Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

cambio de denominación de empresa y responsable de calidad

  • ireneira
    • 25/03/12 19:18
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    Hola,

    Me surge una duda  en vistas a una auditoria de certificación que tengo dentro de un mes.

    Se ha cambiado de denominación de empresa y de responsable de calidad en enero, considerais que es necesario cambiarlo en toda la documentación y hacer cambio de revisión en todos los procedimientos en los que aparezca? o conforme vaya haciendo los cambios en los distintos procedimientos por otros motivos voy haciendo los cambios de nombre de la persona de calidad y denominación de empresa? es por si me puede dar problemas a la hora de la auditoría, me podeis aconsejar sobre que hacer?

    Otra duda que me surge de otra empresa, puede dar problemas en una auditoría de certificación que el gerente (dirección) sea la misma persona que lleva el tema de calidad?

    Gracias

  • ireneira
    • 25/03/12 20:05
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    En las fichas técnicas de producto me pasaría exactamente lo mismo, aparece la denominación social anterior.  Pero además uno de los centros que elaboraban ha desparecido. Aquí de cara al cliente se que lo veo más necesario cambiar la revisión: quitando el centro que aparecía como elaborador y poniendo la nueva denominación social, que opinais?

     

  • María Inés De Moya F.
    • 26/03/12 5:58
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    Saludos

    1) El tema del cambio del nombre de la empresa si es un tema que debas tratar de actualizar en los documentos de tu organización, debido a que ya no serían los documentos de la nueva empresa sino de la anterior, ten muy en cuenta si la solicitud de certificación la hiciste ante el ente certificador para qué nombre de empresa. Investiga eso, no sea que tengas inconvenientes a la hora de la recepcicón de la auditoria.

    2) El nombre del responsable del proceso no debes cambairlo en documentos anteriores, el actual no se debe hacer responsable por las aprobaciones o emisiones de documentos del anterior responsable del sistema, las cosas empiezan a regir desde el dia en que adoptó el cargo.

    3) No hay ningun inconveniente que el Representante de la Direccion sea el Responsable de Calidad.

    ireneira escribió:

    Hola,

    Me surge una duda  en vistas a una auditoria de certificación que tengo dentro de un mes.

    Se ha cambiado de denominación de empresa y de responsable de calidad en enero, considerais que es necesario cambiarlo en toda la documentación y hacer cambio de revisión en todos los procedimientos en los que aparezca? o conforme vaya haciendo los cambios en los distintos procedimientos por otros motivos voy haciendo los cambios de nombre de la persona de calidad y denominación de empresa? es por si me puede dar problemas a la hora de la auditoría, me podeis aconsejar sobre que hacer?

    Otra duda que me surge de otra empresa, puede dar problemas en una auditoría de certificación que el gerente (dirección) sea la misma persona que lleva el tema de calidad?

    Gracias

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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

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    ireneira escribió:

    Hola,

    Me surge una duda  en vistas a una auditoria de certificación que tengo dentro de un mes.

    Se ha cambiado de denominación de empresa y de responsable de calidad en enero, considerais que es necesario cambiarlo en toda la documentación y hacer cambio de revisión en todos los procedimientos en los que aparezca? o conforme vaya haciendo los cambios en los distintos procedimientos por otros motivos voy haciendo los cambios de nombre de la persona de calidad y denominación de empresa? es por si me puede dar problemas a la hora de la auditoría, me podeis aconsejar sobre que hacer?

    Otra duda que me surge de otra empresa, puede dar problemas en una auditoría de certificación que el gerente (dirección) sea la misma persona que lleva el tema de calidad?

    Gracias

    Como todo depende del tiempo que haya pasado entre el cambio del nombre y la auditoría, si se trata de un mes puedes perfectamente pasar la auditoría, pero dejando claro a través del informe de revisión que esos cambios se van a producir en breve. Para eso el apartado de "Cambios que pueden afectar al SGC" es muy bueno dentro del informe.

    Sobre el cambio del responsable, si la documentación está bien hecha apenas hay que hacer cambios, su nombramiento, y poco más. Digo lo de bien hecha porque no conviene personalizar la documentación es decir, debe ser genérica y no referida a personas concretas con nombres y apellidos. El responsable de calidad tendrá las mismas responsabilidades sea Pepe o Juan.

    Sobre lo del gerente, si la empresa es pequeña es lo más habitual.

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    Saludos

    Rafael

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  • ireneira
    • 26/03/12 21:16
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    Hola Midem,

    El cambio de denominación social de la empresa se ha hecho en enero y la auditoria la tengo en mayo. El certificado de certificación se hizo con la anterior denominación y yo ahora para la nueva auditoría le he pasado los datos a la empresa de certificación de los nuevos (con la nueva denominación). Al igual que la persona de calidad ha entrado enero.

    El tema está q en la primera página donde pone elaborado por: Directora de calidad, firma la anterior responsable de calidad y el nombre de la empresa (la vieja)debajo de la persona de calidad. Y durante la descripción de casi todos los procedimientos se menciona la anterior empresa. 

    Entonces consideras que lo mejor es camniarlo en todos los documentos y hacer cambio de revisión, no?

    Confírmamelo porfa que es cambiarlo en toda la documentación, entones ya aprovecharía y pondría a la nueva persona de calidad, no? Lo que me dices en el punto 2...si hago el cambio de responsable de calidad, me hago responsable yo...

