Foro: 5. Responsabilidades de la Dirección en ISO 9001

NC. No se determinan los recursos necesarios en la revisión por la Dirección

  • Marjo
    • 2/05/12 23:25
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    Estimados :j

    Junto con saludar, quisiera que me orientaran en una observación que me dejo la auditora con relacion  a los resultados de la revisión por la dirección escrito textual: "En  cuanto a los resultadps de la revisión por la dirección, no se ha indicado los recursos que se requieren para llevar  cabo las mejoras señaladas"

    A que especificamente se refiere la auditora a la espera de tener una orientacion a la brevedad

    Saludos Cordiales

    Marjo

  • Cardinal
    • 3/05/12 3:57
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    Estimado, eso se encuentra en el punto 5.6.3 de la norma, que dice relación con la revisión por la dirección.

    Señala que los resultados de la revisión deben incluir las decisiones que se hayan tomado, considerando la eficacia del sistema de gestión, la mejora del producto conforme las especificaciones del cliente y los recursos que son necesarios para cumplir con estas modificaciones.

    Primero tienes que verificar si existen tales decisiones que permiten mejorar el sistema de gestión y el producto. Si existen esas decisiones, debes verificar cómo y con qué recursos (económicos, logísticos, financieros, de personas, etc.) se va a poder realizar las mejoras decididas.

    Creo que a eso se refiere la auditora cuando te dice que no están los recursos. Puede que las decisiones de mejora que propone la dirección después de la revisión estén bien y sean las correctas, pero no esté lo suficientemente claro los recursos que se emplearán para desarrollar esas mejoras.

    No se si con eso te respondo la pregunta. En todo caso cualquier cosa no dudes en consultarlo.

     

    Atte.

    Gonzalo Salas. 

  • Marjo
    • 3/05/12 4:02
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    Gracias Gonzalo por responder, pero podrias ser un pokito mas claro, es que no entiendo lo que la auditora me pide si me orientas estaria enormemente agradecida

    Saludos

    Marjorie

  • Cardinal
    • 3/05/12 4:25
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    Estimada Marjorie. Vamos por partes entonces:

    -La norma señala que la dirección, dentro de todas sus funciones, debe velar porque el sistema de gestión de la calidad sea bueno y funcione correctamente.

    Se supone que en la revisión (y recalco "se supone") que la dirección debe verificar que todo está funcionando correctamente.  Si se detecta que algo no funciona bien en el Sistema de Gestión, debe tomar decisiones para mejorarlo.

    Se supone que las mejoras que contiene la norma son dos: mejoras en los procesos y mejoras en el producto.

    Supongamos lo siguiente: en una revisión, la dirección detectó que el proceso de facturación tenía algunos problemas.

    La oportunidad de mejora entonces sería la corrección de los problemas en el proceso de facturación. Se decide que la mejor forma de solucionarla sería a través de la contratación de una consultoría especializada en el tema.

    Entonces, para poder ejecutar la oportunidad de mejora, la empresa va a tener que disponer de recursos, en este caso económicos, para poder pagar la consultoría que le resuelva el problema que tiene con el proceso de facturación.

    Es a esto lo que se refiere la auditora. Sorry por lo burdo del ejemplo, pero es el más claro que se me ocurrió. Y  es lo mismo con el resto de los recursos, ya sean personas o otros elementos. Cómo lo vas a pagar, con qué personas lo vas a hacer, qué elementos vas a utilizar para hacerlo.

     Espero haber sido de utilidad y haberte aclarado un poco más el tema. Si aún te quedan dudas, por favor no dudes en consultarlas.

    Atte.

    Gonzalo Salas. 

  • One Economic&Quality Consulting
    • 3/05/12 11:33
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    El ejemplo que te ponen es muy ilustrativo. Es verdad que es raro ver que en una auditoría nos ponen una observación por esa causa en la revisión y es probable que tengais un sistema bastante fuerte para que haya llegado a ese punto.

    Cuando se toman decisiones que busquen la mejora continua deben ser decisiones realístas apoyadas en realidades, y esas realidades suelen ser dotaciones presupuestarias.

    En todas las mejoras que se plantean es bueno que se vea que has hecho un estudio de las necesidades de recursos, que no solo deben ser económicos, también pueden ser de infraestructuras o de personal, ya que esas mejoras pueden ser ejecutadas con recursos internos ya existentes, sin la necesidad de incurrir en gastos nuevos. Lo importante es que queden reflejados esos recursos.

