Foro: 4.2 Gestin de la documentacin en ISO 9001

Documentos sin codificacin

  • dona
    • 5/06/12 21:05
    • Imagen de dona
    • Reg.: 26/01/12
    • Posts: 40
    (2/3)

    Buen día

    La consulta es sencilla los documentos sin codificación también van en el listado maestro, son documentos que se mencionan la documentación del SGC ejemplos políticas de capacitaciones, políticas corporativas y  políticas de seguridad estas no estan codificadas aun así debo incluirlas en el listado maestro

  • Angelita
    • 6/06/12 0:11
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (4/3)
    Buen día, el objetivo de incluir la documentación a un listado es que ese documento esté controlado, actualizado, divulgado, entre otros. Por tanto la respuesta es que sí los incluyas (también teniendo en cuenta el tipo de documentos: las políticas), pues es muy probable que esos documentos se queden en el olvido si no se controlan. Ahora, yo te aconsejaría que incluyas al SGC todos aquellos documentos que te ayuden a asegurar la planificación, operación y control del SGC.Saludos
  • David Saavedra Zrate
    • 6/06/12 0:17
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zrate
    • Reg.: 18/09/09
    • Mxico
    • Posts: 4242
    (2/3)

    Todo lo que se incluya en la lista maestra de documentos es por que son documentos controlados, al ser controlados deben llevar su identificación, lo que significa que vas a llevar un control de sus cambios.

    Hay documentos que no necesitas controlar, por lo tanto no es necesario incluirlos en la lista.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx


    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • Roger Morales
    • 8/06/12 21:27
    • Imagen de Roger Morales
    • Reg.: 5/06/12
    • Panam
    • Posts: 154
    (7/2)

    Buen día, Dona... Los documentos de la empresa deben estar debidamente identificado con su respectiva codificación; existen documentos que por su origen no pueden codificarse (porque son externos) pero estos también deben incluirse en una Lista de Control de Documentos Externos.

     Saludos...

    _________________
    Roger Fco. Morales R.
    Auditor Lder en Sistema Integrado de Gestin
    ISO 9001 / 14001 / 18001
    email: rmlogistic@hotmail.com
    cell / whatsapp: +507 62389955
  • One Economic&Quality Consulting
    • 12/06/12 17:55
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/Espaa
    • Posts: 2898
    (2/3)

    Lo que yo suelo hacer en esos casos es incluirlos en la lista, pero con una característica que es "sin codificar"

    Un ejemplo es un albarán de un proveedor, que no tiene codificación propia, pero es claramente un registro del procedimiento de compras. En la lista de registros se añade con la característica de "sin codificar".

    Como se ha dicho normalmente estos documentos suelen ser de origen externo.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultora de la Calidad y Medioambiente-Implantacin y auditora

    Diseamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • JDavid
    • 31/01/16 20:06
    • Imagen de JDavid
    • Reg.: 31/01/16
    • Posts: 1
    (0/0)
    Estimados.

    Tengo una consulta:

    Estoy en una empresa de servicios que tiene poco aos en el mercado y est creciendo muy rpidamente mi temor es que en cualquier momento se desborde y se genere un desorden crucial y que luego se muy poco controlable.

    Ahora bien, deseo implementar una codificacin de las documentacin tanto administrativa y operativa, el SIG no da una lista maestra como para yo tomar en cuenta su codificacin por lo que estoy codificndolo a mi manera por ejemplo:

    Si tengo un procedimiento administrativo el cual fue desarrollado por operaciones y la aprobacin ser de gerencia general ser: GG-PA-GOP-001, ahora si tengo un protocolo de calidad en el rea de operaciones ser GOP-PROT-CAL-001.

    Mi idea es que se cree un orden en la codificacin ya que tengo un procedimiento u abreviaturas para cada documento creado hasta la fecha, si la empresa crece y crea ms documentos, las abreviaturas aumentar.

    Por ltimo,lo que quiero saber si tendra problemas ms adelante cuando necesite alguna evaluacin o no, ya que el SIG no es especfico sino genrico, se puede usar la codificacin que uno quiera? logicamente va a depender de la estructura organizacional de la empresa.

    A la espera de sus gratos comentarios.

    Saludos.
  • Roger Morales
    • 1/02/16 17:32
    • Imagen de Roger Morales
    • Reg.: 5/06/12
    • Panam
    • Posts: 154
    (4/0)
    Buen da JDavid,

    Para la asignacin de codificaciones no existe nada definido que nos obligue a seguir un orden o patrn especfico, sin embargo... al momento de asignar estas codificaciones debemos fundamentarnos en que sean de fcil interpretacin para quienes consultan estos documentos.

    Por lo puedo leer en tu comentario, tienes la intencin de incluir en el cdigo, una abreviatura que indique la aprobacin. En mi opinin personal, esto extendera la codificacin (lo que quizs dificulte el entendimiento de quienes consultan) adems que estaramos duplicando informacin, ya que la aprobacin del documento por lo general est contenida en la portada de estos con las firmas de elaboracin/creacin, revisin y aprobacin.

    Te coloco algunos ejemplos sencillos de utilizar:

    PROC-OP-01
    INST-AD-10
    POL-SGC-11

    Las primeras letras indican el tipo de documento, que pueden ser (procedimientos, polticas, instructivos, guas, formatos etc.)

    Las segundas letras indican, a que rea o proceso pertenece el documento (OP = Operaciones, AD = Administracin, SGC = Sistema de gestin de Calidad) y todo depender como tengan abreviado los procesos/reas.

    Los nmeros al final son el consecutivo del documento.

    De esta manera, no debera haber inconveniente alguno en que la documentacin crezca porque lo que aumentara en la codificacin seria el consecutivo.
    _________________
    Roger Fco. Morales R.
    Auditor Lder en Sistema Integrado de Gestin
    ISO 9001 / 14001 / 18001
    email: rmlogistic@hotmail.com
    cell / whatsapp: +507 62389955
  • KJ96
    • 14/09/20 20:46
    • Imagen de KJ96
    • Reg.: 14/09/20
    • Posts: 1
    (0/0)
    por ejemplo cuales documentos no se deben codificar
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 29/09/20 16:32
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, Mxico
    • Posts: 2624
    (0/0)

    KJ96 escribi:
    por ejemplo cuales documentos no se deben codificar


    Hola, todo documento del sistema debe ser identificado, ya sea con un cdigo o de alguna otra forma.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Consultora, capacitacin y auditora en:
    - ISO 9001
    - ISO 14001
    - ISO 45001
    - ISO/IEC 17025
    - ISO/IEC 17021
    - ISO/IEC 17020
    - FSSC 22000

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: direccion@veritasdemexico.com

    Sgueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas