Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Documentacion en la red

  • VEROMAR
    • 26/07/12 18:38
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    Hola a todos, tengo una consulta. En nuestra empresa se cambio de responsable de calidad, hace tres meses que estoy yo. La documentacion era gestionada con biblioratos. La responsable de calidad tenia biblioratos con los originales y en cada sector habia un bibliorato con las copias controladas. Ella a su vez tenia listas de verificacion donde iba poniendo por sector los documentos que tenian y ahi controlaba la vigencia. Bien esto es demasiado engorroso y con gasto de mucho papel, copias y copias para cada sector una locura. Yo lo que quiero es implementarlo digital. en mi empresa no estan dispuestos a pagar un software. yo lo que pensaba era poner una carpeta en la red, donde todos los procesos, procedimientos  e instrucciones esten en formato pdf para que no puedan ser modificados, a su vez en cada uno de ellos estoy escribiendo una leyenda que dice "la impresion de este documento es una copia no controlada, asegurese en el sistema informatico de que se encuentra en el ultimo nivel de revision". Yo voy a seguir teniendo los biblioratos mios con los originales que hare firmar para aprobacion y las listas donde verificare la revision de cada documento. Me generan mcuhas dudas si esto realmente puede ser asi, cuando yo actualice un documento avisare a cada persona que corresponda. Las dudas son como hago con los registros, documentos o planillas que ellos utilizan para trabajar, necesitan escribir sobre ellas y claro esta que mandarlas a imprimir para utilizarlas tambien, esas van a salir con la leyenda tambien y me preocupa en que formato ponerlas, quizas en el formato que estan, word o excel?  y controlarlas igualmente con la lista?.. no se me ocurre otra cosa. tambien es que todos pueden ver toda la documentacion, pero no pueden modificarla. Y los pdf, van a tener la ruta del word osea documentos originales que yo tendria en otro disco, otra carpeta mia, donde gestiono yo sola. Soy una y tengo que ocuparme de todo, aunque la empresa es grande no hay quien se ocupe de su propia documentaciuon, yo tendria que juntarme con cada uno para hacer las modificaciones pertinenetes, alguien puede ayudarme?, estoy como loca con todo esto. Desde ya muchas gracias, soy de uruguay
  • Ana Claudia Pereiro
    • 27/07/12 14:29
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    (0/1)

    Hola Veroman,

    esta buena la idea de sacar de circulación tanto papel ya que el personal tiene todos acceso a una computadora.

    Con respecto a los procedimiento e instructivos, estando en pdf esta bien. Acordate que la información tiene que estar accesible para el personal que la utiliza, asi que fijate como vas a establecer esa carpeta en la red (establecer quien va a tener acceso a ella). Ademas te recomiendo que cuando lo difundas mandes un mail a cada uno de los involucrados como registro que lo difundiste.

    Con respecto a los formularios, que queden en la carpeta de red como .txt o .xls esta bien  asi pueden llenarlo via informatica y guardar los registros en la compu. Si llenan asi los formularios, procura el tema de los respaldos informaticos. El resto, es como pasa con los procedimientos y demás...

    Espero haber sido clara y haber contestado todas tus dudas. Me pongo a las ordenes para lo que necesites.

    Ana Claudia Pereiro

    Uruguay

     

  • VEROMAR
    • 27/07/12 16:46
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    (1/0)

    Gracias por tu respuesta. Se me esta complicando que solamente tengan acceso a las carpetas que les corresponde a cada uno. Solo pude implementar hasta ahora que todos tengan acceso a todo. En informatica no han podido poner una clave para cada carpeta. Entonces pensaba por en la lista documentaria de cada seccion los documentos entonces difundirla para que cada uno sepa a que carpeta tiene que entrar para ver sus cosas, el resto no les importaria. Me preocupa que la gente que utilice las planillas para llenar, llene tanto en la computadora como imprimiendo las copias y que quizas eso circule y llegue a ser obsoleto sin ellos saberlo.

