Foro: 8.5.2 Acciones correctivas

No conformidades detectadas en Auditoría Interna

  • Ana Claudia Pereiro
    • 28/03/12 13:26
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    Hola a todos!

    La semana pasada tuvimos en la empresa la primera Auditoría interna.

    Nos hicieron dos NC que me causan dudas:

    • no hay evidencia de si se a designado o no al Representante de la Dirección. (existe carta sin logo de la empresa pero firmada por el Gerente del Sector; el Manual de Calidad esta en borrador y no contenía esta información, ademas no se habia difundido al personal)
    • el mantenimiento preventivo programado de equipos no es una Acción Preventiva

    Les agradeceré mucho sus aportes.

    Saludos,

    Ana Pereiro

  • One Economic&Quality Consulting
    • 28/03/12 14:25
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    ACP escribió:

    Hola a todos!

    La semana pasada tuvimos en la empresa la primera Auditoría interna.

    Nos hicieron dos NC que me causan dudas:

    • no hay evidencia de si se a designado o no al Representante de la Dirección. (existe carta sin logo de la empresa pero firmada por el Gerente del Sector; el Manual de Calidad esta en borrador y no contenía esta información, ademas no se habia difundido al personal)
    • el mantenimiento preventivo programado de equipos no es una Acción Preventiva

    Les agradeceré mucho sus aportes.

    Saludos,

    Ana Pereiro

    Como siempre hay que echar imaginación para entendernos a los auditores.

    De la primera NC, entiendo que tienen razón. Debe existir evidencia de la designación del representante de la Dirección. Lo mejor es que en el manual conste a que cargo se le da, y luego que exista una carta firmada por la dirección nombrando concretamente a la persona. 

    De todas maneras siendo estrictos la norma no nos exige en ningún sitio que deba ser comunicado el nombramiento del representante de la dirección al personal y es mas tampoco nos pide registro, por lo que hasta la evidencia podría ser discutible, pero yo siempre digo que una cosa que no puedes demostrar en un sistema de calidad no es algo que esté bien ejecutado.

    Luego sobre la segunda, pues no la entiendo, no sé si quieren decir que vosotros habéis considerado que el mantenimiento programado de los equipos es una acción preventiva, o bien si ellos os dicen que deberiais considerar por obligación el mantenimiento preventivo como acción preventiva.

    En ambos casos no estoy de acuerdo. Si lo habéis considerado como acción preventiva, para mi no lo es. El mantenimiento preventivo de los equipos es algo consustancial a un sistema de calidad, es algo que debemos hacer en aras de encontrar la mejora continua, pero para mi no es una acción preventiva. La naturaleza de una acción preventiva es otra cosa.

    Y si ellos os dicen que hay que consideralo así no estoy de acuerdo.

    Una acción preventiva es algo más que hacer el mantenimiento preventivo de un equipo. Por ejemplo la revisión periódica de un aire acondicionado para mi no es una AP, por esa regla de tres todo lo que hacemos en una empresa que no sea una AC sería una AP.

    Pero ya se sabe que juntas a dos auditores en una sala y no se pondrían de acuerdo para encender la luz.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • Ana Claudia Pereiro
    • 28/03/12 15:39
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    (0/0)

    Rafael, muchas gracias por la respuesta!

    Te comento, que con respecto al Representante de la Dirección ya tomé medidas sobre el asunto. Ya lo incorporé en el Manual de Calidad (que se encuentra en etapa de borrador) y se hizo una reunión con el personal comunicando la designación de la tarea (quedando la evidencia en la correspondiente acta de reunión. Lo que los Auditores nos decian era que la carta no servía ya que no estaba con el formato pre-establecido por las normas. Pero por lo que tengo entendido, quizas me equivoque, es que no todas la documentación obligatoriamente tiene que tener ese formato. Supongo tambien, que dependerá de que documentación se trate.

    Con respecto al mantenimiento preventivo programado, nosotros tenemos un sistema informatico donde se cargan las NC, AP/C/M y en las AP llenamos, entre otros, el mantenimiento preventivo de equipos para tener evidencia de que se hizo. El Equipo Auditor nos comentó que llenarlo como AP estaba mal ya que segun la definición de este término, la AP se realiza una sola vez si esta bien aplicada. Ahora, como registrarías tu al mantenimiento preventivo programado?, te comento que ademas tenemos un plan de mantenimiento donde definimos cuando se realizan los mismos en el año en curso.

