Foro: 8.3 Control del producto no conforme en ISO 9001

Sensibilizacion y compromiso para rellenar los informes de producto no conforme

  • oscar777
    • 16/03/12 22:57
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    Hola buenas tardes, tengo la siguiente duda, alguien me dar una sugerencia(o consejo) de como sensibilizar a los lideres de cada area de mi empresa a que llenen el formato de producto No conforme, debido a que ya se aprobó por la gerencia pero la unica persona que lo esta llenando soy yo( mi cargo es analista de control interno y calidad). Estoy llenando los productos no conforme s de cada área en la compañia, pero en un comité de gerencia se estableció que cada lider debía registrar los PNC`s de sus respectivas áreas, pero no lo hacen de hecho se les hizo crear una identificación de estos producto(un informe que se creó para cada área) pero no tampoco la están diligenciando. Me podrian dar alguna sugerencia de como hacer que los lideres de se comprometan en estas tareas; ya que la orden que tengo es que si no registran esta información debo enviar esta información a Gerencia general y pues la verdad no quiero llegar a  esta instancia.

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  • Iliana
    • 17/03/12 0:00
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    Lo que comentas es uno de los problemas más grandes a los que una servidora también se ha topado...

    Lo primero y más importante es que no te desesperes, yo actualmente llevo 4 años trabajando en la misma empresa y sigo teniendo problemas para que el personal documente no solo los PNC, sino también las AC y AP...

    Ahora mi pregunta, sólo se llegó a establecer por comité?, has documentado que tiene que ser de ésta forma en procedimiento?

    Lo importante es que fundamentes muy bien las reglas y las difundas, ejemplo: anteriormente en el procedimiento que nosotros manejabamos nos hablaba de responsabilidades pero luego el personal no comprendía, poco a poco se tuvo que establecer con el personal y platicar con ellos, lo más importante y que tendrás que seguir realizando es guiarlos, probablemente no es que no quieran registrar sino que no sepan como realizar la actidad, te puedo sugerir que realices una plática donde con ejemplos reales les expliques como se llevaría a cabo la redacción.

    Un concepto muy importante a establecer en tu procedimiento es el siguiente:

    Dueño natural de la NC: es la persona que detecta el incumplimiento y será el encargado de darle seguimiento hasta su cierre.

    Y bien importante que les digas lo siguiente: El que tu elabores el reporte de NC, no quiere decir que tu tengas que realizar las actividades.

    Por último y no menos importante, considera que tan complejo de llenar sea tu reporte, si es tedioso te aseguro que también podría ser una causa de porque no lo llenan...

    Atte. Ing. Iliana Torres

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  • David Saavedra Zárate
    • 17/03/12 3:08
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    Pues si, no debería llegar a la dirección, y no es problema de sensibilización, es problema de responsabilidad.

    Dicho con todo respeto Oscar, también tu eres parte del problema al hacer el trabajo de ellos, con ello permites que sean irresponsables.

    Debes indicarlo como una de sus responsabilidades en su descripción de puestos, entregales una copia y evalúa ó que R.H. evalúe sus desempeños con base a dicha descripción, claro que lo entenderán.

    Problemas de negligencia no deben llegar a la dirección general, a las personas se les contrata para que hagan bien su trabjo, no pueden, enseñales, no quieren, hay muchas personas afuera esperando una oportunidad.

    Utiliza también las NC, para eso son, para mejorar el sistema de gestión.

    Algo muy importante, revisa el proceso del PNC, puede que no sea el adecuado y por ello el personal tiene esa negligencia, toma en consideración que el sistema de gestión debe ser práctico y sencillo, útil.

    El sistema de gestión debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Saludos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • María Inés De Moya F.
    • 19/03/12 3:52
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    Saludos!!

    En el proceso de sensibilización si debes hacer parte a Gerencia y es importante que en el proceso pongas metas o fechas para que te presenten sus PNC, quien no lo presente está incumpliendo con el lineamiento dado y no podrás registrar los resultaods de su proceso en donde tu lleves el control.

