Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Estructura de documentación del Sistema de Gestión de calidad

  • Nuria
    • 4/07/12 15:56
    • Imagen de Nuria
    • Reg.: 14/12/10
    • Posts: 24
    (0/1)

    Buenas tardes,

    en mi empresa vamos a incorporar una nueva herramienta para realizar la estructura documental, concretamente un Sharepoint.

    Me permite guardar versiones y subir documentos procedimientos) en word.

    El problema que tengo, que a la hora de crear esta estructura documental, y al ser una empresa que todavia (y siempre) tendremos una estructura por departamentos, no se como realizar esta subida masiva de documentos.

    Hoy tenemos una base de datos la cual esta estructurada por departamentos, y cada uno tiene sus procedimientos. Y se han acostumbrado a ella pero es dificil de mantener actualizada a causa de la informatica.

    Queremos gestionar por procesos y tenemos el mapa de procesos realizado y publicado, pero mis compañeros no se acaban de aclarar exactamente a la hora de encontrar documentos si los relaciono por procesos. Dicen que lo encuentran mejor por areas.

    Como puedo crear una estructura documental que sea "intuitiva" tanto por departamentos como por procesos?

    Ejemplo de lo que tenemos ahora:

    - Departamento de Back office (procedimientos, instructivos)

    - Departamento de Calidad(idem)

    .. Y asi con todos.

    Si lo realizamos mediante proceso: el proceso de transferencias empieza en la solicitud de la oficina, sigue por back office, sigue por cumplimiento, y acaba con el dinero transferido a otro banco en otro pais.

    Mis compañeros no encuentran los procedimientos que necesitan si lo hago como proceso.

    Alguien me puede ayudar ?

    Gracias por todo

     

     

  • David Saavedra Zárate
    • 5/07/12 22:32
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4141
    (0/0)

    Creo que hace falta ese conocimiento de las áreas a través de procesos, a los procedimientos, instructivos y formatos no hay como llamarles por su nombre.

    Realiza un diagrama de flujo general del macro proceso por su nombre para que todos los conozcan.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • MonySilva
    • 5/07/12 22:42
    • Imagen de MonySilva
    • Reg.: 5/07/12
    • Mexico
    • Posts: 3
    (0/0)

    Hola, Lo que comentas, es un caso típico de transición de un SGC por procesos, Nosotros lo que realizamos fue, elaborar un diagrama de flujo donde se indicaba las actividades por puesto, cuando se difundió hacíamos énfasis en sus puestos. Es un cambio de paradigma al trabajar por procesos el SGC.

    Tienes que hacer ver al personal que sus actividades NO han cambiado, solo que ahora esta diagramado por un flujo de proceso.

    Otra herramienta que utilizamos fue Excel, diagramamos cada actividad por puesto y cuando filtramos, se daban cuenta que era lo mismo pero su diagrama es diferente

    La primera etapa es de romper esquemas de trabajo sin embargo no es difícil, cuando logres que el personal comprenda el flujo del proceso será mucho más fácil

     

     

    _________________
    Monica Silva
  • MonySilva
    • 5/07/12 22:46
    • Imagen de MonySilva
    • Reg.: 5/07/12
    • Mexico
    • Posts: 3
    (0/0)

    Sharepoint es una herramienta que te va a permitir realizar lo que deseas, te recomiendo que subas cada documento por proceso, sin embargo la propia herramienta te da la flexibilidad de navegar con links,

    Utilízalos en una nueva sección que diagrames por área, pero no la mantengas durante mucho tiempo, porque No lograras  tu objetivo, el cual es que el personal de tu compañía empiece a ver un SGC por proceso

    Solo durante la primera etapa

    _________________
    Monica Silva