Foro: Auditorías internas

Retrasos en cierre de no conformidades de auditoría

  • Fabian Arturo Medina Maldonado
    • 15/05/12 23:59
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    (1/0)

    Hola a todos!!!

    Como estan???, tengo una duda y me gustaria saber como cada uno de ustedes resuelve este problema que me esta pasando y que le ha pasado a coordinadores anteriores a mi.

    En la organizacion donde yo trabajo que es Aumotriz, tengo un problema que se presenta en todas mis auditorias (cliente, internas y procesos) que es el cierre en tiempo y forma de las no conformidades detectadas,

    el tiempo de cierre que tengo estipulado para el tratamiento de las no conformidades son 30 dias para NC mayores  y 90 para las menores esto para auditorias internas y auditorias cliente, la documentacion que solicito son: accion correcion, analisis de causas y acciones correctivas, para las auditorias de proceso el trato es unicamente realizar la accion correcion y esta evidencia debe ser enviada en forma inmediata.

    MI problema consiste que todo los dueños de los procesos nunca respetan este tiempo reglamentario, y aunque trato de asesorarlos, capacitarlos, ayudarlos, pues no cierran sus NC en tiempo y por ende no me da tiempo de realizar la verificacion de las acciones correctivas, llega la siguiente auditoria y tengo la misma no conformidad de toda la vida en el proceso de Auditorias, por las NC abiertas, he involucrado a la alta direccion y decidieron realizar una politica de sanciones a la organizacion y dentro de esta politica esta la realizacion de sanciones por incumplimiento al SGC, yo ya tengo la autoridad para realizar estas sanciones y la organizacion ya esta enterada de estas medidas.

     Ustedes como aseguran en sus organizaciones. el cierre y trato de no conformidades y que procede si este tiempo y compromiso no es respetado, que medidas aplican ustedes para asegurar involucramiento del personal y el compromiso para cumplir con los acuerdos del SGC.

     Saludos y muchas gracias...  Fabian Medina

  • David Saavedra Zárate
    • 16/05/12 16:40
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    (3/2)

    Hola Fabián, tu problema mayor es que estableces plazos y muy largos para el cierre de no conformidad, "literalmente son años para cerrar una NC". cuando estableces plazos los dueños de los procesos se confían y por lo general se van hasta la fecha final del plazo y la confianza los lleva a que al final se les viene el tiempo encima y claro que no pueden cerrar la NC, aundao a esto está la falta de compromiso e irresponsabilidad de los dueños, así como la falta de liderazgo y compromiso de la dirección.

    Una NC es una falla real o potencial del SGC y que implica pérdida, por la tanto se debe cerrar a la mayor brevedad posible, nadie puede establecer plazos más que el dueño del proceso una vez hecho el análisis de causas, ellos deben definir la fecha de cierre de la NC acorde con el impacto de la NC, análisis de causa y las acciones a tomar, mientras más pronto se cierre una NC la organización mejora y el sistema se vuelve preventivo. Tu sistema así como lo están administrando es totalmente correctivo.

    Las NC son oportunidades de mejorar y debe ser responsabilidad de lso dueños de los procesos solucionarlas, de lo contrario no están cumpliendo con sus funciones.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Fabian Arturo Medina Maldonado
    • 17/05/12 17:39
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    (0/0)