    Debes tener en cuenta que la Alta Dirección está en todo su derecho de exigir que los responsables de proceso cumplan con los lineamientos y si es tu obligación liderar el proceso haz parte al Gerente de esto, no a manera de queja, sino reporte de los procesos y sus resultados, el tomará las medidas que le corresponda, pero antes de eso crea conciencia, educa, sensibiliza porque lo más seguro es que no le estén viendo la importancia a registrar sus NC.

    Estamos en contacto!

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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

    Ingeniera Industrial

    Máster en Sistemas Integrados de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social Empresarial.

    Auditor Interno en ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001

    Consultor en TTHH, Sistemas de Gestión y Administración y Mejora de Procesos. 


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  • oscar777
    • 20/03/12 18:05
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    Primero que todo les quiero agradecer por sus valiosos aportes; son muy importantes para hacer mi gestión en la compañia. Antes de dar inicio a  este procedimiento de PNC e identificación de controles; hice una capacitación a toda la compañia( por área) de estas implementaciones. Me reuní con cada lider de área y ellos mismos me dijeron que fallas pueden haber en sus respectivas áreas(PNC o NC).

    Llené la tabla de PNC de cada área con esta información; Hice el formato de PNC(que es el que yo estoy llenando). Les cuento que en esta semana va a  haber un comité de gerencia y debo exponer "como vamos" con estas implementaciones, lo que se me ocurrees lo suguiente: -Hacer que en el acta de comité de gerencia quede estipulado que LOS LIDERES deberán llenar el formato,(porque olvidé mencionarles que solo se estableció en palabras de la gerencia que cada lider debía llenar esta tabla, mas no pore escrito) y que la tabla de identificación(son una especie de indicadores de control que debe tener cada área; con el fín de que se pueda evidenciar que están haciendo control sobre sus respectivas fallas) de estos controles se llenen TODOS LOS VIERNES antes de finalizar la jornada, ya que enviaré un correo a mi jefe directo (con copia  a gerencia) informandole sobre estos indicadores TODOS LOS VIERNES. Ademas les voy  a pedir su opinión sobre el formato de PNC; si e smuy engorroso simplemente se hará los cambios pertinentes para que sea mas flexible y simple. Tal vez esta medida que se me ocurrió sea un poco inquisidora pero ya que voy  a participar del comité(que no participo seguido)no se me ocurre otra manera, No se uds que opinan???

    Atento a sus  comentarios....Gracias :)

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  • David Saavedra Zárate
    • 20/03/12 18:21
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    Hola Oscar, me ha nacido una inquietud de lo que comentas, me gustaría saber que es para ti o qué es lo que manejan como PNC, qué es esa tabla que comentas y que contiene.

    Cuando se genera una responsabilidad o actividad, no hay como indicarla en el procedimiento, de nada servirá en el acta o minuta de revisión si no lo tienes en el procedimiento, eso es lo que te van a auditar.

    Tengamos cuidado con los reportes frecuentes, si son de utilidad y si el jefe los revisay tienen un valor agregado, házlo, si sólo servirán para aventarlo al cajón, para formar una estiba más de pepelería en el escritorio, o para acumularse en el correo electrónico sin ser visto......, etc. mejor no pierdas tu tiempo en algo no productivo.

    Saludos

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  • oscar777
    • 20/03/12 20:22
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    Bn ...PNC es un incumplimiento de un requisito que afecta o no el SG(así se determinó) este procedimiento ya se encuentra documentado. voy escribir un PNC de una de las áreas:

    Proceso: Abastecimiento

    Procedimiento: Procedimiento de evaluación de proveedores

    PNC: No hacer o hacer incorrectamente la evaluación de proveedores

    Control(a ese producto no conforme): verificación de Actas de evaluación de proveedores, bajo custodia del jefe de abastecimiento

    Periodicidad(cada cuanto se va  a revisar?): Mensual

    Identificacion( La manera como yo me voy a  dar cuenta que el jefe de área está revisando sus áreas): Acta de evaluación de proveedores

    Responsable: jefe de abastecimiento

    Acción(que se hace si no se evaluan los proveedores?): Se dispara la alarma   a  G general y G abastecimiento.

