Foro: Gestión de procesos y por procesos

Opinión sobre mapa de procesos

  • romarbet
    • 16/08/12 16:27
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    (1/0)

    Bueno por aqui molestando otra vez, hize este mapa de procesos, quisiera un concepto refrenete al mismo, se que talvez esta muy basico , cualquier ayuda me sera utill

     

    graciasss




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  • David Saavedra Zárate
    • 16/08/12 22:58
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    Hola Mauricio, gracias por tu correo, he tenido una agenda muy apretada y por eso no he podido estar co ustedes en el portal, pero agradezco tu confianza.

    Tu diagrama de interacciones le hace falta un secuencia lógica de los procesos, sobre todo el primordial o clave y aquellos que interactúan alrededor (estratégicos y de apoyo).

    Revisa esa secuencia lógica y verifica que cumpla con los requerimiento del 4.1 de la norma.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • romarbet
    • 17/08/12 15:31
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    (1/0)
    Graciass saavedra, que opinas con respecto al organigrama....
  • David Saavedra Zárate
    • 20/08/12 18:58
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    Creo que no se anexó el organigrama.

     Saludos

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  • Gabriella
    • 7/01/13 23:15
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    • Reg.: 7/01/13
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    Buenas tardes Estimados estoy comenzando a trabajar en una nueva empresa en gestión de calidad, todo aca es nuevo en gestión de calidad la empresa es una empresa de consumo que comercializa productos de consumo y del hogar, yo necesito me ayuden para poder elaborar mi mapa de proceso y si el que he trabajado esta correcto, nosotros estamos en Nicaragua, todo lo relacionado a Calidad esta en pañales aca. la empresa es pequeña considerandola con otras empresas, tenemos algunos documentos levantados y algunas politicas elaboradas, yo estoy recientemente asumiendo este puesto de procesos pero me gustaria revisar con ustede y me ayudes para revisar este mapa de procesos.

    espero me puedan contestar y ayudar me encanta haberme unido a este foro, muchas gracias

    saludos




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  • Angelita
    • 8/01/13 17:21
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    Hola Gabriella buen día, bueno varias cositas sobre tu mapa de procesos:

    1.Están bien clasificados tus procesos, eso es bueno

    2.Hay cosas que puedes mejorar, por ejemplo en los procesos misionales lo que veo identificado es todas las actividades en detalle y esto no se necesita en el mapa de procesos, allí hay que identificar los procesos, hay algunas actividades que se pueden combinar y hacer parte de un solo proceso como por ejemplo: (despachos, distribución y entrega de pedidos, alistamiento); (recepción de productos y almacenamiento).

    3.No veo identificado el proceso de “compras” y en una comercializadora este es un proceso muy importante.

    4.En los procesos de apoyo también veo actividades sueltas que pueden pertenecer a un proceso y combinarse, por ejemplo: el tema de inventarios, normalmente es una actividad que le corresponde al almacén; lo mismo pasa con los servicios generales y la infraestructura, normalmente le corresponden a la administración; allí mencionas un proceso de Tesorería y en los misionales una gestión de pagos, realmente la gestión de pagos es una actividad de tesorería.

    5.Con respecto a SGC, es cuestión de enfoque, normalmente todos los temas relacionados con gestión de calidad yo los reúno en un solo proceso, incluidas las auditorias, este proceso se encarga de administrar y gestionar todo lo relacionado con: (documentos, registros, acciones correctivas, acciones preventivas y auditorias internas). Este punto puedes considerarlo o no dependiendo del enfoque de la organización.

    6.Hay otras cosas a considerar y aunque son de forma considero que son muy importantes e la presentación de la documentación de tu SGC, y es el tema de los nombres de los procesos, el nombre del proceso debe ser acorde al objetivo y a las actividades que allí se realizan, te explico mejor con un ejemplo: (si dices “almacén” estas haciendo referencia aun lugar en donde se guardan cosas, pero si dices “almacenamiento” se hace referencia que en ese proceso se realizan actividades relacionadas con el almacenamiento: recibir, identificar, hacer inventario, proteger, almacenar, entregar, etc).

    Espero haberte ayudado. Un saludo

  • Gabriella
    • 8/01/13 22:09
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    Estoy eternamente agradecida, mil gracias Angela la verdad que tengo muchas dudas y muchas gracias por su ayuda, realizare los cambios indicados, un punto muy importante que usted me decia es que deberia ser mejor combinar y hacer parte de un solo proceso como por ejemplo despachos, distribución, entrega de pedidos y alisto, pero hay algo que no mencione y es que nosotros no tenemos transporte lo que es la logistica de la distribución lo hacemos aca ok, pero el transporte es tercerizado, una empresa viene aca nosotros les entregamos las ordenes de los clientes ellos se llevan el producto y ellos realizan la entrega, en este caso mi pregunta es: lo que es Alisto del pedido Y despachos es logistica y Distribución lo puedo dejar como un proceso aparte porque no es nuestro pero si es un proceso que debemos estandarizar a nuestro proveedor.....

