Foro: 5. Responsabilidades de la Direccin en ISO 9001

Confirmar asistencia a reuniones

  • vvalgom
    • 9/05/12 11:27
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    Buenos días:

     Mi nombre es Verónica y mi pregunta es la siguiente:

     En mi empresa hemos creado una comisión de calidad y para cada reunión vamos a elaborar un acta de reunión. En este acta se deberá confirmar la asistencia de todos los integrantes de la comisión, pero no me gustaría tener que imprimir el documento para firmar, por el gasto de papel que conlleva.

    Hemos pensado que al finalizar la reunión enviar el acta a cada participante y que ellos pongan su nombre en firmas de asistentes, pero creo que eso de cara a una auditoria no da seguridad, ya que se puede manipular el documento y no ser real. Ya que cualquiera sin haber acudido, puede poner su nombre y consta como que estuvo en la reunión.

     ¿Existe algún método sin tener que firmar el documento físico, para que conste la asistencia de los participantes? ¿O puede que con la firma del responsable de la comisión baste?

     MIL GRACIAS!!!

  • Ana Claudia Pereiro
    • 9/05/12 13:57
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    (1/0)

    Verónica, que tal?

    Yo mandaría por mail el acta protegida contra escritura a los participantes de dichas reuniones y que ellos te respondan con un OK. En el acta tendrá que figurar los nombres de las personas que participaron.

    Te recomiendo armarte carpetas en tu casilla de correo con nobmre actas y separarlo a la vez por fecha, asi podes adjuntar el acta de reunión del dia con el OK de todos las personas.

    Saludos,

     

    Ana

  • David Saavedra Zrate
    • 9/05/12 21:03
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    No es necesario que todos firmen, basta con que el responsable de la comisión al momento de la reunión realice el acta en una PC, o despues de la reunión, y ponga el nombre de los asistentes y firme él como responsable de la comisión de calidad. Hay que indicar asistentes y ausentes.

    Cuando alguien trata de manipular información lo hace hasta con las firmas, hay que darle confianza a la gente y generar una cultura de honestidad, tratar de manipular información es faltarnos a nosotros mismos.

    Otra manera de hacerlo es a través de una foto digital, pero para qué complicarnos.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Claudia
    • 9/05/12 22:26
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    Estoy de acuerdo con Ana, aqui realizamos juntas de mensuales donde se ve el cumplimiento de indicadores de las cuales se realiza munita y esta se envia por correo a los asitentes el cual contestan y eso se toma como su asitencia.

    Cool

  • vvalgom
    • 14/05/12 16:45
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    Muchas gracias, ha sido de gran ayuda.
  • vvalgom
    • 23/05/12 12:35
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    Buenos días:

     Al final, hemos decidido incluir en el Acta un apartado, en el que al lado del nombre de cada integrante de la Comisión hay una casilla de verificación que se activará al incio de la siguiente sesión si la persona está de acuerdo con el Acta. Así quedará aprobada por la mayoría y podremos justificar la asistencia. Y no tendremos que imprimirla en papel.

    ¿Qué os parece?

    Gracias y saludos,

    Verónica

  • David Saavedra Zrate
    • 23/05/12 18:23
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    Perfecto.
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