    -------------------------------

    Ahora el formato de la tabla de PNC es así:

    No(consecutivo):

    Proceso:

    Procedimiento:

    Responsable:

    Producto No conforme:

    Descripcion del producto no conforme:

    Accion imediata:(que accion se hizo para mitigar este PNC)

    Solicitud de analisis de AC. AP y AM( si se  requiere; ees decir estas dos casillas no se marcan al mismo tiempo )

    Observaciones: las que pone el Jefe de area:

    Persona que registra el PNC:

    Seguimiento a  la  accion inmediata:

     --------------------------------

    Este va en un formato de excel y cada item va  en una columna

    -----

    Cabe anotar que cada procedimiento que se hace en la compañia ya se encuentra debidamente documentado.

    Ahhhhhh o sea que no debería informarlo en el comité?? Q debería hacer entonces???

    Gracias por las sugerencias......

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  • David Saavedra Zárate
    • 20/03/12 21:01
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    Ahí está el problema Oscar, ese no es un PNC, lee bien la norma en cuanto a ese requerimiento y los conceptos de PNC y NC.

    Una vez que comprendas ambos conceptos y lo sepas diferenciar te enfocas en el desarrollo de los procesos y en la documentación.

    Esa confusión hace que los procesos sean engorrosos, tedioso con tanta información y mal canalizado.

    Lee detenidamente la norma por favor y las dudas que tengas acercate a nosotros.

    Un abrazo

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  • oscar777
    • 21/03/12 13:16
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    Bien David ahora si quede peor de como estaba  antes ya que esta definición se hizo en base al numeral 8.3 de la norma, entonces con esta afirmación si quede mas confundido ya que en este punto hace referencia a los dos terminos NC y PNC, si me diera alguna retroalimentación..sinceramente lo agradecería ..Gracias..

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  • David Saavedra Zárate
    • 21/03/12 17:12
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    No hay problema Oscar, vamos a tratar de aclarar esos conceptos.

    Un producto no conforme (PNC), como su nombre lo indica, es todo aquel producto que no está conforme, que incumple con algún requisito, llamese materia prima, producto en proceso y producto terminado.

    Desconozco tus productos, pero pongamos un ejemplo, recibes materia prima de tu proveedor, la inspeccionas para ver si cumple con los requisitos, si cumple se almacena o se va a producción, si no cumple es un producto no conforme y se identifica como tal y rechaza.

    Inspección en proceso, se esta elbarando un producto en producción, en ciertas etapas se inspecciona para verificar si cumple con los requisitos, si cumple sigue su proceso, si no cumple igual se identifica y se separa, es un producto no conforme. Lo mismo sucede en producto terminado. En conclusión, todo aquel producto que no cumple con los requisitos es un PNC. Al identificarlo y segregarlo, se determina entonces una NC, la NC va a indicar los requisitos que no cumple el producto para su análisis, corrección, y toma de acciones correctivas.

    Todo lo demás es una NC, el no hacer o hacer incorrrectamente la evaluación alos proveedores es una NC, no controlar un documento es una NC, no estar capacitado es una NC, que un producto no cumpla con las especificaciones es una NC, ese producto que no cumple con las especificaciones es un PNC.

    Espero haberme explicado.

    Saludos Oscar

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  • oscar777
    • 21/03/12 18:56
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    ahh q bn  David,, de esa manera me queda mas claro, aunque m nace una duda, la empresa en la que estoy es de servicios(comercializa, asesora y distribuye materiales de construcción), Entonces no se si por esa razon se asocia estos items a producto no conforme( ya que no producimos). De antemano gracias.
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  • David Saavedra Zárate
    • 21/03/12 19:03
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    Es lo mismo Oscar, no producen pero reciben material del proveedor, se inspecciona, se almacena, se vende y se distribuye al cliente, el ciente en algún momento rechaza por no cumplir con los requisitos, cuando esto sucede es una NC y se genera un producto no conforme.

    Saludos

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 21/03/12 21:55
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    oscar777 escribió:

    Bien David ahora si quede peor de como estaba  antes ya que esta definición se hizo en base al numeral 8.3 de la norma, entonces con esta afirmación si quede mas confundido ya que en este punto hace referencia a los dos terminos NC y PNC, si me diera alguna retroalimentación..sinceramente lo agradecería ..Gracias..