    Nuevamente muchas gracias!

    Saludos,

     

    Ana Pereiro

  • David Saavedra Zárate
    • 28/03/12 16:48
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    Apoyando lo que acertadamente comenta Rafael, se entiende que en la primera auditoría interna los auditores internos experimentan una nueva actividad y de pronto encuentran NC en todo, es recomendable que el equipo auditor sea lidereado por un auditor con más experiencia y se reunan antes de la junta de clausura para crear un filtro y determinar bien las NC´s, cuáles aplican y cuáles no, y desarrollar un poco más a los auditores en la determinación de dichas no conformidades, te diré que esa actuación es normal, la experiencia les irá enseñando, lo comento por lo siguiente: la norma no exige una normativa para documentar, si en tu procedimiento de control documental exiges una normativa para ello, no está mal, pues son los principios de una buena creación de imágen, pero el que un documento no lleve esta normativa claro que incumple con un requisito de la organización, pero si lo analizamos a fondo, no pasa nada si eso sucede, no imppacta al SGC, simplemente hay que corregir, no hay necesidad de una NC.

    Cada quien con su cada cual, si tienes un plan de mantenimiento, en ese proceso es donde debes incluir generar la evidencia del mantenimiento realizado, que el sistema de no conformidades sea sólo para eso, para las no conformidades y las acciones correspondientes.

    Saludos 

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 28/03/12 20:20
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    ACP escribió:

    Rafael, muchas gracias por la respuesta!

    Te comento, que con respecto al Representante de la Dirección ya tomé medidas sobre el asunto. Ya lo incorporé en el Manual de Calidad (que se encuentra en etapa de borrador) y se hizo una reunión con el personal comunicando la designación de la tarea (quedando la evidencia en la correspondiente acta de reunión. Lo que los Auditores nos decian era que la carta no servía ya que no estaba con el formato pre-establecido por las normas. Pero por lo que tengo entendido, quizas me equivoque, es que no todas la documentación obligatoriamente tiene que tener ese formato. Supongo tambien, que dependerá de que documentación se trate.

    Con respecto al mantenimiento preventivo programado, nosotros tenemos un sistema informatico donde se cargan las NC, AP/C/M y en las AP llenamos, entre otros, el mantenimiento preventivo de equipos para tener evidencia de que se hizo. El Equipo Auditor nos comentó que llenarlo como AP estaba mal ya que segun la definición de este término, la AP se realiza una sola vez si esta bien aplicada. Ahora, como registrarías tu al mantenimiento preventivo programado?, te comento que ademas tenemos un plan de mantenimiento donde definimos cuando se realizan los mismos en el año en curso.

    Nuevamente muchas gracias!

    Saludos,

     

    Ana Pereiro

    Tu respuesta me reafirma en lo que te decía. En el primer caso simplemente con ponerlo en el manual vale. Sobre lo que dicen del formato de la carta de nombramiento no estoy de acuerdo. Esa carta no tiene porque tener un formato definido. Si tú en el manual dices que el nombramiento se hace mediante una carta, eso ya vale. La carta con que sea una carta firmada por la dirección, con fecha de redacción, donde ponga el periodo de vigencia y con la firma del receptor aceptando vale.

    Sobre la segunda, efectivamente ellos dicen lo que te decía, que un plan de mantenimiento no es una AP. Lo que tienes que hacer es como dice David, desligar en tu documentación, en el procedimiento que lo hayas hecho o el manual, el plan de mantenimiento de las  AP. Ahora bien si en el software lo tenéis mezclado tenéis que desligarlo en eso tienen razón, no se puede tratar como AP un plan preventivo. El resto del concepto que tenéis del plan de mantenimiento en el software me parece perfecto.

    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • Ana Claudia Pereiro
    • 28/03/12 20:41
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    Muchas gracias a ambos!

    Me quedó muy claro.

    Saludos,

     

    Ana Pereiro