    Sobre los respaldos tengo pensado solicitar que cada dia se respalde la informacion de ambas carpetas, la mia donde estan los originales y la de la informacion para todos, a eso le llamariamos las copias controladas supongo. Y claro establecer en el proceso que tenemos ese respaldo al igual que el de los mails.

    Claro esta que cada vez que actualice un documento, lo avisare por mail que lo subi. Inclusive podria reenviarselos para que ya lo tengan en conocimiento.

    Igual siguen quedandome un monton de dudas. Por ej. Si yo tengo mi carpeta, donde tengo todos los originales, y cada vez que modifico algo lo tengo que guardar en pdf en la otra, para que se actualice, el pie de pagina que va a quedar siempre va a ser el de mi carpeta primaria... eso no influye en nada?.

    Por otro lado, yo tengo que poner en acceso para todos, los procesos, procedimientos e instrucciones, al igual q ue los registros, no tengo porque poner en conocimiento cosas como resultados de auditorias anteriores, o documentos que manejo yo unicamente responsable de calidad, verdad? perdon tanta pregunta, saludos y gracias

  • Angelita
    • 27/07/12 18:19
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    (1/0)

    Buen día,

    Tal cual lo estás planteando está bien. Voy a contarte como lo implemente en una empresa hace algunos años y se que todavía funciona.

    En tu pc tienes los documentos originales a los cuales solo tu tienes acceso, y en la red tienes una carpeta compartida para todo el personal con esos documentos en PDF (yo no veo la necesidad de restringir el acceso a otros procesos, finalmente la documentación del SGC debe estar disponible).Cada vez que se crea un documento nuevo o se hace un cambio, se debe publicar en la carpeta en red e informar por mail sobre la nueva versión.

    Con respecto a los formatos y si tu preocupación es que los modifiques, lo que puedes hacer es restringir los cambios (Excel y Word permiten hacer restricciones de tal manera que esos documentos puedan diligenciarse como formularios, es decir solamente permite diligenciar los espacios en blanco) y también los publicas en la red.

    Con respecto al uso de obsoletos, ahí si es necesario hacer una muy buena campaña de sensibilización en donde el personal sepa que los documentos publicados en la carpeta de la red son informativos, de lectura pero que todo el tiempo deben tener presente verificar la versión vigente.

    Con respecto a los pie de página en muy sencillo (supongo que el pie de pagina contiene las firmas de quien aprueba y eso), en tu original van las firmas y en el de la red, lo quitas, eso puedes decirlo en tu procedimiento de control de documentos. “Cuando un documento sea pasado a la red no tendrá el pie de página del original ”

    Con respecto a los registros las cosas deben manejarse diferente y en ese caso los registros si pertenecen a cada proceso, por tanto cada quien es responsable de esos documentos y de conservarlos como y en el lugar que se indica en el listado. Además no es practico que todos los miembros de la organización tengan una carpeta unificada de registros eso puede saturar la red y hacerla más lenta, lo que puedes hacer es que cada trabajador cree una carpeta en su pc que se llame registros ISO (o algo así) y allí cada quien guarda sus registros del SGC (te sugiero que revises otras opciones.) 

    Espero haberte ayudado. Un saludo

     

  • VEROMAR
    • 27/07/12 20:36
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    (1/0)

    Muchas gracias por tu respuesta. Muy completo. Y si, como lo detallas es como quiero implementarlo. Lo unico que no es asi, lo que referia a pie de pagina. En el pie de pagina unicamente encontramos dentro de estos documentos, mencion a quien tiene el orginal y los nombre o abreviaciones de sectores que correponden copia. La firma en los procesos o procedimientos, o instrucciones se encuentra en una tabla en la tapa de cada uno de estos. Arriba encontramos la fecha de aplicacion y el numero del documento. Tambien encontramos una lista en la tapa donde se ponen los cambios osea las revisiones, detalladamente. El pie de pagina tambien hace referencia a la ruta donde se encuentra el documento. Eso es lo que me preocupa si puede influir en algo. Dado que como tu decias, la carpeta donde tengo los originales es una, donde cuelgo los que puede ver la gente otra, la ruta va a ser la de mis documentos, porque cuando se guarda el documento en pdf, queda la ruta del documento anterior. Por otro lado tengo las dos carpetas en la red, queria cambiar la mia original a mi computadora, pero si lo hago, todos los pies de pagina donde dicen la ruta de los documentos, estaria mal y tendria que cambiarlo uno por uno.. y ya bastante que tuve que poner en cada documento uno por uno lo de copia no controlada en caso de ser impreso.. eso para que quede en pdf... cuando lo guardo.. y antes de guardar el orginal, tengo q borrar ese encabezado.

