Estimado NN:
registro
documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas
NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.ISO 9000:20057.1 Planificación de la realización del producto
La organización debe ...
d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto
La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto ...
Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la mismaEl propósito de los registros es evidenciar la realización y/o el resultado de diversas tareas, asociadas a diferentes procesos.
Si eventualmente una organización usa documentación (registros), antes de implementar un SGC que contiene en forma total o parcial, la información requerida por el estándar, perfectamente puede "declararlos" como parte del sistema y utilizarlos para cubrir las actividades y evidenciar el cumplimiento de los requisitos.
Veamos el caso puntual del 7.2.2:
El propósito es que la organización se asegure que toda la información asociada al producto y/o servicio, está definida claramente, antes de ofrecer el servicio o antes de proveer el mismo.
En este caso en particular, aparacen elementos tales como:
Clase/tipo de equipo
Marca
Modelo
Precio
Formas de pago
Grantías asociadas
Forma de entrega/despacho
Servicio post venta
Tu organización debe asegurarse antes de ofrecer (publicar en vitrina poo ejemplo, a través de folletos, publicidad radial, etc), que la información es clara y sin ambiguedades y que está en capacidad de cumplir con lo ofertado.
Por ejemplo, es común observar promociones tales como:
Venta de MP3, marca "X", 1 GB, 3 cuotas precio contado, precio oferta $"y", oferta válida solo hasta agotar stock.Venta de MP3, marca "X", 1 GB, 3 cuotas precio contado, precio oferta $"y", oferta válida solo hasta agotar stock.Antes de publicar dicha oferta, tu organización debió evaluar si tenían la capacidad para cumplir con ella, eso pasa por consideraciones incluso de tipo financiero, sin embargo y he aquí una de las tantas inconsistencias que pueden detectarse en un SGC, si no se han incluido dichos procesos dentro del alcance de tu sistema, no deberían ser evaluados. Por lo tanto la pregunta es bastante sencilla ¿cómo se revisa que puedes vender dichos equipos?, pues la cláusula "hasta agotar stock" es clave, si el stock es de 1 ó 100.000 productos en términos de asegurar que tienes la "cantidad" requerida de ellos, la revisión da casi los mismos, distinto es el caso en el sentido de asegurar que tienes el personal suficiente para atender una eventual aumento de público, etc. aquí los registros podría ser el acta o memorando donde se documentó la decisión de "lanzar" esta promoción, las contabilizaciones de stock y los eventuales contratos de nuevo personal de ventas, recordemos que un registro es tanto un " documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas", en este caso se ´tomó una decisión "lanzar una promoción", se revisó el stock y se contrató más personal
Amén de estos antecedentes tu organización debe asegurarse de que puede cumplir con otros requisitos, de tipo legal, garantías (cambio de producto, reembolso de dinero, reparación, entrega de equipos de reemplazo, etc), esto está asociado a evaluaciones de factibilidad y cumplimiento de requisitos legales,
registrado en contratos, autorizaciones comerciales, etc.
Ahora ¿cómo le comunicas todo esto a un cliente?, generalmente a través de factura y/o boletas, donde en declaraciones más bien escuetas (
El comprador asume todas la condiciones de venta acorde a la ley "xxxxx" y declara conocer los detalles de garantía y similares), ¿pueden ser considerados esos documentos un registro?, desde luego que si, precisamente porque muestran que han revisado una serie de elementos y variables, que se lo han comunicado a vuestros clientes, que este los conoce y que además los acepta.
Con esto no digo, que baste única y exclusivamente con esta documentación, ya que eventualmente puede requerirse otros dependiendo del tipo de organización, la forma en que se imparte el servicio, etc. Sin embargo y
latu sensu es válido usarlos como registro, siempre y cuando muestren que se realizaron revisiones y que recogen los resultados de las eventuales acciones originadas por dichas acciones.
Saludos Rodrigo D
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J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)
www.gestionycalidad.cl e-mail: gestionycalidad@vtr.net
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