Foro: Transición de ISO 9001:00 a ISO 9001:08

Cierre de No Conformidades. Calificación de auditores y seguimiento de acciones correctivas

  • CarlosVeto
    • 18/06/12 19:45
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    Buenos dias

    Soy novato en la página, la cual me parece muy buena ya que ayuda bastante.

    Mi consulta es sobre dos No Conformidades Mayores que me pusieron en la reciente auditoria externa:

    1. En el plan de auditorías internas no se ha incluido ni se ha realizado auditoria al proceso de calidad. No se evidencia registro de calificación del auditor interno XXXX ni certificado de actualización ISO 9001:08 del auditor XXXX  como está establecido en el procedimiento general de auditorías de calidad.


    Como analisis de causas he puesto:

    Ausencia de más auditores internos formados en la Norma ISO 9001:2008 (esto refiriendose a que no se audito el area de calidad).

    Con respecto a que no estaba el registro de calificacion del auditor no se que poner porque ese registro estaba pero desaparecio del file del empleado.

    Y con lo de la actualizacion en 9001:08 de el otro auditor tampoco se me ocurre que poner porque eso nunca nos han solicitado y eso que venimos certificados desde el 2003.

    Plan de accion:

     Como plan de accion vamos a capacitar un total de 15 auditores internos mas bajo las normas ISO 9001:2008 y ISo 14001.

    Supongo que es suficiente este plan de accion. La capacitacion se realiza esta misma semana IN house.

     

     2. La segunda No Conformidad mayor que me pusieros es con respecto a las Acciones Correctivas.

    No se evidencia que se haya verificado la implementación y eficacia de las acciones tomadas para el cierre de acciones correctivas.

     En realidad nos pusieron esta No Conformidad porque no estaban los soportes impresos o fisicos del cierre de las No conformidades, y tambien porque el formato estaba lleno a lapiz (cosa que no le veo el problema pero bueno).

     

    Analisis de Causa:

    No se me ocurre que poner porque verdaderamente no entiendo la NC.

    Plan de Accion:

     He cambiado el procedimiento de Acciones correctivas y el formato de acciones correctivas

    a mas de eso no se que mas hacer.

     

    Por favor si me pueden ayudar con ideas.

     

    Muchas gracias !

     

    P.D. Las 2 no conformidades me las pusieorn mayores porque en la auditoria anterior me habian puesto No Conformidades en las mismas clausulas pero por motivos diferentes.
  • Roger Morales
    • 18/06/12 23:56
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    Buenas tardes CarlosVeto

    Como ya mencionas las NC que te levantarón son producto de la reinicidencia de NC anteriores...

    Discrepo en el Análisis de Causa Raíz que mantienes, y por ello no quiere decir que este mal pero considero:

    1. Revisa la redacción de:  "Ausencia de más auditores internos formados en la Norma ISO 9001:2008"
    2. La NC habla sobre: "a que no se audito el area de calidad" pero quizas la causa raíz de este no se deba a la Ausencia de Auditores, quizas sea error en la planificación de las auditorías internas y quizas esto se deba a que los auditores de la empresa pertenecen al mismo departamento y por ende el auditor no puede auditar su propio trabajo por lo que sería efectivo practicar auditorias cruzadas.
    3. La capacitación de 15 auditores más, ademas de los que ya estan me da a pensar que quizas que es una cifra exagerada pero es relativo al tamaño de la organización en donde estas, por lo que sería bueno que ampliaras un poco más la información, creo que sería conveniente capacitar los ya existente e incluir personal de otros procesos.

    En la segunda NC está de más decir que cada RAC (Registro de Acción Correctiva) debe ir acompañada de la evidencia que demuestre que se corrigió y elimino la causa raíz de la no conformidad, pero por lo que pones el problema no esta en el formato sino la forma en que se registran los datos en él y la forma en el que se le da seguimiento a las Acciones Correctivas.

     

    Saludos...

     

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    Roger Fco. Morales R.
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    Te borro el otro post que está duplicado
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    Saludos

    Rafael

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    CarlosVeto escribió:

    Buenos dias 

    Soy novato en la página, la cual me parece muy buena ya que ayuda bastante.

    Mi consulta es sobre dos No Conformidades Mayores que me pusieron en la reciente auditoria externa: 

    1. En el plan de auditorías internas no se ha incluido ni se ha realizado auditoria al proceso de calidad. No se evidencia registro de calificación del auditor interno XXXX ni certificado de actualización ISO 9001:08 del auditor XXXX  como está establecido en el procedimiento general de auditorías de calidad. 

