Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

¿Cada registro externo que se recibe se deben dar de alta la Lista de Doctos. Externos?

  • AGUAYO
    • 25/08/12 0:26
    • Imagen de AGUAYO
    • Reg.: 10/11/11
    • México
    • Posts: 104
    (0/0)

    Saludos compañeros, gracias a ustedes voy creciendo en mi formación. Tengo el siguiente cuestionamiento.

    Los certificados de calidad de la MP que recibimos de nuestros proveedores son documentos externos, ¿éstos se tiene que registrar en la “Lista de Documentos Controlados de Origen Externo” del proceso correspondiente?, lo cual implicaría sellarlos como tal. Lo pregunto porque de ser así, ésta sería muy extensa e iría incrementando día a día, conforme se va adquiriendo materia prima. ¿Qué utilidad o beneficio obtendría al registrar en dicho listado cada certificado de calidad que recibamos al paso del tiempo? o únicamente se agregan los documentos de consulta, por ejemplo; una norma, una especificación del cliente, instructivo de operación de las máquinas del fabricante, hoja de seguridad, etc. O sea, información de consulta vigente o sujeta a actualización.

    En verdad agradezco mucho sus aportes, gracias.

  • David Saavedra Zárate
    • 25/08/12 4:43
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4203
    (0/0)

    Tienes razón Aguayo, el certificado de calidad no es un documento esterno a controlar, es un registro, una evidencia de la liberación por parte del proveedor de tu materia prima.

    Los documentos externos que debes controlar son los que mencionas al final.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx


    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • Angelita
    • 27/08/12 15:32
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (0/0)

    Yo te sugiero que consultes la legislación, aquí en Colombia, las empresas que tienen que ver con la comercialización, fabricación y distribución de productos químicos están regidas por legislación y el control del certificado de calidad es muy importante, pues no solamente contiene la liberación del material sino que también su fecha de vencimiento (información esencial para conocer la vigencia de dicho material y saber si puede ser usado), su composición, de donde proviene, quien lo fabricó, la USP que cumple, etc. Estas empresas tienen un cuidado especial con los certificados de calidad e inclusive los guardan por muchos años ya que si se fabrica algún producto con este material y algo ocurre, se tiene la trazabilidad completa. Sin embargo desconozco cómo se maneja el tema en otros países por eso mi sugerencia de consultar el tema legal.  Si despues de investigar y es tu caso en que se deban controlar, me avisas y te indico una manera de manejarlo si nque sea una carga dispendiosa para el SGC.

    Un saludo

  • David Saavedra Zárate
    • 27/08/12 17:25
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4203
    (1/0)

    Es correcto lo que indicas Angelita, pero acá a esa hoja es indepenciente y se le llama hoja de seguridad, esa hoja si se debe controlar como documento externo cuando se trata de productos químicos.

    Aquí el certificado de calidad es exclusivamente cuando se trata de la calidad del producto, de métodos y equipo utilizados para su liberación, así como del personal.

    La hoja seguridad se requiere para cuando se trata de un producto químico, tóxico y sirve para verificar sus condiciones de manipulación, almacenamiento, grado de toxicidad, explosividad, flamabilidad, reacciones con otros componentes, su contenido, etc.

    El certificado de calidad entonces, cuando es exclusivamente eso no requiere controlarlo como un documento externo, sí como registro.

    La hoja de seguridad sí requiere de un control como documento externo, pues contiene las indicaciones y precauciones del producto, que de desconcerlas puede atenta contra la integridad del personal y de la organización, incluso de la sociedad y del ambiente, además de que está controlado por normas legales.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx


    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • AGUAYO
    • 27/08/12 17:51
    • Imagen de AGUAYO
    • Reg.: 10/11/11
    • México
    • Posts: 104
    (0/0)

    Gracias a ambos por compartir de su experiencia.

    David, de acuerdo a lo que comentas y revisando la norma en el 4.2.4 dice: “…Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos…” ahora me doy cuenta que el alcance de éste punto abarca también los registros externos. Más no para considerarlos en la Lista Maestra de Registros, ya que en ésta se incluye exclusivamente los registros (formatos) internos del SGC.

    Saludos.

