Qué documentos hay que codificar?

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• Eilyn

  #1

  • 21/04/08 15:50
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  • Reg.: 16/04/08
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  Hola a todos, q documentos debo yo codificar, todos? es decir aquellos como cartas, memorandos, etc, deben ir codificados o no es necesario.. entiendo que la norma no me exige que yo deba codificar los documentos pero esto es una manera de controlarlos.. pero creo que deberian ser mas que todo procedimiento, manuales, cotizaciones, orden de compras etc... tambien deberia codificar cartas enviadas a un cliente notificandole algo? y con respecto a los correos: si esa notificacion se la hago llegar por correo como tendria que hacer?.. no se si entienden mi duda y espero puedan ayudarme gracias de antemano... Saludos.. Eilyn..

  
• rodrigo durán

  #2

  • 21/04/08 16:57
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  Eylin, tal como planteas en tu pregunta, no existe obligación de codificar los documentos, sin embargo es una método de control bastante extendido, aunque existen organizaciones que no lo aplican.
  
  
  Para aclarar en términos generales tu duda cito
  
  "La forma de organizar la documentación del sistema de gestión de la calidad normalmente sigue a los procesos de
  la organización o a la estructura de la norma de calidad aplicable, o a una combinación de ambas. Puede utilizarse
  cualquier otra forma de organizarla que satisfaga las necesidades de la organización."
  
  ISO TR 10013:2001
  
  Una necesidad básica de cualquier organización es la eficiencia (más allá de que la norma habla de eficacia-en su traducción al castellano-), en efecto ¿se justifica codificar o emplear elaborados sistemas para "controlar" documentos usados comumente y que se han mostrado útiles hasta ahora?.
  
  Difícilmente existe hoy una organización que no use correos electrónicos para sus comunicaciones, ¿por qué deberías codificarlos?, ¿qué ventajas te generaría eso?. Existen ciertos aspecto formales asociados a esta herramientas que me parecen mucho más relevantes de "formalizar" que preocuparse por aplicar herramientas innecesarias.
  
  Nada mejor para aclarar dudas que un ejemplo:
  
  Supongamos que asociada a tu procesos de "Revisión de los requisitos relacionados con el producto - 7.2.2 , ISO 9001:2000" tienes un procedimiento documentado que establece que
  
  "Cualquier diferencia detectada, entre la oferta emitida por nuestra organización y la orden de compra emitida por el cliente, debe ser comunicada a este vía correo electrónico sin perjuicio de usar otros métodos Este correo electrónico serán conciderado para todos los efectos un "registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma 7.2.2 , ISO 9001:2000 ".
  
  Lo mismo puede ser aplicado para cartas, memorandos, facturas, etc.
  
  Es importante que recuerden que la documentación del SGC, así como las herramientas aplicadas a su control debe GENERAR VALOR a la organización y no deben transformarse en una instancia burocratica "artificiosa" e injustificada.
  
  Saludos, Rodrigo D

  _________________
  

  J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)

  www.gestionycalidad.cl  e-mail: gestionycalidad@vtr.net

  
• Invitado

  #3

  • 21/04/08 17:08
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  Buenas tardes Eylin totalmente de acuerdo con lo explicado por Jorge. Puedes remitirte también al documento ISO TC 176/SC donde se te muestran los registros requeridos por ISO 9001:2000, donde encontraras lo referente a los numerales
  5.6.1 (revisiónpor dirección),
  6.2.2.e Educación, formación, habilidades, experiencia,
  7.1.d Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos,
  7.2.2 Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por la misma.
  7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y el desarrollo,
  
  Entre otros (en total son 21 registros los requeridos, el resto deben ser teniendo en cuenta lo planteado en vuestro alcance, siempre y cuando aporte un valor añadido a vuestro sistema documental.
  
  Un saludo,

  
• Eilyn

  #4

  • 21/04/08 22:59
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  • Reg.: 16/04/08
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  Muchas Gracias por su respuesta.. pero si yo tengo ya formatos y algunos registros codificados.. tengo que codificar tambien las cartas y memorandos o los puedo dejar sin codificacion es decir los puedo dejar como parte o anexo de algun registro, asi como me explicas Rodrigo sobre lo de los correos.. no tengo que codificarlos pero si hacer alguna referencia de como van a ser utilizados los mismos No? ..
  Gracias nuevamente..
  

  
• rodrigo durán

  #5

  • 22/04/08 1:22
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  • Reg.: 30/07/07
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  Eylin, insisto en que la codificación no es exigencia de la norma, otra cosa es que se defina así para efectos de control de los documentos.
  