    Mil Gracias Saludos

    Gabriella

  • Angelita
    • 8/01/13 23:20
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    Hola Gabriella, efectivamente el trasporte y la entrega de los productos lo hace un proveedor que debe estar catalogado como proveedor de alto impacto y debe ser controlado. Con respecto a tu proceso interno de "despacho (o alistamiento como lo vayas a llamar)", es un proceso al que hay que definirle muy bien el alcance pues alguien debe hacer seguimiento a los despachos y esta actividad debe ser incluida en algun proceso.

    Si necesitas algo mas no dudes en preguntarnos, vas por buen camino.

  • Gabriella
    • 8/01/13 23:20
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    Angela mi mapa de procesos podria quedar de esta manera usted que opina???, anteriormente no habia incluido lo que es gestión de compras, lo deje en los misionales como Gestión de comprar proveedores, y las cajitas que tenia como procesos pero que reealmente eran actividades las unifique y deje en si el proceso de Logistica, que no se si estara correcto como lo nombre, en los procesos de apoyo deje lo que es el SGC y si en el estamos contemplando como sub procesos Elaboración de Manuales de politicas y procedimientos, instructivos de trabajo, registros, formatos, auditorias interna de calidad, acciones preventivas y correctivas.

     Mil Gracias por su ayuda

    saludos Cordiales




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    docxMapa de procesos.docx 859.85 KB 240
  • Angelita
    • 9/01/13 14:07
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    Hola Gabriella, veo mejor estructurados tus procesos; sin embargo aun creo que hay cosas que se pueden mejorar:

    1.       Es importante que tengas clara la diferencia entre planeación gerencial y planeación estratégica, en mi concepto podrían ser un solo proceso.

    2.       Como veo que creaste una nueva clasificación “procesos de evaluación”, el proceso de auditoria interna es un proceso de evaluación (te sugiero que revises bien el tema de auditoria y verifiques si realmente es un proceso o una actividad del proceso de SGC). No te digo que lo quites sino que revises bien tus argumentos.

    3.       En mi concepto los procesos de “cartera” y “facturación”, son procesos de apoyo, mientras que el de “almacenamiento” sí es un proceso misional. (Si en resumen verificamos lo que hace una comercializadora, tendríamos: compra, almacena, vende, despacha) aunque dependiendo de los servicios puede variar un poco.

    4.       Finalmente, me queda la duda de si el proceso de “distribución” es el externo, si es así, puedes dejarlo en el mapa pero debes identificarlo diferente de los demás porque no se reconoce que sea el externo, puede ser cambiándole el color.

    Saludos

  • Gabriella
    • 9/01/13 16:34
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    Muchas gracias Angella, bueno con respecto a la planeación si considero que tiene mucha razon en un solo proceso con diferentes actividades, en lo que consiste a los procesos de evaluación estuve pensando como quedaria el SGC, entonces fue cuando inclui ese punto de los procesos de seguimiento, mi pregunta es Auditoria interna (que es la que revisa y supervisa todas las actividades contables y de la financiera y que en nuestro organigrama esta puesto como staff de la alta gerencia) esto entraria en mi mapa de proceso como un proceso estrategico, o como de medición, es lo que no se honestamente.

    con lo referente a la facturación pensaba que entreba en los misionales porque una vez que cada uno de nuestros vendedores levantan la venta se dirigen donde ellos para que procedan a gravar los pedidos y luego ser enviados a almacén para el alisto, despacho y luego la entrega a transporte, pero viendolo desde el punto como lo explicas considero que si ellos estan de apoyo para que la venta pueda ser finalizada y entregada al cliente.

     en lo referente a distribución si tienes toda la razón yo hablo de distribición y me refiero al proceso que hace el transporte externo donde recibe de almacén la solicitud del cliente, se dirige donde el cliente y lo entrega. pero como tu dices lo dejo en el proceso y lo detallo de otro color para que se entienda que es externo......

    muchas gracias por tu ayuda tenia muchas dudas que me has dado mucha claridad.......




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  • David Saavedra Zárate
    • 9/01/13 16:58
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    Buenos días, complementando las atinadas aportaciones de Angelita, se puede fusionar las actividades de Promociones y la Gestión de Ventas, ambas son actividades de ventas.

    Debes agragar también Gabriela, la Disponibilidad de los Recursos y la Revisión por la dirección en los procesos estratégicos.

    Yo quitaría la flecha que dirige la planificación estratégica hacia la auditoría interna, porque pareciera que se hace para la auditoría, la planificación estratégica debe ser para todos los procesos, enfocado al cumplimiento de la política, misión, visión, objetivos, etc.

    También quitaría los procesos de evaluación, ya tienes la evaluación con la auditoría interna y la revisión por la direción que te recomiendo incluir, la gestión del sistema de calidad lo incluiría en los procesos de apoyo, la auditoría interna financiera se tiene en los procesos de gestión financiera.

    De esta manera tu diagrama de interacción es más sencilla y práctica.

