Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

Comunicación de pedidos por teléfono

  • manubc9
    • 10/05/12 20:50
    • Imagen de manubc9
    • Reg.: 13/01/12
    • Posts: 3
    (0/0)

    Hola,

    En nuestra empresa tenemos que subcontratar a veces servicios para la elaboración de nuestros productos tales como diseño o automatización siendo estos pedidos elaborados por el gerente. Alguno de estos pedidos quedan evidenciados con emails pero la mayoría se realizan telefónicamente no quedando registro de ellos debido a que no tiene tiempo para redactar los emails de confirmación de pedido. ¿Qué solución proponéis?¿valdría como evidencia poner en la carpeta de trabajo de dicho producto que el pedido fue hecho telefónicamente según el nº de oferta x del proveedor de servicio de subcontratación o bien especificando las condiciones de prestación de servicio en caso no haber oferta previa?.

  • David Saavedra Zárate
    • 11/05/12 17:16
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4159
    (0/0)

    Un sistema de gestión de calidad esta desarrollado para las mejores prácticas, hay que quitarnos de encima eso de que "no tengo tiempo", determinar los requisitos de compra es un factor importante para la calidad de nuestro producto, aquí y en ninguna parte no cabe el término "no tengo tiempo", y menos viniendo de un gerente.

    Se tiene que especificar las condiciones de prestación de servicio a través de un documento, aún cuando sea por vía telefónica.

    Todo eso es administración y si tenemos o estamos implementando un sistema de gestión de la calidad, hay que hacer bien las cosas desde ahorita.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • Invitado
    • 12/05/12 17:23
    • Imagen de Invitado
    • Reg.: ?
    • ?
    • Posts: ?
    (1/0)
    manubc9 escribió:

    Hola,

    En nuestra empresa tenemos que subcontratar a veces servicios para la elaboración de nuestros productos tales como diseño o automatización siendo estos pedidos elaborados por el gerente. Alguno de estos pedidos quedan evidenciados con emails pero la mayoría se realizan telefónicamente no quedando registro de ellos debido a que no tiene tiempo para redactar los emails de confirmación de pedido. ¿Qué solución proponéis?¿valdría como evidencia poner en la carpeta de trabajo de dicho producto que el pedido fue hecho telefónicamente según el nº de oferta x del proveedor de servicio de subcontratación o bien especificando las condiciones de prestación de servicio en caso no haber oferta previa?.

    Hola. Te voy a contar un caso. En una empresa que conozco el responsable de producción cerró una venta por teléfono y para ello tuvo que comprar materia prima valorada en 30.000 euros. Cuando se puso a producir el cliente cambió de opinión y dijo que solo quería X unidades, que él no había pedido tanto... Como no había nada escrito ni firmado la empresa se "comió" el supuesto error del cliente. A día de hoy, esa empresa sigue teniendo acumulado más del 75% de la materia prima comprada porque no tiene salida para otros clientes.

    Y te puedo asegurar que desde entonces, esa empresa no da un solo paso hasta que todo esté firmado y requetefirmado. Y no porque lo diga la ISO o los procedimientos de calidad sino porque como el gerente tenga que rascarse de nuevo el bolsillo, ruedan cabezas.

    Por cierto, el jefe de producción fue despedido.

     

  • Jorge Pereiro
    • 13/05/12 19:03
    • Imagen de Jorge Pereiro
    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
    • Posts: 1053
    (0/0)

    Estoy con David y con Carlos, lo que hace este Gerente contraviene no sólo el espíritu de la Norma, sino el más básico de los principios del orden en el trabajo.

    Un simple Email bastaría. Yo a mis clientes les suelo decir que todo aquello que no les digo por escrito no se lo he dicho. Y que presten atención a lo que les envío, porque en caso de duda les sacaré los Emails con sus respectivos adjuntos. Más de una vez he resuelto conflictos por esta vía.

     

    Dile a tu jefe que la Norma no admite el teléfono como ">animal acuático.