    Todo esto lo dejaré registrado en la revisión anual que me toca ahora como dice one, pero lo mejor es cambiarlo, no?

    Gracias

  • David Saavedra Zárate
    • 26/03/12 21:51
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    Cambiar todo es una locura, además de el impacto ambiental que se genera al imprimir los documentos.

    Lo que tienes que hacer es modificar unicamente el manual de calidad y claro los aspectos legales de la organización, explicale al auditor de los cambiso que acaban de suceder y que en algunos documentos aún encontrará la razón social anterior, no hay ningún problema, el auditor no auditará los aspectos legales de la orgnaización en ese aspecto, auditará los procesos.

    Mientras todo esté documentado, puede el mismo director ser el responsable de la calidad, esto sucede normalmente en empresas pequeñas. En una organización grande o mediana no es recomendable, eso no quiere decir que no se pueda.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • David Saavedra Zárate
    • 26/03/12 22:02
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    El cambio de denominación social de la empresa se ha hecho en enero y la auditoria la tengo en mayo. El certificado de certificación se hizo con la anterior denominación y yo ahora para la nueva auditoría le he pasado los datos a la empresa de certificación de los nuevos (con la nueva denominación). Al igual que la persona de calidad ha entrado enero.

    El tema está q en la primera página donde pone elaborado por: Directora de calidad, firma la anterior responsable de calidad y el nombre de la empresa (la vieja)debajo de la persona de calidad. Y durante la descripción de casi todos los procedimientos se menciona la anterior empresa.

    Entonces consideras que lo mejor es camniarlo en todos los documentos y hacer cambio de revisión, no?

    Confírmamelo porfa que es cambiarlo en toda la documentación, entones ya aprovecharía y pondría a la nueva persona de calidad, no? Lo que me dices en el punto 2...si hago el cambio de responsable de calidad, me hago responsable yo...

    Todo esto lo dejaré registrado en la revisión anual que me toca ahora como dice one, pero lo mejor es cambiarlo, no?

    Apliquemos un poco de sentido común, los registros tienen una razón de ser, la persona que ocupó un puesto con anterioridad y ya no se encuentra en la organización, en su momento tuvo su autoridad, por algo está en las revisiones de los procedimientos, se entiende que ahora hay una nueva persona ocupando ese cargo, toda responsabilidad inicia a partir de su fecha de contratación, a partir de ahí el deberá tomar la responsabilidad de firmar los documentos necesarios.

    En cuánto al cambio de razón social, si ya informaste al organizsmo para que haga el cambio en el certificado, que bueno, eso es importante, avisale al auditor el ´dia de la auditoría que los cambio del mismo en algunos procedimiento se están haciendo paulatinamente, conforme surgen los cambios. Es entendible y debe ser entendible por el auditor.

    Saludos

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  • María Inés De Moya F.
    • 26/03/12 23:05
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    De acuerdo Saavedra, puede hacer la aclaración en el Manual de Calidad, pero también considero que vaya actualizando los documentos del sistema porque tampoco es sano que las personas trabajen con documentos con una denominación de empresa que no existe y no se adaptan a la nueva. El personal no lee el manual de calidad en el día a día.
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  • ireneira
    • 15/06/12 15:27
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    Hola

     

    Quería hacer una consulta, una de las empresas de un grupo de unos 20-25 trabajadores, el gerente es también el responsable de calidad. Hay un director de calidad que lleva el grupo.

    Por debajo del gerente esta el responsable de calidad (pero es el mismo gerente y resp de calidad) de la empresa y encima del resp de calidad está el director de calidad del grupo. Se puede poner asi?

     

    Gracias

  • David Saavedra Zárate
    • 15/06/12 15:44
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    Hola Ireneira, algo enredado, pero te comento, es común que en empresas pequeñas y familiares sucedan estas responsabilidades múltiples, es válido siempre y cuando estén debidamente documentadas y no exista imparcialidad en la toma de decisiones.

    Pero también dos responsables para un grupo de 25 personas es mucho. 

    Saludos

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  • ireneira
    • 19/06/12 11:40
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    Hola Saavedra,

    Como el director de calidad del grupo es externo, lo quitaría del organigrama? (forma parte del equipo APPCC).

    Otra duda que me surge, hay una persona que no hace de gerente pero que está encima de este , en realidad es el que toma las decisiones: Director de operaciones...no hay ningún problema con que le ponga por encima del gerente, no? el responsable de calidad de esa planta que es el mismo que gerente aparece en el organigrama por debajo de éste.

    Que opinas?

     

    Gracias

  • One Economic&Quality Consulting
    • 19/06/12 12:57
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    El organiganigrama debe reflejar la realidad de los puestos y la prevalencia de unos sobre otros.

    Cuando una persona es externa debes reflejarlo de alguna manera. Habitualmente lo que se hace es que el cuadro se presenta con trazo discontinuo y se refleja asi en la leyenda del organigrama.

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    Saludos

    Rafael

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  • David Saavedra Zárate
    • 21/06/12 23:30
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    Es correcto lo que comenta Rafael, el organigrama debe mostrar la los niveles de autoridad real, pero tambien que tengan congruencia y lógica para logra una efectiva comunicación y funcionamiento.

    Lo que es externo, externo es y como tal hay que indicarlo en el organigrama

    Saludos

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