Foro: Auditoras internas

Auditora a departamento de compras: cmo puedo formular preguntas

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  • Ceja
    • 18/06/08 19:59
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    (95/5)
    Como puedo formular preguntas para la lista de verificacion de auditoria interna en ISO9001:2000, estamos por tener una auditoria interna. y tengo algunas dudas ya tenemos nuestros procesos establecidos, me puede dar un ejemplo para el proceso de compras.
    El planteamiento de la pregunta es diferente cuando son con enfoque al proceso est aes mi duda. gracias
  • Jorge Pereiro
    • 23/06/08 20:16
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    (41/7)
    Hola Ceja,


    en mi opinin el enfoque a procesos est implcito en el diseo del propio sistema de gestin, y por tanto, no es un tema que se pueda dilucidar encuestando a los responsables.

    Si la forma de trabajar del departamento de compras tiene ms en cuenta la eficacia de su funcin (o departamento), que la eficacia de los procesos que desempean, la culpa es de los procedimientos que estn siguiendo, no suya.

    Otra cosa es que no cumplan los procedimientos que les han asignado, que para eso (y otras cosas) estn las auditoras.

    La auditora tambin est para detectar deficiencias en la aplicacin del enfoque por procesos, aunque esta labor es previa al trabajo de campo, se hace durante el estudio de la documentacin. En esta etapa s podras dar fe de estas no conformidades, y lo reflejaras en el informe (junto a las no conformidades "de campo").


    La pregunta del milln es: cmo detecto que un procedimiento no est enfocado a procesos?

    sta tiene difcil respuesta, porque ISO 9001:00 y familia no ofrece una orientacin clara al respecto. Lo usual es presentar el mapa de procesos, los indicadores establecidos, y otros parmetros del proceso como respuesta, pero esto slo soluciona la parte del control de los procesos, y no su ejecucin.

    Escrib un artculo sobre los requisitos de la Norma en los procesos de compras, en l puedes encontrar algunas de las claves que valoro importantes desde el punto de vista del proceso de compra como parte de un engranaje.

    Las rupturas en la cadena del proceso son la evidencia de que no se ha diseado un sistema orientado a procesos (al menos en esa parte). Una ruptura se produce cuando la ejecucin cambia de manos (o de cabeza) y no se transmite toda la informacin y los recursos apropiados para que el flujo contine sin degenerar.

    Ejemplos:

    Una persona compra un material y despus no hay ningn sistema formal que proporcione la informacin necesaria para verificar lo que se ha comprado. Lo ideal sera que la misma persona que compra, fuera despus la que recibe y verifica el material. Operativamente eso no es eficaz (ya lo predijo Adam Smith), y tenemos que cambiar de manos. El enfoque a procesos debe asegurar coordinacin total entre compra e inspeccin.

    Otro punto a vigilar es la conexin entre la compra y las necesidades de compra. Aqu tambin es habitual cambiar de manos (si la empresa es grande): uno determina qu hay que comprar, y otro compra. En este caso tambin sera ideal que fuera la misma persona, pero esto a veces tampoco es eficaz: quin mejor que nosotros mismos para comprar lo que necesitamos? Es como mandar a un vecino a hacernos la compra al supermercado (se acabaron las decisiones de ltima hora).

    Tambin hay que velar por la conexin entre los SQA (Suplier Quality Assurance) y el departamento de compras. Ambos trabajan sobre el proveedor, y deberan compartir informacin.

    Bueno, hay ms ejemplos, y supongo que a luz de estos a ti tambin se te ocurren otros. La pauta general (en mi opinin) es vigilar los puntos de ruptura.


    Suerte con la auditora,
    Jorge