde se determine si es reincidencia o no.

     

    Saludos...

    _________________
    Roger Fco. Morales R.
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  • JesusGP
    • 13/09/12 23:07
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    Gracias fco_a y mustang

    Me queda claro lo que me han explicado, pero me gustaria si no hay algún inconveniente, me proporcionaran su e-mail para enviarles un borrador de mis procedimientos de Auditoria y Acciones Correctivas y Preventivas para que si ustedes lo permiten y tienen oportunidad lo revisen y me reviren sus comentarios.

    Les agraedezco su tiempo y su ayuda y espero me pudieran apoyar al respecto.

    Mil gracias nuevamente y espero sus comentarios.

    Un abrazo... 

     

  • Roger Morales
    • 13/09/12 23:09
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    Saludos...

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