    Saludos  

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  • Gabriella
    • 9/01/13 17:58
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    Muchas Gracias Don Saavedra por su aportación y ayuda, he realizado los cambios propuestos el mapa de procesos entonces quedaria de esta manera....




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  • David Saavedra Zárate
    • 9/01/13 18:14
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    Excelente, ahora solamente agrega en la parte izquierda donde dice cliente, "Infomración de Entrada" junto con una flecha y otra flecha al final del proceso clave hacia la parte derecha y agregale el texto "Satisfacción del cliante".

    Buen trabajo.

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  • Gabriella
    • 9/01/13 21:49
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    Muchas Gracias a Angelita y a Don Saavedra....es un gusto ser parte de este portal.


    Saludos Cordiales
  • EdyGeo
    • 25/02/13 0:41
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    Saludos.

    Estimados.

     

    He leido el gran apoyo que brindan sobre el tema en este magnífico portal es por ello que por favor requiero su valiosa ayuda proporcionandome guias, modelos, diagramas o ejemplos de como estructurar los procesos, Comerciales, Financieros, Administrativos, Productivos es para una avícola, estoy en la fase de elaboración de los diagramas de flujo y establecimiento de los procesos y procedimientos pero tengo tanta informacion que no se como organizarla pues no cuento con un modelo apropiado para hacerlo.

    Por favor tengo tan solo una semana para pode comlcuirlos antes de la revisión. 

     

    De antemano agradesco su valiosa ayuda

     

     

  • David Saavedra Zárate
    • 25/02/13 2:43
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    Hola, explicanos brevemente que hacen, y cuales son los pasos que siguen desde que un cliente solicita un pedido hasta que se le entrega.

    Saludos

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  • Lily Cuervo
    • 25/02/13 19:28
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    buenos días a todos....

     Ing. Saavedra, Angelita disculpen me quedé con una duda:

    ¿la Gestión del SGC debe aparecer en un mapa de procesos como tal o se "vale" asentar unicamente algunos puntos como: mejora contínua, satisfacción del cliente, auditoria interna, acc preventivas y correctivas? 

    y mi otra duda sería ¿éstos estarían como estratégicos o como de apoyo? leyendo un poco el enfoque que cada uno le da, veo que la revisión por la dirección si estaría en los estratégicos por ser información relevante para la misma planeación estratégica, pero entonces, ¿los demás (mejora, satisfacción, acciones) no sería también estratégicos, no serían tambien información de entrada relevante para la planeación estratégica?

    Actualmente estoy haciendo un mapa de procesos para una comercializadora, como la de Gabriella pero con la diferencia que también realizan la instalación y mantenimiento de los productos que comercializan (maquinaria y equipo para la industria: bombas, líneas de tubería, motores, etc) y entonces hice mi mapa como lo adjunto, además que estoy implementando un SGI por lo que no sé entonces como aparecería la gestión del SGI en mi mapa.

     Agradezco mucho su ayuda al respecto, saludos 




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    docxmapa de procesos .docx 15.65 KB 179
  • David Saavedra Zárate
    • 25/02/13 21:28
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    Hola puedes quitar el SGI, lo tienes arriba, pero el mapa no me indica que sistema integras.

    Te falta revisión por la dirección como estratégico y el proceso clave debes darle un orden o secuencia lógica.

    Todo lo que indicas en el diagrama deben ser procesos, documentados o no.

    Saludos

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  • Angelita
    • 25/02/13 21:55
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    Buen día lidicuervo, bueno en mi concepto dberías dejar solo un proceso que se llame SIG, si repasas el concepto de proceso (y a menos que la organización sea muy grande), es mejor que manejes estos temas desde el departamento de calidad, pues desde mi punto de vista el control de documentos y registros, la gestión de acciones C y P, la gestión de auditorias internas, etc, son actividades que lidera el "Administrador del Sistema de gestión", ademas te sugiero que solo dejes el proceso como SIG, porque en las 3 normas te piden un control documental y de resgistros, unas acciones de mejora, unas auditorias, etc, existen temas en comun, así que no valdria la pena tener 2 procesos separados SGC y SIG.

    Con respecto a que el SIG sea de apoyo o estrategico depende mucho del enfoque que la dirección tenga sobre esos sistemas, de si realmente los ve como una herramienta para la organización, de igual manera donde lo ubiques es importante que sepas justificar porqué.

    Saludos

  • Angelita
    • 25/02/13 21:59
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    Buen día EdyGeo, en mi opinión debes hacer un esfuerzo por hacer un borrador de mapa, en este portal en la sección de articulos encuentras uno muy bueno sobre cómo hacer el mapa de procesos, tambien puedes guiarte de las indicaciones del Ing. Saavedra, con ese borrador para nosotros es más facil poderte indicar qué corregir o que cosas hacen falta y ademas es más rápido.

    Adelante, intentalo que no es tan dificil, seguro tendras nuestra ayuda en las correcciones.

    Saludos