    Por otro lado me entran dudas en cuando por ej. Si yo empiezo a trabajar en un documento, planilla que se llena, si yo no copio ese documento para llenarlo, del que yo colgue, no aparece el encabezado de copia no controlada en caso de ser impresa, y podria tener obsoletos por ahi, en cambio si utizo ese si apareceria... Los documentos que tenia de antes, a estos cambios, no tengo porque cambiarlos  verdad? es todo un lio, y la chica que estaba antes en mi lugar no sabe explicarme nada, parece que no hubiera aprendido en siete años, estoy como en la guerra con cucharita.... gracias y saludos 

  • David Saavedra Zárate
    • 29/07/12 17:15
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    Hola Vero, tu primer problema es hacerte responsable de todo, el SGC no es para una persona, es para todos los responsables, todos los procesos. Deja la responsabilidad de elaboración, modificación y firmas al encargado de área y su gente, tu debes limitarte unicamente a subir los documentos al sistema y controlarlo.

    Tienes mucha información en los documentos, al subirlo a la red no requieres ya indicar en cada procedimientos quiénes tienen una copia (la distribución se hace precisamente por red), y la ruta.

    Pide asesoría de un especialista en sistema para que clasifique las áreas en la red, y sus procedimientos respectivos y que en cada procedimiento haga un link cuando se mencione un formato o plantilla y ese link te habrá de manera inmediata dicho formato. Lo unico que debes hacer es mantener los documentos acualizados en la red.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Ana Claudia Pereiro
    • 30/07/12 13:55
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    (0/1)

    Veromar,

    Me parece que te estas complicando mucho con lo del pie de pagina. Esa información debe estar en la lista de control documental. Nosotros en los pies de pagina internos ponermos la versión, vigencia, numero de pagina y "Copia no controlada" porque tambien tenemos toda la info en la red.

    Por otro lado, las planillas que se llenaron (registros) antes de realizar estos cambios no se modifican, quedan con el formato viejo. Lo importante en este caso no es el formato nuevo que le des sino la información que contiene que me imagino que no cambia. Con respecto a lo anterior de los registros, no te entendí.

    Espero haber sido util y clara.

    Saludos,

     

    Ana Claudia Pereiro

  • VEROMAR
    • 30/07/12 16:27
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    (0/1)

    Gracias a ambos por sus respuestas. Puede que me este complicando si. El tema es q como son mis comienzos, realmente no tengo muy claro que esta bien y que esta mal. O en este caso si agrego cosas de mas. La idea, es optimizar el sistema, hacerlo mas amigable, y poder informatizarlo como les comente. Quizas me estoy complicando con los pies de pagina demasiado como dices Ana Clara. Por otro lado, en cuanto a que yo solo deberia subir los documentos al sistema y controlarlos, aqui no es asi, la realidad que no hay mucho encargado de la documentacion y el director quiere que yo haga todo, es demasiado trabajo, lo intento pero a veces no se por donde empezar.

    Seguire aprendiendo de todos uds. y claro intentando hacer lo mejor en mi trabajo, gracias nuevamente por sus comentarios.