    Lo primero si ese es el texto de la NC decirte que está mal porque no se trata del plan de auditoría eso es el programa de auditoría. Es increíble que un auditor de certificación en la descripción de una NC cometa ese error pero bueno.

    No entiendo muy bien porque os dicen que la NC es solo por no auditar el proceso de calidad. Supongo que es porque eres el único auditor y tú has hecho la auditoría completa, pero claro tú no puedes auditarte a ti mismo y por tanto el proceso de auditoría quedó sin auditar. Siendo así el análisis de causa sería correcto.

     COmo analisis de causa he puesto :

    Ausencia de más auditores internos formados en la Norma ISO 9001:2008 (esto refiriendose a que no se audito el area de calidad).

    Con respecto a que no estaba el registro de calificacion del auditor no se que poner porque ese registro estaba pero desaparecio del file del empleado.

    Si estaba y no apareció el día de la auditoría, en el análisis de causa di que estaba en otra carpeta por error, y pon la acción correctiva de situarlo en su apartado correspondiente.

    Y con lo de la actualizacion en 9001:08 de el otro auditor tampoco se me ocurre que poner porque eso nunca nos han solicitado y eso que venimos certificados desde el 2003.

    Eso es porque en 2008 se cambió la norma y se actualizó a la versión 2008, y seguro que en vuestro procedimiento dice que en caso de cambio de versión se actualizará la formación del auditor y se guardará registro. El análisis de causa sería no haber hecho la acción formativa necesaria para actualizar.

     Plan de accion

     Como plan de accion vamos a capacitar un total de 15 auditores internos mas bajo las normas ISO 9001:2008 y ISo 14001. 

    Supongo que es suficiente este plan de accion. La capacitacion se realiza esta misma semana IN house.

    Con eso resuelves casi todo pero recuerda que debes guardar registro ya que según el auditor lo pone en vuestro procedimiento, y además así debe ser.

    Acuérdate de poner los registros en su lugar

     

     2. La segunda No Conformidad mayor que me pusieros es con respecto a las Acciones Correctivas. 

    No se evidencia que se haya verificado la implementación y eficacia de las acciones tomadas para el cierre de acciones correctivas. 

     En realidad nos pusieron esta No Conformidad porque no estaban los soportes impresos o fisicos del cierre de las No conformidades, y tambien porque el formato estaba lleno a lapiz (cosa que no le veo el problema pero bueno). 

    Que esté a lapiz no tiene ninguna importancia, la verdad, aunque pueden decirte que al ser lápiz la información con el tiempo puede borrarse.

     

    Analisis de Causa :

    No se me ocurre que poner porque verdaderamente no entiendo la NC. 

    Tú mismo estás dando la respuesta al decir que no estaban los soportes impresos o físicos disponibles para el auditor. Si tú no le puedes enseñar al auditor un registro cuando te lo pide es como si no existiera. Si estaban y no se los pudiste enseñar el problema no es del procedimiento de NC es más de control documental.

     Plan de Accion: 

     He cambiado el procedimiento de Acciones correctivas y el formato de acciones correctivas 

    a mas de eso no se que mas hacer.

    Eso está bien, pero debes poner atención en que esté disponible el día de la auditoría.

     

    Por favor si me pueden ayudar con ideas.

     

    Muchas gracias !

     

    P.D. Las 2 no conformidades me las pusieorn mayores porque en la auditoria anterior me habian puesto No Conformidades en las mismas clausulas pero por motivos diferentes.  

    Eso es correcto, debes poner atención en esos puntos.

    Te respondo en tu texto



     

    P.D. Las 2 no conformidades me las pusieorn mayores porque en la auditoria anterior me habian puesto No Conformidades en las mismas clausulas pero por motivos diferentes.
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    Saludos

    Rafael

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  • CarlosVeto
    • 19/06/12 21:51
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    Muchas gracias sus comentarios han sido de mucha ayuda. 

    Roger/Rafael es correcto no incluimos en el programa de auditoria interna al area de calidad porque soy yo mismo, lo cual como dices no puedo ser juez y parte este es uno de los porques vamos a capacitar mas auditores. 

