Documentos sin codificación - Tema
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Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Documentos sin codificación

Temáticas
  • dona
    #1
    • 5/06/12 21:05
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    • Reg.: 26/01/12
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    Buen día

    La consulta es sencilla los documentos sin codificación también van en el listado maestro, son documentos que se mencionan la documentación del SGC ejemplos políticas de capacitaciones, políticas corporativas y  políticas de seguridad estas no estan codificadas aun así debo incluirlas en el listado maestro

  • Angelita
    #2
    • 6/06/12 0:11
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    • Reg.: 10/02/12
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    Buen día, el objetivo de incluir la documentación a un listado es que ese documento esté controlado, actualizado, divulgado, entre otros. Por tanto la respuesta es que sí los incluyas (también teniendo en cuenta el tipo de documentos: las políticas), pues es muy probable que esos documentos se queden en el olvido si no se controlan. Ahora, yo te aconsejaría que incluyas al SGC todos aquellos documentos que te ayuden a asegurar la planificación, operación y control del SGC.Saludos
  • David Saavedra Zárate
    #3
    • 6/06/12 0:17
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    • Reg.: 18/09/09
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    Todo lo que se incluya en la lista maestra de documentos es por que son documentos controlados, al ser controlados deben llevar su identificación, lo que significa que vas a llevar un control de sus cambios.

    Hay documentos que no necesitas controlar, por lo tanto no es necesario incluirlos en la lista.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Roger Morales
    #4
    • 8/06/12 21:27
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    • Reg.: 5/06/12
    • Panamá
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    Buen día, Dona... Los documentos de la empresa deben estar debidamente identificado con su respectiva codificación; existen documentos que por su origen no pueden codificarse (porque son externos) pero estos también deben incluirse en una Lista de Control de Documentos Externos.

     Saludos...

    _________________
    Roger Fco. Morales R.
    Auditor Líder en Sistema Integrado de Gestión
    ISO 9001 / 14001 / 18001
    email: rmlogistic@hotmail.com
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  • One Economic&Quality Consulting
    #5
    • 12/06/12 17:55
    • Moderador
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    • Madrid/España
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    Lo que yo suelo hacer en esos casos es incluirlos en la lista, pero con una característica que es "sin codificar"

    Un ejemplo es un albarán de un proveedor, que no tiene codificación propia, pero es claramente un registro del procedimiento de compras. En la lista de registros se añade con la característica de "sin codificar".

    Como se ha dicho normalmente estos documentos suelen ser de origen externo.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

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  • JDavid
    #6
    • 31/01/16 20:06
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    • Reg.: 31/01/16
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    Estimados.

    Tengo una consulta:

    Estoy en una empresa de servicios que tiene poco años en el mercado y está creciendo muy rápidamente mi temor es que en cualquier momento se desborde y se genere un desorden crucial y que luego se muy poco controlable.

    Ahora bien, deseo implementar una codificación de las documentación tanto administrativa y operativa, el SIG no da una lista maestra como para yo tomar en cuenta su codificación por lo que estoy codificándolo a mi manera por ejemplo:

    Si tengo un procedimiento administrativo el cual fue desarrollado por operaciones y la aprobación será de gerencia general será: GG-PA-GOP-001, ahora si tengo un protocolo de calidad en el área de operaciones será GOP-PROT-CAL-001.

    Mi idea es que se cree un orden en la codificación ya que tengo un procedimiento u abreviaturas para cada documento creado hasta la fecha, si la empresa crece y crea más documentos, las abreviaturas aumentará.

    Por último,lo que quiero saber si tendría problemas más adelante cuando necesite alguna evaluación o no, ya que el SIG no es específico sino genérico, se puede usar la codificación que uno quiera? logicamente va a depender de la estructura organizacional de la empresa.

    A la espera de sus gratos comentarios.

    Saludos.
  • Roger Morales
    #7
    • 1/02/16 17:32
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    Buen día JDavid,

    Para la asignación de codificaciones no existe nada definido que nos obligue a seguir un orden o patrón específico, sin embargo... al momento de asignar estas codificaciones debemos fundamentarnos en que sean de fácil interpretación para quienes consultan estos documentos.

    Por lo puedo leer en tu comentario, tienes la intención de incluir en el código, una abreviatura que indique la aprobación. En mi opinión personal, esto extendería la codificación (lo que quizás dificulte el entendimiento de quienes consultan) además que estaríamos duplicando información, ya que la aprobación del documento por lo general está contenida en la portada de estos con las firmas de elaboración/creación, revisión y aprobación.

    Te coloco algunos ejemplos sencillos de utilizar:

    PROC-OP-01
    INST-AD-10
    POL-SGC-11

    Las primeras letras indican el tipo de documento, que pueden ser (procedimientos, políticas, instructivos, guías, formatos etc.)

    Las segundas letras indican, a que área o proceso pertenece el documento (OP = Operaciones, AD = Administración, SGC = Sistema de gestión de Calidad) y todo dependerá como tengan abreviado los procesos/áreas.

    Los números al final son el consecutivo del documento.

    De esta manera, no debería haber inconveniente alguno en que la documentación crezca porque lo que aumentaría en la codificación seria el consecutivo.
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    Roger Fco. Morales R.
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  • KJ96
    #8
    • 14/09/20 20:46
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    por ejemplo cuales documentos no se deben codificar
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    #9
    • 29/09/20 16:32
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    KJ96 escribió:
    por ejemplo cuales documentos no se deben codificar


    Hola, todo documento del sistema debe ser identificado, ya sea con un código o de alguna otra forma.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Director y consultor

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