Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Identificación de requisitos legales y reglamentarios

  • goneida
    • 27/04/12 16:34
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    Hola tengo una duda no se si alguien me pueda ayudar estoy realizando la lista maestra de documentos de origen externo legales reglamentarios...todo iba bien hasta que llegue a los de contabilidad o administracion tiene muchos reglamentos muchas normas cada una tiene su numero de gaceta y no se como tratarla alguien que me pueda ayudar ha aclarar mi duda....
  • carfor
    • 27/04/12 18:05
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    Buen día,

    Con respecto a tu inquietud, la verdad la norma de calidad no se involucramucho con la parte contable, esto no quiere decir que la empresa deje de cumplir con los requisitos legales.

    Yo creería que puedes hacer la lista de lo que tienen en el momento a nivel legal. es decir, el estatuto tributario, el codigo sustantivo de trabajo, codigo de comercio, y demas.

     

    Cordial saludo 

  • ElisaCali
    • 27/04/12 18:13
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    Hola buenos días, también tengo una duda con respecto a este punto. Mi empresa es de Serguridad física y toda la documentación externa como Leyes, normas, reglamentos las emite el Estado y la mayoría de las veces es consultada por internet, igualmente las Normas o reglamentos que emite casa matriz, es consultada a traves de su página Web.

    Puedo colocar que esta documentación externa se controla de la siguiente manera:

    "Los responsables de los diferentes departamentos son los encargados de identificar aquellos documentos de origen externos que inciden en la calidad del servicio.

    Los reglamentos, Leyes nacionales, normas, resoluciones emitidas por el Estado pueden consultarse vía internet, tomando en cuenta su vigencia. Esta documentación es actualizada por los organismos públicos a través de publicaciones oficiales (gacetas).

    En el caso de las normas, códigos, reglamentos y disposiciones que proviene de casa matriz, éstas pueden ser consultadas a través del su sitio Web.

    Los documentos externos que por alguna manera se encuentran impreso en las oficinas deben identificarse con el sello “Controlado” e incluirlo en el listado GGC-002 Documentos Externos. Igualmente los responsables de los departamentos deberán velar por la vigencia de estos documentos".

    Agradezco sus recomedaciones.

     

  • goneida
    • 27/04/12 20:29
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    Hola  yo mas o menos tenia esa idea pero no estaba segura, es cierto cada vez que me han auditado nunca tocan administracion ellos tienen sus propios auditores pero en la ultima auditoria que tuve me pidieron lista maestra de documentos de origen externo y saque la de ingenieria que es donde llegan los planos y normas internaciones para la fabricación y las aleaciones... nosotros fabricos rines de aluminio.... cuando entregue la lista me cayo encima en auditor y me dijo estas no son todos tus documentos de origen externo.... recursos humanos, administración y por allí me coloco una observacion.... por que allí faltaba documentación y entonces estoy generando toda mi lista de todos pero la lista de ellos es complicada por la cantidad de gaceta y codigos y norgas y reglamentos..... gracias por la aclaratoria 
  • Jorge Pereiro
    • 28/04/12 10:00
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    Saludos a todos,

     

    la documentación externa a que se refiere la Norma no son las leyes y reglamentos. Es cierto que la legislación es documentación externa, porque obviamente  no la ha realizado la empresa, pero este tipo de documentos debe recibir una atención distinta.

     

    La documentación externa referida en la Norma proviene de clientes, proveedores, entidades públicas, etc. y que se utiliza en alguna fase de la elaboración del producto, o en alguno de los procesos auxiliares.

     

    Ejemplos de documentación externa:

    De proveedor:

    • Albaranes de producto recibido.
    • Fichas técnicas de productos del proveedor.
    • Emails que envía el proveedor.

     

    De cliente:

    • Pedidos.
    • Quejas documentadas.
    • Documentos que contengan sus requisitos (si no están contenidos en sus pedidos).

     

    De entidades públicas:

    • Cartas recibidas, notificando algo.
    • Certificados o acreditaciones que la empresa pueda recibir.

     

    Con relación a los requisitos legales

    Lo que se debe hacer es identificar los documentos legales que contienen requisitos que afectan a la actividad de la empresa y a su producto. La finalidad de la norma es, por encima de todo, que el cliente esté satisfecho. Y lo quiere conseguir a través de la mejora continua del producto. Por tanto, hemos de interpretar que los requisitos legales se refieren a todo aquello que afecte al producto o a los procesos que lo elaboran.

    El problema se suscita porque la mayoría de las empresas pequeñas y medianas no tiene ni idea de los requisitos legales que afectan a su producto. Es dura esta afirmación, pero en mi opinión es lo que sucede.

    Hay que tener en cuenta que no todos los productos y procesos están regulados legalmente con la misma intensidad. Hay sectores donde la peligrosidad o el impacto ambiental de la actividad, o el destino previsto del producto, hacen necesaria una regulación legal. En otros casos eso no sucede.

    Por ejemplo, si la empresa trabaja en algún campo relacionado con la seguridad industrial (electricidad, gas, clima, equipos a presión), o en el sector sanitario, o en el sector alimentario, o fabrica productos infantiles, etc podemos tener por seguro que existe legislación que regula el ejercicio de los procesos, el mantenimiento de la maquinaria, o el diseño de los productos. Esta legislación debe ser identificada, conocida y aplicada. Esa es la misión de un sistema de calidad: identificar, conocer, y aplicar la legislación.

    La identificación, el control y la aplicación de los requisitos legales no es trabajo del departamento de calidad, a no ser que también ejerza funciones técnicas. Lo debe hacer el departamento técnico.