    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • Marjo
    • 3/05/12 15:07
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    Les quiero agradecer enormente a Gonzalo y Rafael por darse el tiempo de orientarme

    se les agradece

     

    Saludos

    Marjorie

  • ElisaCali
    • 4/05/12 15:43
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    Hola buenas, una preguntita. Aquí en mi empresa el SGC no avanzaba porque no estaba una persona dedicada a realizar todas las tareas inherentes, sólo tenían una consultora externa y cuando venía brindar las aseoría no había quién la atendiera y decidieron contratarme y ahora todo esta avanzando. Mi pregunta, esta es una acción de mejora? cómo la debo registrar?.....agradezco sus comentarios..
  • CLEPE
    • 4/05/12 21:27
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    si tu contratación fué porque se generó una solicitud de accion correctiva e hicieron un analisis causa-raiz y una de las acciones fué contratarte si, sin embargo eso no creo que haya sucedido lo que hicieron fue contratarte para que les resolvieras el problema unicamente sin previo analisis causa-raiz, por lo que veo que no creo sea correcto registrar tu contratacion como una mejora
  • Cardinal
    • 4/05/12 22:09
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    Elisa, me quedaron varias dudas de lo que planteas en tu post:

    -Primero, con tu contratación, se finalizó el contrato que había con la consultora externa o todavía siguen vigentes?

    -Tal como dice Clepe, depende de para qué te contrataron. Si tu contratación fue para solucionar un problema que se detectó formalmente en alguna de las revisiones por la dirección, es la misma dirección la que debe registrar la no conformidad detectada, las decisiones que toma para corregirla y los recursos que se comprometerán en su corrección.

    -Ahora, si tu contratación fue para interactuar con la consultora externa, la pregunta es ¿qué hace entonces el representante de la dirección? Porque, en ese sentido, el punto 5.5.2 de la norma es bastante claro respecto de las obligaciones que tiene en el funcionamiento del Sistema de Gestión. Si este fuera el caso, tampoco tú tendrías que hacer ningún registro, ya que es parte de los registros de la propia dirección. A no ser que a ti te hayan contratado justamente como representante de la dirección en el sistema.

    Espero haber respondido a tu pregunta. En todo caso, cualquier cosa no dudes en preguntar.

    Atte.

    Gonzalo Salas. 

  • ElisaCali
    • 4/05/12 22:24
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    Hola, me explico...mi contratación no fue por reparar accion correctiva, sino que la persona que estaba anteriormente nunca avanzaba y el Gerente General no veia avance del sistema (no quedó registrado en la revisión por la dirección). Cuando me contrataron la consultora externa seguia viniendo hasta hace unos meses que realizó la auditoría y finalizó el contrato y ahora estoy sola.

    Por eso decía si era una mejorar por parte de la Dirección?

  • Cardinal
    • 4/05/12 22:46
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    Ok Elisa, gracias por la aclaración. No, en este caso no es necesario que registres el hecho. Esto porque aunque el Gerente General detectó el problema, nunca se registró (es como si nunca hubiese existido). Ahora, aunque la norma no lo señala taxativamente, solo debiera comunicarse a la organización la sustitución de personas en el área, por una cuestión de facilidad de trabajo para ti mas que nada. Como te decía, en cuanto a registros, no es necesario hacerlos.

     Atte.

    Gonzalo. 

  • David Saavedra Zárate
    • 4/05/12 22:47
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    Yo creo que más bien vieron una necesidad Elisa, esa necesidad se puede plasmar como parte del proyecto de implementación y certificación, no como una mejora del sistema de calidad.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • ElisaCali
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    aaahhhh ok Perfecto ya entiendo, michísimas gracias por su colaboración. que tengasn feliz fin de semana. Laughing
  • Roberto Ibarra Castro
    • 14/08/12 16:02
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    Estimados, Respecto al tema tengo la siguiente duda, ya que me pasaron la misma NC que Marjo, ¿los recursos necesarios definidos en la revision  deben ser señalados en forma cuantitativa?, es decir, para la formación necesitaremos $x dinero, o solo basta con consignar que los recursos necesarios para la formación estarán cubiertos por la gerencia.

    Desde ya gracias por sus comentarios

  • David Saavedra Zárate
    • 20/08/12 20:39
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    Yo puedo decir que está bien, yo como gerente me haré cargo de los recursos, creemos en la palabra del director, pero eso no me asegura que así sea.

    Debe haber una planeación al respecto que asegure que los recursos esten disponibles, una partida para la capacitación por ejemplo.

    Cuando realizamos una planeación, todo parte de las ventas, cuánto voy a vender el próximo año, eso se traduce a costo (materia prima, mano de obra, voy a requerir más personal o con lo que tengo me da la capacidad para producir lo que ventas va a vender, debo capacitar, requiero maquinaria nueva, aumentar la capacidad de distribución, etc.), todo eso se traduce a números y se debe demostrar que esa planeación exista y desde luego esos recursos.

    Ahora bien, no todo es perfección, en algo se puede fallar y hace que los recursos se limiten, no quiere decir que sea una no conformidad.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Roberto Ibarra Castro
    • 30/08/12 0:44
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    OK gracias por la respuesta