  Si tienes formularios, ya codificados manténlos así, si hay otros documentos que por su naturaleza resultan dificiles de modificar en su estructura o formato, pues lo declaras en tu procedimiento de Control de Docuemtnos y ya está.
  
  Las referencias de los documentos pueden estar contenidas en el procedimiento de Control de los Documentos o en los procedimientos específicos, instrucciones de trabajo, Manual de la Calidad, etc, etc. e incluso en ninguna parte.
  
  Vuelvo a plantear un ejemplo:
  
  Has documentado un procedimiento para la
  
  "Revisión de los requisitos relacionados con el producto - 7.2.2 , ISO 9001:2000"
  
  Este reza en su parte medular:
  
  "Cualquier diferencia detectada, entre la oferta emitida por nuestra organización y la orden de compra emitida por el cliente, debe ser comunicada a este vía correo electrónico sin perjuicio de usar otros métodos Este correo electrónico serán considerado para todos los efectos un "registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma 7.2.2 , ISO 9001:2000 ".
  
  Aparte de esto tienes asociado un formulario de código:
  
  F 7.2.2/1, Registro de modificaciones de ordenes de compra.
  
  Este tiene determinados campos y fue desarrollado expresamente durante el proceso de implmentación de vuesto SGC.
  
  Sin embargo tu organización exige que este formulario de origen a una comunicación formal con tu cliente y además exige que la misma sea vía carta.
  
  Eso se ha practido durante años y ha demostrado ser una excelente herramienta, segura y eficiente, ¿debes crearle un código a esa carta?, ¿para qué?, ¿mejorará la gestión por "invertarle un código a esta carta?.
  
  Como ves el sentido común da respuesta a todas y cada una de esas preguntas.
  
  Saludos

  _________________
  

  J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)

  www.gestionycalidad.cl  e-mail: gestionycalidad@vtr.net

  
• RV83

  #6

  • 14/06/12 18:16
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  • Reg.: 23/04/12
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  Hola Buen Dia a Todos

  Tengo una pregunta sobre el tema?

  En la compañia que laboro como corrdinadora SGI, existen areas del proceso que manejan formatos de control internos, sin ninguna codificacion o comunicacion de que existen a mi, de que existen.

  La pregunta va a lo que me dijo un profesor una vez " Todo registro o documento que se muestre o este a la vista en una auditoria y que sea para control de cualquier proceso, debe estar identificado en el SGC de la compañia"

  Esto es cierto? 

  Muchas gracias

  
• Angelita

  #7

  • 14/06/12 19:22
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  • Reg.: 10/02/12
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  Buen día, efectivamente si un registro evidencia el control de algun proceso u operación debe estar controlado como documento del SG, es decir codificado e inscrito en la lista maestra.

  Pienso que el sentido de que esto sea así, no debería ser que haya una auditoria, sino que es en documento de la empresa que controla un proceso y brinda información importante.

  Saludos

  
• Lily Cuervo

  #8

  • 18/06/12 15:33
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  • Reg.: 16/04/09
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  buen dia a todos

  K-rola depende mucho de que proceso estemos hablando, si es un proceso de apoyo o un subproceso que forma parte del proceso principal o sustantivo, pero que dichos documentos son meramente internos, como control, el introducirlo en el SGI solo engrosaría tu lista de documentos, lo cual no sería eficiente. Debes considerar la información que el mismo proporciona y a quien la proporciona.

  
• One Economic&Quality Consulting

  #9

  • 18/06/12 15:43
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  El que un registro esté controlado por el sistema no implica necesariamente que lleve un código interno del SGC. Un ejemplo es un albarán de un proveedor. Está claro que es un registro del sistema con el que se comprueba la mercancía que entra pero no le ponemos un código propio.

  Lo que si decimos es en nuestro procedimiento (el de compras habitualmente), que se hace con ese registro y cuales son los campos que lo identifican, número, nombre del proveedor por ejemplo.

  Ahora bien cuando hablamos de registros generados por nosotros mismos y de eso parece que estás hablando ya que dices que son formatos de control interno si deberías controlarlos y codificarlos ya que son de vuestra organización. Pero lo importante es analizar previamente si son necesarios o se trata de un paso de excesiva burocratización en la empresa. 

  _________________
  Saludos
  
  Rafael
  
  Moderador de Portal Calidad
  
  One Economic&Quality Consulting
  
  Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría
  
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  Auditor Calidad Certificado IRCA
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