    David que crees..... es exactamente como tu dices, como trabajamos aqui, pareciera que estuvieras aqui y tu mismo observaras todo esto, en efecto, el SGC trabaja en forma correctiva, mira que aunque mis esfuerzos van enfocados a trabajar en forma preventiva, esto no lo logro, sabes por que??, involucramiento y falta de liderazgo por la alta administracion, en este aspecto no puedo hacer mucho puesto que los dueños de la emprsa son los que toman las decisiones y muchas veces aunque yo trato de implantar acciones con el personal, ellos dan la ultima palabra, ahora, si es muy cierto lo que dices sobre el excesivo tiempo para el cierre de no conformidades, sin embargo aun con este tiempo no lo cierran por el hecho que tambien comentas "se confian y hasta el final quieren hacer la actividad", ya tiene tiempo que he pensado en bajar el tiempo al tratamiento de no conformidades, pero me pongo a pensar que si con el tiempo que les doy no lo hacen ahora si reduzco esto, sera peor, por eso propuse una politica de sanciones en la organizacion y despues de implementar esta politica, podria notificar la reduccion del tiempo para el tratamiento de NC....casi siempre me pasa que el personal de aqui al ser ya muy viejo, al no querer trabajar bajo un sistema, digamos que se ponen en un plan de "o trabajo o cierro NC" y amenazan con esto a los dueños, entonces los dueños creen que de verdad tienen mucho trabajo y me notican que la importancia es sacar el trabajo y no cerrar no conformidades asi que las NC quedan pendientes y pasa el tiempo y el tiempo y cuando se acerca auditoria externa, entonces quieren realizar una carta o me envian un correo dandome la orden de cerrar las no conformidades por mandato de ellos, y bueno quieras o no, son mis jefes y aparte los dueños entonces tengo que hacer lo que ellos manden.. desgraciadamente esto es tapar el hoyo con un dedo, y siempre la accion que ellos plantean para cerrar todas las NC es revision de toda la documentacion del SGC, pasa que aunque reviso actualizo todo el sistema, vuelven a pasar NC por que no es el SGC, es el personal que deja de hacer actividades (es decir mala actitud), y lo peor que aunque les he demostrado esto, ellos no toman decisiones para con el personal, que me recomendarias tu, aparte de la politica de sanciones.

     

    Gracias por todo, en verdad, desde que encontre este foro, han sidos mis gurus..  Saludos

     

  • David Saavedra Zárate
    • 17/05/12 18:04
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    (1/1)

    Yo no estoy de acuerdo en las sanciones, entiendo que tu posición es muy dificil, y más cuando la falta de liderazgo del dueño es el problema. A una persona se le contrata para hacer  su trabajo y hacerlo bien, si no hace su trabajo adecuadamente lo capacito, pero si a pesar de eso no quiere, es una persona que no me sirve en la organización, afuera hay mucha gente con mayor capacidad que quiere una sola oportunidad para mostrarse.

    Tienes otro problema fuerte, cuando el personal habla de que "o hacen su trabajo o cierro no coformidades", "o hago mi trabajo o hago ISO", es un síntoma de que el sistema no es eficaz y eficiente, hay una separación enorme entre el sistema y su trabajo, y eso es grave, puesto que el SGC debe ser una fusión con el trabajo, el SGC te debe permitir trabajar más inteligentemente, más práctico, más eficaz y eficiente.

    Tienes que hacer mucha labor de convencimiento hacia la dirección, y mucho hacia el personal, pero también revisar como tienes implemetnado el sistema que no te permite ser efcaz y eficiente, revisar que sea práctico, que no genere más trabajo para la organización.

    En cuanto al tiempo para cerrar las NC, no te recomiendo que establezcas un tiempo para cerrarlas, que lo establezcan cada responsable de las NC al realizar el análisis de causa, considerando que mientras más pronto mejor, será un cambio muy fuerte, pues ya los mal acostumbraron, pero cada quien debe ser responsable de las soluciones de las NC. Debe haber un responsable eso si quien revise las acciones y que el tiempo de cierre sea acorde con dichas acciones y con base al impacto de la NC, deben ser los auditores internos o el responsable del SGC.

    Todo esto será dificil si no creas conciencia en el personal de que el SGC debe fucionarse con las actividades diarias.

    Tenrás que seguir picando piedra para generar ese liderazgo por parte de la dirección.... algún día saldrá agua de esa piedra, te lo aseguro si tu persistencia es ejemplificada y con resultados.

