Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

Contratacion de terceros

  • EMartines
    • 24/04/08 0:28
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    (0/1)
    BUenas tardes cordial saludo a todos.

    Tengo una duda:

    Existe una empresa "Metales ltda" dicha empresa ha sido contratada por XYZ para fabricar unas estructuras metalicas, a su vez "Metales ltda" contrata a "Construcciones X" para que esta fabrique las estructuras metalicas, la duda es: ¿Se debe crear una orden de trabajo entre la empresa XYZ y "Metales ltda" o entre "Metales ltda" y "Construcciones X"? ¿Quien es el cliente del producto fabricado "Metales ltda" o la empresa XYZ? Por otro lado existe un contrato entre "Metales ltda" y XYZ.

    Agradezco de antemanto la asesoria

    Saludos a todos.
  • rodrigo durán
    • 24/04/08 1:40
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    (2/0)
    Estimado Emartines:

    Tu confusión es bastante común y pasa por lo que a mi juicio, es una deficiente compresión de los conceptos de proveedor, organizacion y cliente. Estos salen mencionados en el capítulo 3 Términos y definciones de la norma ISO 9001:2000, es más se incluye un pequeño gráfico como el que sigue:

    Proveedor -- organización --cliente

    Antes de citar las definiciones entragadas por ISO 9000:2005, quier señalarte que para tu caso, siempre serás la organización (en negritas y rojo).

    proveedor
    organización o persona que proporciona un producto
    EJEMPLO Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información.
    NOTA 1 Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.
    NOTA 2 En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

    organización
    conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones
    EJEMPLO Compañía, corporación, firma, empresa, institución, institución de beneficencia, empresa unipersonal,
    asociación, o parte o una combinación de las anteriores.
    NOTA 1 Dicha disposición es generalmente ordenada.
    NOTA 2 Una organización puede ser pública o privada.
    NOTA 3 Esta definición es válida para los propósitos de las normas de sistemas de gestión de la calidad. El
    término “organización” tiene una definición diferente en la Guía ISO/IEC 2.

    cliente
    organización o persona que recibe un producto
    EJEMPLO Consumidor, usuario final, minorista, beneficiario y comprador.
    NOTA El cliente puede ser interno o externo a la organización.

    "XYZ", para todos los efectos es y siempre será el cliente de "METALES LTDA", quien a su vez es cliente de "Construcciones X"

    La posición en la cadena de distribución, no tiene relación con la responsablidad de cada uno de los actores en relación con sus respectivos clientes, de esta manera si la estructura que "XYZ" compró a "METALES LTDA" se colapsa, será esta última la responsable en términos económicos y legales independientemente de que haya "subcontratado" la fabricación de dicho producto a "Construcciones X".

    Te invito a hacer el siguinete ejercico mental:

    Si tu mandas a realizar el mantenimiento de tu auto a la automotora "Cacharrito" y ellos subcontratan al mecánico "Juan No Sabe" y luego chocas el vehículo producto de una falla mecanica ¿a quien demandarás?, ¿al mecánico?, obviamente no, tus dardos apuntaran a tu contraparte contractualmente hablando.

    Ahora la forma en que una organziación regula y formaliza sus relaciones contractuales, de compra venta, solicitudes de fabricación, etc. depende de muchas variables. Sin embargo hay elementos de uso corriente y sentido común que me dicen que lo lógico es que si "A" solicita un trabajo a "B", esto se formalice a través de una "orden de compra" o similar, el nombre es ireelevante, lo garvitante es que este documento formalice y defina claramente todos los requisitos asocidos a la solicitud:

    Fechas y plazos de entrega
    Forma de pago
    Lugar de entrega
    Antedecentes técnicos
    Planos
    Croquis,
    etc.

    Otra cosa es el tipo y alcance del control que se ejerza sobre los proveedores, que estarán dado básicamente y muy a grosso modo por el nivel de seguridad y confianza que el proveedor sea capaz de dar a su cliente

    Saludos

    Rodrido D
    _________________

    J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)

    www.gestionycalidad.cl  e-mail: gestionycalidad@vtr.net

  • Invitado
    • 24/04/08 12:06
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    Buenos días E Martinez intentaré ser un poco breve en mi respuesta:
    Tenemos aqui 3 figuras:

    XYZ -------------> METALES LTDA----------> CONSTRUCCIONES X
    cliente Empresa contratada Proveedor
    por XYZ de Metales Ltda.


    Entre XYZ y Metales Ltda hay un contrato, en caso de no conformidad por parte del cliente éste le reclamará a Metales LTDA.

    Entre Metales LTDA y Construcciones X no tiene por que haber una orden de trabajo en común.

    Metales LTDA tiene la órden de trabajo de su cliente (en esta órden incluirá el coste en horas y mano de obra proporcionado por su proveedor más la mano de obra de sus operarios en caso de llevar a cabo el montaje o instalaciones).