    Rafael tus comentarios son acertados tambien coincido en que la NC debio ser documental, pero bueno ahora a cerrarlas y tratar de que no vuelvan a ocurrir.

    Gracias a todos nuevamente.

     Saludos 
    Carlos Velasquez  

  • ElisaCali
    • 21/06/12 17:03
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    Hola buenas, una duda: cuando se levanta una No conformidad a un proceso y se le asigna una fecha de cierre, luego llega la fecha y todavía no se ha cerrado, qué hago? redacto un correo con el estatus de esa NC, programo otra fecha de cierre y se lo envío al responsable y al Gerente General para su conocimiento. Mi duda ¿qué hago si vuelve a llegar la fecha de cierre y aún no se ha cerrado?.

    Se ha hecho el análisi de la Causa raíz y simplemente es por falta de tiempo, es decir, los responsables no se han dedicado al cierre de esta NC. Undecided

  • Roger Morales
    • 21/06/12 18:24
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    5/5.1 Responsabilidad de la Alta Dirección

    Elisa, en este caso el gerente general debe apoyarte en tus funciones y recordarle a los responsables de los procesos la importancia de cumplir con los requisitos y reglamentos de la empresa.

     

    Pasos:

    • En caso de que detecte que no se ha realizado o iniciado la acción, registra las causas por las cuales no se ha cerrado en la fecha convenida en la sección de SEGUIMIENTO Y APROBACION QUE LA ACCION CONCLUYO Y FUE EFECTIVA, y se informa al Responsable de Área de esta situación.
    • Establecer con el responsable de área afectada una nueva fecha  de implantación  y/o  efectividad,  la  cual  ubica  e el espacio  de DE SEGUIMIENTO y verifica el cumplimiento la misma.
    • Actualizar el Control de seguimiento de acciones correctivas y preventivas colocando en el apartado de observaciones las razones del incumplimiento de la acción.

    • Vigilar el cumplimiento de las acciones correctivas en la fecha convenida a través del seguimiento a las áreas responsables (de ser necesario se adjunta Seguimiento de Acciones).
    • Aprobar el cierre de la acción correctiva asegurándose que las causas de la no conformidad fueron eliminadas y procede a firmar la original, anotando la fecha de cierre.
    • Solicitar la intervención del responsable de área y/o Gerente General, para agilizar la implementación de la acción correctiva cuando se detecta que ésta no se ha iniciado o es fuera de la fecha de conclusión convenida.

    • Reportar al Gerente General  el estado de las acciones correctivas, como parte  de  los  datos  para  la  Revisión  del Sistema  de  Calidad  por  la Dirección.

    • Dar visto bueno a la conclusión de una acción correctiva contando con la aprobación del Responsable de Área.
    • Verificar que se documenten los datos efectuados a los procedimientos derivados de la toma de acciones correctivas.

    • Archivar la acción correctiva en la carpeta correspondiente.

    Todo esto en el caso particular de la empresa en donde laboro.

    Espero haberte ayudado... todo esto debe estar dentro de los documentos del SGC en procedimiento de Acciones Correctivas...

     

    Saludos...
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    Roger Fco. Morales R.
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    Elisa no hay que confundir la fecha de cierre real con una posible fecha que tú pongas como fecha teórica de cierre.

    La fecha de cierre debe ser la real, la otra pues puede cumplirse o no, dependiendo de muchos factores y el mero hecho de que no se cumpla no tiene porque decir inmediatamente que algo no funciona, puede que sea simplemente porque se necesite mas tiempo.

    Siempre que establezcamos una NC hay que esturdiar una serie de actividades a realizar, con sus responsabilidades, dotación de recursos, y tiempos para llevárlas a cabo. Luego se hará un seguimiento de todas estas tareas que al final conllevarán el cierre de la NC.

    _________________
    Saludos

    Rafael

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    Mustang excelente tu comentario GRACIAS por tu ayuda, anotaré todos estos pasos y registraré de esa manera mi seguimiento.

    ONE, tienes razón hay varias NC que no se han podido cerrado porque si ameritan más tiempo, como es le caso de la Evaluación de desempeño, que luego de aplicarlas viene el análisis de esas evaluación,después las acciones a tomar y dependiendo si ameritan curso, luego vendría la evalución de esa formación para verificar si el objetivo fue logrado, etc....en ese caso si lo entiendo. Pero hay otros que simplemente es por falta de dedicación por parte de los responsables.

     Muy agradecida por sus aportes.