Foro: Auditorías internas

Redactar una No Conformidad

  • AMELIA
    • 21/06/12 19:02
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    (1/0)

    Buenos días:

    Por favor alguien me ayuda a describir una No Conformidad.

    Gracias, 

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 21/06/12 19:16
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    (2/0)

    Usando el buscador podrías haber encontrado varias respuestas interesantes. Pero siendo nueva te dejo la respuestas.

    La mejor manera de redactar una No Conformidad es la siguiente.

    Hacerlo en 2 párrafos, en el primero pones la evidencia y en el segundo el incumplimiento.

    Lo primero es que debes anotar en tu cuaderno de notas, cuando detectas el incumplimiento en la auditoría lo primero que se te ocurre porque debes ir del abstracto al concreto. Piensa que cuando terminas la auditoría puedes tener 15 incumplimientos potenciales que no tienen porque acabar siendo no conformidades. Una NC debe ser algo que no pueda rebatirte el auditado, debes esta muy seguro cuando la pones.

    En segundo lugar debes cumplir una serie de normas para redactar la NC

    1º Que la frase tenga Sujeto-verbo y complementos. Parece evidente pero muchas veces no hay quien entienda a los auditores

    2º Frases no superiores a 15 palabras

    3º Evitar estereotipos

    4º Evitar verbos como debe, el no. Evitar términos abstractos

    5º Poner el QQDCC (Qué, Quién, Donde, Como, Cuando) Se trata de decir qué ha fallado, quién lo ha hecho, donde se ha detectado, como ha sido el incumplimiento, y cuando (definirlo en el tiempo o su duración)

    6º Ponerte en lugar del que va a leer la NC

    En tercer lugar, copia en el párrafo segundo la norma tal cual, con el punto exacto que el auditado ha incumplido.

    Espero haberte sido de ayuda

     

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • AMELIA
    • 21/06/12 21:01
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    • Reg.: 21/06/12
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    (0/0)

    Hola, muchas gracias por la respuesta

    La respuesta me genero otra duda.

    Le explico:La institución que laboro se está preparando para obtener la certificación ISO y como comprenderán estamos con toda la implementación para obtener dicho certificado.Trabajo en el área de Aseguramiento de la Calidad y nosotros tenemos que detectar los Productos No Conformes de toda la línea, en consecuencia a ello se ha creado un formato de Acciones Correctivas y/o Preventivas, en el cual tenemos que describir las No conformidades y según las indicaciones dadas por su persona tendría que hacer lo siguiente: Hacerlo en 2 párrafos, en el primero pones la evidencia y en el segundo el incumplimiento, ello, también es válido para aplicar en el formato de Acciones Correctivas y/o Preventivas; un área de AC también actúa  como auditor interno? Por otro lado, quisiera saber que herramientas utilizo y como usarla para hallar la causa raíz de los Productos No Conforme (otras de la Herramienta Ishikawa) Gracias por la atención

  • Angelita
    • 21/06/12 21:46
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    (1/0)
    Buen día, bueno hay varias preguntas en tu mensaje, intentaré responder todo:Primero: los responsables por el reporte de las no conformidades en una empresa deben estar definidos en un procedimiento, allí puedes buscar si el personal de AC puede hacer o no estos reportes.Segundo: debes saber que en una Empresa existen varios tipos de no conformidades y uno de los tipos, son las derivadas del producto (producto no conforme), esto tendría que registrarse en el formato que te indique el procedimiento (puede ser en el de acciones correctivas o preventivas), en muchas empresas utilizan el mismo formato para registrar todo tipo de no conformidades pero en otras no.Tercero: no necesariamente los únicos autorizados para generar no conformidades son los auditores, puede hacerlo cualquier persona de la organización que esté definida en el procedimiento, pero eso tampoco quiere decir que esas personas autorizadas sean auditores, pues para ello se requiere de una formación especial.Te sugiero que revises bien tus procedimientos de producto no conforme y acciones correctivas y preventivas, para que tengas más claridad sobre cómo se manejan estos temas en tu organización.Creo que por el volumen de productos que fabrican no es conveniente que por cada defecto encontrado se lleve a una acción correctiva, es decir no es práctico, podrían utilizar una herramienta muy conocida y fácil como el Pareto.Y para terminar, existen muchas herramientas para análisis de problemas y detección y priorización de causas como:-Herramientas duras: (cuantitativas) – Diagrama de pareto, jurado de opinión, histograma, diagrama de dispersión, estratificación.

