Foro: Auditorías internas

Auditoría a departamento de compras: cómo puedo formular preguntas

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  • Ceja
    • 18/06/08 19:59
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    (95/5)
    Como puedo formular preguntas para la lista de verificacion de auditoria interna en ISO9001:2000, estamos por tener una auditoria interna. y tengo algunas dudas ya tenemos nuestros procesos establecidos, me puede dar un ejemplo para el proceso de compras.
    El planteamiento de la pregunta es diferente cuando son con enfoque al proceso est aes mi duda. gracias
  • Jorge Pereiro
    • 23/06/08 20:16
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    (41/7)
    Hola Ceja,


    en mi opinión el enfoque a procesos está implícito en el diseño del propio sistema de gestión, y por tanto, no es un tema que se pueda dilucidar encuestando a los responsables.

    Si la forma de trabajar del departamento de compras tiene más en cuenta la eficacia de su función (o departamento), que la eficacia de los procesos que desempeñan, la culpa es de los procedimientos que están siguiendo, no suya.

    Otra cosa es que no cumplan los procedimientos que les han asignado, que para eso (y otras cosas) están las auditorías.

    La auditoría también está para detectar deficiencias en la aplicación del enfoque por procesos, aunque esta labor es previa al trabajo de campo, se hace durante el estudio de la documentación. En esta etapa sí podrías dar fe de estas no conformidades, y lo reflejarías en el informe (junto a las no conformidades "de campo").


    La pregunta del millón es: ¿cómo detecto que un procedimiento no está enfocado a procesos?

    Ésta tiene difícil respuesta, porque ISO 9001:00 y familia no ofrece una orientación clara al respecto. Lo usual es presentar el mapa de procesos, los indicadores establecidos, y otros parámetros del proceso como respuesta, pero esto sólo soluciona la parte del control de los procesos, y no su ejecución.

    Escribí un artículo sobre los requisitos de la Norma en los procesos de compras, en él puedes encontrar algunas de las claves que valoro importantes desde el punto de vista del proceso de compra como parte de un engranaje.

    Las rupturas en la cadena del proceso son la evidencia de que no se ha diseñado un sistema orientado a procesos (al menos en esa parte). Una ruptura se produce cuando la ejecución cambia de manos (o de cabeza) y no se transmite toda la información y los recursos apropiados para que el flujo continúe sin degenerar.

    Ejemplos:

    Una persona compra un material y después no hay ningún sistema formal que proporcione la información necesaria para verificar lo que se ha comprado. Lo ideal sería que la misma persona que compra, fuera después la que recibe y verifica el material. Operativamente eso no es eficaz (ya lo predijo Adam Smith), y tenemos que cambiar de manos. El enfoque a procesos debe asegurar coordinación total entre compra e inspección.

    Otro punto a vigilar es la conexión entre la compra y las necesidades de compra. Aquí también es habitual cambiar de manos (si la empresa es grande): uno determina qué hay que comprar, y otro compra. En este caso también sería ideal que fuera la misma persona, pero esto a veces tampoco es eficaz: ¿quién mejor que nosotros mismos para comprar lo que necesitamos? Es como mandar a un vecino a hacernos la compra al supermercado (se acabaron las decisiones de última hora).

    También hay que velar por la conexión entre los SQA (Suplier Quality Assurance) y el departamento de compras. Ambos trabajan sobre el proveedor, y deberían compartir información.

    Bueno, hay más ejemplos, y supongo que a luz de estos a ti también se te ocurren otros. La pauta general (en mi opinión) es vigilar los puntos de ruptura.


    Suerte con la auditoría,
    Jorge