    Saludos

  • Ana Claudia Pereiro
    • 30/07/12 18:36
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    (0/1)
    Para tener en cuenta: si existe Procedimiento de Elaboración de Documentos, no te olvides de seguir al pie de la letra lo que dice o realizá la modificación pertinente si te resulta engorroso.
  • VEROMAR
    • 30/07/12 22:44
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    (0/0)

    Si, tenemos un proceso que se llama gestion de la informacion. Que detalla los formatos, las listas documentarias, etc. Alli se que tengo que detallar todo, cambiar lo que cambie.

    Realmente se me esta haciendo re dificil unir todos los documentos. Mi antecesora, tenia una lista que se llamaba Sumarios de Biblioratos, ahi tenia listado por proceso, los diferentes documentos que se le asociaban, y con cruces a que area correspondia consultar cada uno. La version vigente con su referencia documentaria, y mas nada. Inclusive algunos documentos no los ponia en esa lista, me dijo que no ponia los poco importantes, pero no me parecio coherente. Y por otro lado tenia otra lista, que incluia por un lado los documentos internos, y otra planilla para documentos externos, cada una de estas la hacia para cada sector, listando los documentos que le competen, tanto esten registrados en calidad, como cosas como recibos de sueldo etc, que no tienen un numero de verificacion ni nada, no se si se entiende.

    No se como unir estos dos... otra cosa que me complica la vida es la utilizacion del microsoft visio para los diagramas de flujo, me complica que esten hechos en cada proceso, y al cambiarlos tengo que cambiar todo.

    Alguien puede decirme, es necesario tener en proceso y procedimiento diagrama de flujo, tengo entendido que solo en los procesos?!.

    gracias saludos

  • VEROMAR
    • 30/07/12 23:15
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    (0/1)

    Les adjunto el mapa de procesos yo estaba tratando de arreglar un poco para que quede como el definitivo. El de mi antecesora es casi inentendible

    Recuerden es una automotora. saludos y gracias por todo

  • ivan mendez
    • 31/07/12 0:11
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    creo que estas pasando por lo mismo que pase yo yo era un simple obrero pero con estudio.gracias  DIOS me dieron la oportunidad de trabajar en este mundo de quebradero de cabeza pasaba por los mismos dolores que tu jajajaja.pero esto es poco a poco vas aver que vas ir entendiendolo echale ganas tengo muchos formatos ,procedimientos que si quieres te los puedo pasar para que te sirvan de ejemplos si quieres yo soy de monterrey n.l mexico  suertee.y todo lo podemos en CRISTO que nos fortalece
  • Dayka
    • 11/08/12 19:50
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    (0/1)

    Savedra!!!!Leyendo tu coment encuentro algo interesante, por ahora no contamos con un SGC estoy trabajando en eso pero por el momento yo me encargo de los documentos que el director pide y que crees yo me encargo de elaborarlos modificarlos  y de darles formato  claro los realizo de manera conjunta con ellos e incluso ya elabore un instructivo de trabajo para elaborar procedimientos, debo enontoces dejar que cada responsable lo haga e incluso yo los presento a Dirección para su actualización.

    Saludos!!!! 

  • Dayka
    • 11/08/12 19:56
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    • Reg.: 10/08/12
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    (0/2)

    mendez que tal!!!!!

    te gustaria compartir conmigo algunos formatos mi correo es flacoota_d@hotmail.com

    saludos!!!!

  • David Saavedra Zárate
    • 20/08/12 21:07
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    Hola Dayka, uno de los factores de los cuales depende el éxito de una organización, y que va implicito el SGC es la definición clara de las responsabilidades, cada quien con su cada cual como dicen, si consideras necesario ayudarles, enseñales, pero no los mal acostumbres que tu hagas todo, no es un buen ábito y no es productivo, enseñales para que llos sea autosuficientes y dejalos sólos, ayudales cuando consideres que lo necesitan, pero haz incapie que la responsabilidad es de ellos, capacitalos, guíalos, para que lo hagan ellos, sin dejar de supervisar el trabajo, sin dejar de participar y generar ideas.

    Saludos 

    _________________

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    Ing. David Saavedra Zárate

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