    Un abrazo

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    Atentamente

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  • Angelita
    • 17/05/12 18:38
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    (2/2)

    Hola fabmal30:

    Tengo que contarte que te entiendo porque muchas veces viví esa situación, pero tambien te cuento que el tiempo me fue enseñando y que Saavedra tiene toda la razon en su explicación, voy a contarte como manejo las acciones de mejora:

    Como responsable del SGC me encargo de administrarlas y controlarlas y hacer acompañamiento permanente a los lideres en el desarrollo de las acciones, pero cada lider de proceso es reponsable por sus acciones: Cuando se genera una acción se me informa, asigno el consecutivo y la ingreso a un cuadro de control en donde especifico a que proceso le corresponde, luego informo al lider correspondiente y desde ese momento la acción es responsabilidad del líder quien define grupo de trabajo, causas y plan de acción, en ese plan de acción y de acuerdo al criterio de ese lider se estipulan fechas de ejecución. En ese momento la acción entra en etapa de seguimiento por parte del lider y por parte mía permanentemente verifico los avances y cumplimientos de fechas y envío informes del estado de las acciones, a veces es necesario reprogramar las fechas esto solo se hace si hay una justificación que vale la pena. Cuando se ha ejecutado el plan de acción la acción pasa a estado de ejecutada y de acuerdo a la NC se determina con el lider un tiempo para hacer seguimiento y poder verificar su eficacia, la eficacia la verifico yo y cuando el tema es muy técnico pido ayuda a alguno de los auditores internos experto en el tema (las acciones de mi proceso las cierra un auditor interno). Cuando se ha determinado que la acción es eficaz pasa a estado cerrada.

    Algo que puedes hacer aunque no lo aplico mucho es generar en los lideres un sentimiento de competencia (eso sí debe ser sana), entonces llevo estadisticas del proceso que mas genera acciones, el que mas cierra, las que han sido eficaces, las que no, los que cumplen con las fechas, los que no y eso hace que se esfuercen por ser mejores y mostrar buenos resultados.

    Saludos.

  • Fabian Arturo Medina Maldonado
    • 18/05/12 18:23
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    (0/1)

    David / Angelita buenos dias!!..

     

    Muchas gracias por tus comentarios, de verdad me han servido de mucho para replantear la manera en como gestionare el trabajo del SGC ante la Alta direccion, tienes toda la razon David con respecto a lo que me has dicho, asi como lo planteas, desde que ingrese a esta organizacion he hecho muchisimos cambios y como dices me falta aun mas y picar piedra, y todo dara frutos siempre y cuando los dueños se comprometan con el SGC; de lo contrario no servira el esfuerzo que yo he realizado, con decirte que cuando yo llegue aqui, la documentacion del SGC la realizaba el coordinador y los dueños de los procesos no hacian nada, entonces estas personas decian que la culpa era del coordinador por actualizar los procedimientos sin avisarles a ellos, yo lo primero que hice fue cambiar esa idea, no sabes el problema que me avente desde el inicio, me costo trabajo hacer entender a todos que la documentacion es de cada uno y como responsable de su propia documentacion es su obligacion, revisarlo, actualizarlo y asegurar su cumplimiento en su area y no del coordinador, en fin...!!!... Angelita muchas gracias me encanto la idea de los graficos y lo implementare en la planta, el dia de ayer negocie con los dueños de la empresa y con recursos humanos un incentivo al mejor proceso en un tiempo establecido por cumplimiento del SGC...

     

    Saludos y Abrazos a los dos...

  • David Saavedra Zárate
    • 18/05/12 19:03
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  • Matias
    • 23/05/13 16:29
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    (0/2)

    Buenos días, quería solicitarle sugerencias de la problemática que estoy teniendo. El tema es que se detectaron no conformidades y pasaron varios meses y seguían abiertas. Para accionar sobre este problema, se decidió cerrar las no conformidades iniciales y se abrieron otras cambiando las acciones correctivas.

    Lamentablemente el responsable del proceso, habiendo realizado capacitaciones y seguimiento de las AC, sigue con la NC abierta. Que estrategia puedo adoptar para que se pueda cumplir con el objetivo?

    Desde ya muchas gracias, saludos

    Matías

  • Sergio
    • 28/05/13 4:28
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    (0/1)

    Hola mati20009, 

    Lamento no comprender la/s pregunta/s... porque sigue abierta la NC?

    Por que no se ha verificado la implementación y/o la efectividad?

    Por que no se ha tomado acciones correctivas al respecto?

    Dependiendo de tu respuesta puede ser grave o no...porque?