    Hola Oscar, un producto es el resultado de un proceso, una NC es el incumplimiento de un requisito, por lo tanto un producto no conforme es el resultado de un proceso que no cumple requisitos, ya sean normativos, internos o legales.

    Saludos.

     

    PS Recuerda que un producto puede ser un servicio, y un proceso puede dar resultados hacia un interno o un externo. 

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    Wilbert Vivas
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 21/03/12 21:59
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    Por otro lado Oscar, muchas veces la sensibilización deja de ser trabajo de sensibilización y se vuelve trabajo de niñera, creo si es necesario la dirección se entere y resuelva esta situación, muchas veces por el lado monetario es por donde la gente comienza a caminar, independientemente si el término usado es o no el correcto, el hecho de no cumplir responsabilidades es algo que repercute en el desempeño de toda la organización.

    Saludos. 

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  • Angelica Villacis
    • 21/03/12 23:10
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    jejeje..llegue un poco tarde.

    Para aportarte un poco a este tema te puedo decir que yo tambien sufro con lo mismo, el registro no es oportuno, no se diligencian los formatos y esto es un tema netamente cultural, de cada quien de la metodologia de trabajo, por que definitivamente hay personas que gestionan las actividades y hacen seguimiento y registran adecuadamente, yo estoy luchando contra eso, realizando sensibilizacion, pero mas que eso las personas comprenden mejor las cosas, cuando les muestras el porque deben hacerlo, el porque es importante y si afecta o no a otros procesos o a otras actividades, recuerda el enfoque en procesos y el enfoque como un sistema de gestion.

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    Angelica Maria Villacis P.

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Muy cierto lo que Angie22 dice, sin embargo toma en cuenta que siempre encontraras a la oveja negra y las medidas que mencione son parea ese tipo de gente.

    Saludos. 

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    Q buenas apreciacionees compañeros por eso me gusta mirar siempre este foro,,,,, Gracias,, :)
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  • David Saavedra Zárate
    • 22/03/12 21:53
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    Independientemente de las responsabilidades que se deben cumplir, el ganarse la confianza de los subordinados creanme que hace maravillas, dan la vida por ti literalmente hablando, pero ganarse esa confianza cuesta, y cuesta un abrazo en el cumpleaños del trabajador, una palmadita, vamos, lo estás haciendo bien, felicidades, cuesta un "como está la familia, como están tus hijos", cuesta un no te preocupes, la próxima saldrá mejor, cuesta un "ven, te voy a explicar", cuesta el reconocer su trabajo, su desempeño, cuesta el dejar el látigo a un lado.

    Todo eso es liderazgo. Predicar con el ejemplo, si exijo llenar uno registros yo debo hacerlo y demostrar, si exijo ser puntual yo debe hacerlo primero.

    Hágamoslo y verán que tendremos un gran respaldo atrás, todo un equipo de trabajo.

    Saludos

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    Bien compañeros les informo que hubo un comité operativo en el día de hoy y tuve la oportunidad de mostrarles a los lideres mediante una tabla de indicadores; qué porcentaje tenian de controladas sus áreas, ademas les mostré los análisis de la tabla de PNC. Claro está como lo dice David, fue mostrado de una manera constructiva con el fín de concientizarlos de controlar sus áreas. debo decirles que lo recibieron de muy buena manera ya que el trato que he tenido con ellos ha sido muy cordial y eso lo expusieron en el comité. Afortunadamente para mi ya están conscientes de lo que deben hacer para controlar sus áreas, es más yo les dije que entendía que no tuvieran el tiempo suficiente para llenar esta información pero que al transcurrir del tiempo se iban a  dar cuenta de los resultados. En cuanto al formato de la tabla de PNC no pusieron objeción alguna, pero eso si debemos revisar la terminología PNC y NC para que no hayan confusiones, como siempre agradenciendoles a uds por sus valiosos aportes.
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  • David Saavedra Zárate
    • 22/03/12 23:12
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