    -Herramientas blandas: (cualitativas) – diagrama de afinidad, diagrama de causa efecto, lluvia de ideas, 5 porques, 5WH, 6M.

    Saludos
  • Invitado
    • 18/01/13 18:22
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    Hola, espero estar en el foro correcto, yo apenas ingresé como coordinadora de calidad en un centro de verificación vehicular y bueno la EMA (ENTIDAD MEXICANA DE ACREDITACION) realizón una vigilancia en el centro de verificación y encontró 7 no conformidades el ing. que estaba antes las resolvió pero solo quedaron 2 cerradas 5 siguen abiertas y una de ellas habla acerca de que realizaron una auditoria interna sin embargo no firmaron los documentos, el ingeniero que estaba antes la contestó diciendo que fue un descuido y anexo los resultados de la auditoria interna ya firmados sin embargo la ema la rechazó porque dice que esa no es una solución para que no vuelva a recurrir, por lo que yo le puse como analisis de causa que faltó concientización del personal sobre la importancia de firmar los documentos de auditoria y luego mi jefe elaboró un oficio de designacion al coordinador de calidad para supervisar que los documentos cuenten con la firma, sin embargo eso es suficiente o debo de dar alguna platica al personal sobre porque es importante firmar esos documentos?  ojala me puedan ayudar

     

    gracias. 

  • David Saavedra Zárate
    • 18/01/13 21:01
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    Es muy superficial el análisis, y al ser superficial, en la misma medida se establecen las acciones correctivas, mientras más profundo el análisis, más efectivas la acciones.

    Cuando esto sucede, hablo de tu no conformidad de la auditoría interna, si hay irresponsabilidad del personal, el problema no está en el personal únicamente, viene de más arriba, no se firma porque no hay supervisión, no hay supervisión porque no hay exigencia de más arriba, y si arriba no exigen, mucho menos harán el trabajo en los niveles de abajo.

    Cuando una auditoría interna se programa, se ejecuta y se generan los reportes pertinentes, la alta dirección debe tener conocimiento de todo al respecto, no sólo eso, debe aprobarlos, y no es posible que haya pasado desapercibido la documentación sin firma, o más bien no paso por la dirección.

    Tu análisis de causa debe ser efectiva, para determinar unas acciones al mismo impacto de la no conformidad y hagan que el problema no vuelva a suceder.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Invitado
    • 19/01/13 0:13
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    Mmm estoy leyendo su respuesta y agradezco su atención a la brevedad, sin embargo no me queda muy claro, la es primera vez que resuelvo no conformidades, ya que yo he estado en calidad pero en otras cosas, y se me está complicando sobre todo esta no conformidad, mi jefe pidio ayuda a un auditor externo a la empres  y esa fue la respuesta que él me sugirió pero como usted dice está muy superficial, entonces no logro entender muy bien que significa eso eso de análisis de causa, acción inmediata tomada, accion tomada para prevenir recurrencia, las no conformidades que se mandaron antes, le pusieron que no mostraban evidencias de las acciones tomadas para prevenir la recurrencia y por ello fueron rechazadas y siguen abiertas.

    Ahora también en la auditoría hecha por la EMA, encontraron 5 observaciones y no las contestaron y al mandar el informe, aparecen como observaciones abiertas, el auditor externo me comentó que las observaciones no se contestan, es verdad eso?.

     Muchas gracias. 