  • David Saavedra Zárate
    • 27/08/12 17:58
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4203
    (0/0)

    Es correcto Aguayo.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx


    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • AGUAYO
    • 27/08/12 18:43
    • Imagen de AGUAYO
    • Reg.: 10/11/11
    • México
    • Posts: 104
    (0/0)

    Nuestro cliente principal es una empresa filial, el cual nos hace llegar diseños / dibujos de productos con sus especificaciones para su fabricación. Sé que estos son documentos externos que debo controlar, pero con estos sucede lo que indico en el primer post, respecto a que la Lista de Documentos Controlados de Origen Externo sería muy extensa e iría incrementando conforme se va recibiendo los diseños que en promedio son de 20 por semana. ¿Deberé determinar una vigencia o retención a este tipo de documentos externos en dicho listado? o deberán estar registrados permanentemente.

    De ante mano se los agradezco.

  • David Saavedra Zárate
    • 27/08/12 19:09
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4203
    (0/0)

    Si estos diseños cambian de revisión, es decir, se modifica el producto con base a un diseño anterior, debe permanecer en la lista de documentos externos. De lo contrario debes indicar una fecha de vigencia. Otra opción sería indicar este diesño en la lista maestra como referencia solamente (una vez) y llevar el control en una carpeta, clasificado por tipo de producto, vigentes y obsoletos.

    La norma no indica que tengas que forzozamente indicarlos en una lista, ni menciona una lista para su control, siempre ha sido y será recomendable una lista, pero para este caso no es practico gestionar todos esos documentos en la lista, por lo que recomiendo es indicarlo en la lista, pero llevar el control independiente en una carpeta.

    Espero haberme explicado.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx


    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • AGUAYO
    • 27/08/12 20:38
    • Imagen de AGUAYO
    • Reg.: 10/11/11
    • México
    • Posts: 104
    (0/0)

    Hay ocasiones en que nos solicitan fabricar nuevamente el mueble conforme al diseño que en su momento nos enviaron (por decir algo, después de un año) sin que nos envíen nuevamente el diseño, y en ocasiones nos refieren que en esta ocasión lo fabriquemos en otro material, por ejemplo, acero inoxidable. En este caso, ¿Sería actualización del documento externo? o ¿sería un nuevo diseño?

    En realidad no sabemos si el día de mañana nos volverán a solicitar un mismo diseño como para asignarle una fecha de vigencia a partir de haberlo recibido, ya que cabe la posibilidad de que en un futuro nos lo vuelvan a pedir.

    Gracias.

    La estructura de la lista de doctos. externos sería  la siguiente:

    No.

    NOMBRE DEL DOCUMENTO / IDENTIFICACIÓN

    VERSIÓN / ACTUALIZACIÓN

    CUSTODIO Y RESPONSABLE DE SU ACTUALIZACIÓN

    ALMACENAMIENTO

    FECHA DE VIGENCIA

    DISTRIBUCIÓN

    FECHA

    DEPTO.

    PUESTO

    Físico

    Electrónico

    UBICACIÓN - RUTA

               

  • David Saavedra Zárate
    • 27/08/12 21:07
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4203
    (1/0)

    Ahí es donde entra en función las revisiones, tu cliente tiene la responsabilidad de establecer revisiones a su diseño, es decir, indicar que es la revisión "0" por ejemplo, al inicio, cuando se realice otro producto partiendo de dicha revisión y que se modifique el diseño es responsabilidad de tu cliente enviarte la nueva revisión ("1") y tu de obsoletar la revisión "0".

    Si el cliente solo modifica el tipo de material a utilizar y sigue siendo el mismo diseño, el diseño seguirá vigente mientras no cambie su forma, solo debes documentar el tipo de material a utilizar y aprobado por tu cliente.

    Por eso es importante conservar dichos documentos y llevar un control de sus revisiones.

    No es práctico para ti llevar un contorl de ellos en la lista de documentos externos, al no ser práctico no es necesario, sólo indica que consideras a los diseños como documento externo y controlalo a través de carpetas, clasificalo, ordenalo y controla los obsoletos.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx


    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • AGUAYO
    • 27/08/12 21:19
    • Imagen de AGUAYO
    • Reg.: 10/11/11
    • México
    • Posts: 104
    (0/0)

    David, nuevamente agradezco tu asesoría y pronta respuesta, me has librado de tomar un camino erroneo.

    Un abrazo. 

  • David Saavedra Zárate
    • 27/08/12 21:38
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4203
    (0/0)
    Un abrazo Aguayo.
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx


    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.