    Porque si están abiertas sin darle acciones correctivas, quiere decir que tu sistema no está funcionando.

    En cambio, si la NC tiene acciones correctivas y aún no se ha cerrado, será porque aún consideran lógico esperar un tiempo para verificar que realmente las acciones tomadas hayan sido efectivas y se mantengan en el tiempo.

    Por último, si verificaron que las acciones tomadas no han sido efectivas (en tu caso nos comentas que han realizado capacitaciones y demas y siendo asó la NC sigue abierta), entonces has hecho bien en cerrar la NC y volver a abrir una nueva para buscar nuevas acciones correctivas.

     

    Slds,   

    Sergio 

     

  • Angelita
    • 28/05/13 14:35
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    (2/1)

    Además de lo que explica Sergio, esto puede deberse a una falata de compromiso de los lideres de proceso y de la dirección.

    Si se tiene una metodología definida y se fijan unas fechas para desarrollar unas tareas, dichas fechas deben cumplirse y el representante de la dirección y la Gerencia deben dar apoyo para que esas fechas se cumplan, de lo contrario tu SGC no va a funcionar.

    Es importante hacer mucha sensibilización y mostrar las bondades de desarrollar una acción.

    Saludos.

  • Matias
    • 28/05/13 15:17
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    (2/1)

    Buenos días,

    Sigue abierta la NC debido a que el responsable del proceso no implemento las acciones correctivas definidas para las no conformidades, esto fue identificado en la auditoría interna que realizamos y de los seguimientos que planifico en cada área.

    Para tomar alguna medida, cerré las NC y generé nuevas NC con otras acciones correctivas en donde incluyo además al Gerente del Área. Aún con esta nueva acción, las NC no han sido cerradas en tiempo y forma.

    Quiero aclarar que la metodología para generar, tratar y cerrar las No Conformidades en el sistema está definida y comunicada a todos los sectores correspondientes.

    Estoy de acuerdo con lo que comenta Angelita, mi opinión es que tenemos un problema en la Gerencia que no asume la responsabilidad de cumplir con las acciones planteadas en las fechas fijadas.

    Espero sus comentarios. Desde ya muchas gracias por la ayuda.

    Saludos

    Matías

     

  • David Saavedra Zárate
    • 29/05/13 2:11
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    (1/1)

    Si las vuelve a cerrar y levanta otras seguirán abiertas, el problema no son las NC´s, es la gente irresponsable que permite que esto suceda.

    A quien debes levantar una NC es a la Dirección Generarl por no mostrar su compromiso con el SGC al permitir que esto suceda.

    Mati, no debes modificar ni cerrar ninguna NC, al hacerlo permites que el personasl sea irresponsable y te tomen la medida, "para qué la contesto, al fin que alrato me la cambian, la dejo para después". Tienes que ser duro y exigente, muestra autoridad, el SGC no es un juego.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • David Saavedra Zárate
    • 29/05/13 2:14
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    (2/1)

    Al cambiar las no conformidades estás cayendo en el juego de ellos, no seas parte del problema y sé exigente, levanta la NC a la Dirección General y verás que le pondrán interés al sistema.

    Saludos

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  • Matias
    • 29/05/13 14:45
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    (2/1)

    Muchas gracias David, voy a tomar tu consejo y luego les comentaré los resultados.

    Saludos cordiales

    Matias

  • radulanto
    • 23/03/15 8:47
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    (1/1)
    Buenos días:

    ¿A qué te refieres con "levanta la NC a la Dirección General"?
    Esa posibilidad es nueva para mí y, si es lo que pienso, resolvería mis dudas sobre cómo asesorar a los responsables de calidad de una de las áreas cuando abre una no conformidad interna pero la solución no está en sus manos, dependiendo muchas veces de recursos y/ decisiones de otras áreas (que no suelen colaborar y no están sometidas al SGC) o incluso de la Dirección, que no lidera esos cmabios.

    Gracias por compartir vuestra experiencia.

    Rosa Dulanto.
    Técnico de Salud Pública
    Gerencia de Atención Integrada de Talavera de la Reina
    Toledo, España.