  • David Saavedra Zárate
    • 19/01/13 0:39
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    Cuando surge una NC lo primero que hay que hacer es una corrección, es decir, detener el problema, que fue lo que hicieron, firmar el documento o los documentos. Para que el problema no vuelva a suceder debemos analizar la causa raíz, como cuando quieres eliminar el pasto del jardín, si no lo arrancas de raíz, el yerba vuelve a brotar, con base a dichas causas hay que determinar cuales serán las acciones correctivas a realizar, estas acciones deben eliminar la causa raíz del problema para que no vuelva a ocurrir. Requieres de un buen curso al respecto.

    Las observaciones no se contestan, efectivamente.

    Saludos

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 22/01/13 19:23
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    Existe un documento emitido por el Auditing Practice Group, el cual establece orientación sobre la correcta redacción de las no conformidades, lo anexo para que sea de ayuda en este post.

     Saludos.




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    • 7/04/14 19:02
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    Buen día, en un centro de verificación vehicular federal, hubo una auditoria por parte de EMA, sin embargo al realizar una testificación para ver si el equipo que se ocupa para realizar las verificaciones funciona, este no funciono, por lo que nos han levantado una no conformidad, y poniendo como nota que no podemos realizar verificaciones a gasolina hasta que la EMA vuelva a realizar una evaluación en sitio.

    Mi duda es, como el equipo a la hora de realizar la prueba falló, se ha mandado a arreglar, ¿esto se puede poner como acción inmediata o no? y me ponen como nota que la EMA debe realizar una evaluación en sitio, si la EMA no viene pronto la no conformidad seguirá abierta o con enviar la evidencia de que ya se arregló el equipo se puede cerrar la No Conformidad, como sabrán la revisión de las no conformidades tiene un costo, entonces no sé que hacer si enviar mi no conformidad y después solicitar la visita en sitio o solicitar la visita en sitio y luego enviar la no conformidad.

    Espero me haya explicado, pero es la primera vez que nos sucede algo así, y no sabemos que realizar primero gracias.
  • David Saavedra Zárate
    • 7/04/14 19:34
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    Es correcta tu acción inmediata, si la EMA indicó que no pueden verificar hasta nueva revisión y evaluación, por lo tanto la falla debe ser crítica.

    Debes establecer tu análisis de causa y tus acciones correctivas que permitan que el problema no vuelva a suceder y enviarlo a la EMA para que ellos establezcan una nueva evaluación y cerrar la NC

    Saludos
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 8/04/14 19:55
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    batronica escribió:
    Buen día, en un centro de verificación vehicular federal, hubo una auditoria por parte de EMA, sin embargo al realizar una testificación para ver si el equipo que se ocupa para realizar las verificaciones funciona, este no funciono, por lo que nos han levantado una no conformidad, y poniendo como nota que no podemos realizar verificaciones a gasolina hasta que la EMA vuelva a realizar una evaluación en sitio.

    Mi duda es, como el equipo a la hora de realizar la prueba falló, se ha mandado a arreglar, ¿esto se puede poner como acción inmediata o no? y me ponen como nota que la EMA debe realizar una evaluación en sitio, si la EMA no viene pronto la no conformidad seguirá abierta o con enviar la evidencia de que ya se arregló el equipo se puede cerrar la No Conformidad, como sabrán la revisión de las no conformidades tiene un costo, entonces no sé que hacer si enviar mi no conformidad y después solicitar la visita en sitio o solicitar la visita en sitio y luego enviar la no conformidad.

    Espero me haya explicado, pero es la primera vez que nos sucede algo así, y no sabemos que realizar primero gracias.


    Hola, lo que tu mencionas es una no conformidad tipo A de ahí que la evaluación deba ser en sitio. Recuerda que tienes un tiempo determinado para enviar pruebas de las acciones que has realizado, quien decidirá en su momento si se consideran cerradas son los auditores de la entidad, por lo pronto debes acelerar tu ritmo pues una no conformidad de este tipo mantiene en suspensión o limitado tu alcance de acreditación.

    Saludos.
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