    Construcciones X a su vez tendrá su propia órden de trabajo de acuerdo de lo pedido por Metales Ltda. En este caso Metales Ltda es su cliente), donde colocarán todos los costes de material + mano de obra + descripción de trabajo etc.

    Metales LTDA podría solicitar más información de la órden de trabajo para saber si lo que construcciones X le está cobrando es conforme.

    Por otro lado Metales LTDA debe verificar que lo entregado por Construcciones X está conforme a lo solicitado por el cliente XYZ. Caso contrario Metales LTDA reclamará a Construcciones X, antes de entregar nada a el cliente XYZ.

    Es decir si hay algun problema XYZ pedirá explicaciones y lo que se desprenda de ésto a Metales LTDA (independientemente de que esta haya contratado a un tercero)

    ESpero no haberte liado mucho.
    Un saludo desde Málaga.
  • Invitado
    • 24/04/08 12:08
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    Lo habia colocado de otra manera pero al mandarlo se ha movido todo.
    Para que lo entiendas mejor quise decir:

    XYZ (CLIENTE) -------------> METALES LTDA (EMPRESA CONTRATADA POR EL CLIENTE XYZ) -------------> CONSTRUCCIONES XYZ (PROVEEDOR DE METALES LTDA , SIENDO ESTA SU CLIENTE).

    Ojala y ahora se visualice mejor.

    Un saludo desde Málaga.
  • Invitado
    • 24/04/08 12:31
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    Olvidaba hacer una diferencia entre ORDEN DE COMPRA y ORDEN DE TRABAJO para no crear confusiones:

    ORDEN DE TRABAJO/FABRICACIÓN: es un sencillo procedimiento que desde los inicios de la industrialización y de su racionalización, se viene utilizando en todas partes. No obstante la sencillez del sistema, que contrasta con su gran aportación a la organización industrial, existen bastantes PYMES que no la utilizan o no le sacan todo el partido posible.

    Hay que considerarla inscrita en el marco de una planificación de la fabricación o producción de la empresa. Con la Orden de Fabricación pueden coexistir otros documentos tales como:

    Pedidos
    Hojas de rutas
    Vales de materiales
    Vales de devoluciones
    Planos
    Fichas de control horario
    Hojas de control de calidad

    Y otros diversos documentos utilizados, tradicionalmente, en la producción industrial o en la prestación de determinados servicios.

    Se trata, en todo caso, de organizar con una determinada manera sistemática los procesos de fabricación para: obtener productos, bien para cumplimentar los pedidos de los clientes directamente o para abastecer almacenes para su posterior venta o distribución comercial.

    Una producción que no esté sujeta a un control y a una organización de los medios materiales y humanos disponibles y necesarios será, siempre, una producción anárquica y desorganizada. Y además, perderá la ocasión de controlar esos medios y los costes que conllevan.

    En el ambiente industrial, la Orden de Fabricación es un elemento de planificación que indica, según los casos y las variantes de cada lugar, para cada lote a producir, pedido a cumplimentar, productos concretos a fabricar o similares:

    Los materiales que han de utilizarse y / o los realmente empleados.
    Las máquinas que han de intervenir
    La mano de obra necesaria
    Los planos, croquis o esquemas necesarios
    El circuito administrativo o de recorrido de la Orden
    Las autorizaciones necesarias
    La firma de los empleados o de los mandos intermedios que intervienen en esa producción.
    Las fechas de planificación, producción y terminación de los productos fabricados.
    Los tiempos empleados

    Su diseño puede ser muy variado, pero todos o la mayoría de esos datos suelen aparecer en una Orden de Fabricación. En su formato más clásico, tendríamos:

    Las referencias y códigos de la Orden
    Un área de la Orden para Materiales.
    Un área de la Orden para Mano de Obra
    Un área de la Orden para Máquinas
    Un área de la Orden para croquis o dibujos o para referencias de planos
    Un área de la Orden para firmas y autorizaciones
    Indicación de las Secciones o departamentos por las que ha de pasar.

    ORDEN DE COMPRA: Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

    La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

    Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
    Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

    - Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
    - Número de orden de compra
    - Nombre y dirección del proveedor
    - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
    - Términos de entrega y de pago
    - Cantidad de artículos solicitados
    - Número de catálogo
    - Descripción
    - Precio unitario y total
    - Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
    orden
    - Firma autorizada

    El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

    Espero y te haya servido esta información.

    Un saludo desde Málaga
  • EMartines
    • 24/04/08 18:40
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    • Reg.: 29/02/08
    • Posts: 69
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    Buenos dias, agradezco muchisimo sus aportes me sirvieron de mucho a la hora de establecer responsables en la orden de trabajo.

    Cordiales saludos,

    Cuidens mucho

    Nuevamente gracias