Buenas Tardes
Necesito resolver una duda en la empresa yo manejo un listado maestro de documentos pero en ella no menciono los registros pero leyendo en diferentes paginas de internet encontré algo que decía que también se deben mencionar los registros, lo que me toma por sorpresa y como la auditoria la tengo dentro de poco no quiero pecar por desconocimiento.
Aclaro que en cada procedimiento e instructivo tengo al final una tabla con los registros mencionados a lo largo de la documentación y su disposición final
Registros correspondientes al documento
| Código | Nombre | ¿Cómo se guarda? | ¿Quién lo guarda? | ¿Dónde se guarda? | Tiempo de retención | Disposición final |
Les anexo el formato de mi listado maestro donde no guardo ningún registro solo documentos.
Buen dia Dona.
Te recomiendo que comiences a documentar en tu lista maestra los formatos de registro que manejas, y lo documentes en tu procedimiento de control de registros.
Recordando que la ISO nos solicita "21 tipos de registros", los cuales pueden disminuir, dependiendo del alcance de tu empresa.
En el listado, no olvides incluir el nombre del registro, la nomenclatura con la cual lo identificas y el nivel de revision actual.
Si te puedo apoyar en algo, no dudes en contactarme via mail.
Que tengas un excelente dia!.
"Nada en este mundo sucede por casualidad" ___________________________
Noehemi Lozano
Coordinadora del Sistema de Calidad
Auditor ISO 9001:2008
Yo personalmente no lo trabajo así, a mi me gusta al final de cada procedimiento enunciar cuales son los registros que enaman del mismo, su manera de controlarlos, quién, como se archivan, cuando se destruyen etc, y no crear un formato específico para los registros.
Otra cosa es la lista de documentos en vigor que si que me gusta tenerla como documento aparte.
Finalmente todas las formas son válidas, lo importante es que exista un buen control.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
www.sacalidad.com.mx
móvil: (52) 5540784463
Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.
Cursos y consultoría en campo/on line
Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.
Buen dia!!
Te recomiendo tener dos listados maestros, uno de documentos y otro de registros, básicamente los registros son las evidencias de las actividades de los procesos, por lo tanto, debes tener en algun lugar establecido donde están ubicados, quien es el responsable, cuanto es su tiempo de retención y cual es la disposición final de los mismos, ten en cuenta que no todos los registros son los formatos diligenciados, puedes tener facturas por ejemplo, o fotografias, etc.
Por otro lado el listado maestro de documentos, que es en donde registras los documentos del sistema su código en caso que los codificas, la versión vigente y a qué proceso o qué persona lo aprobó.
No dudes en preguntar, quedamos atentos a responderte.
Att
MARÍA INÉS DE MOYA F.
Ingeniera Industrial
Máster en Sistemas Integrados de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social Empresarial.
Auditor Interno en ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001
Consultor en TTHH, Sistemas de Gestión y Administración y Mejora de Procesos.
Buen día,
Un “truco” que nos permite identificar en la norma cuáles son los registros mandatorios, es que siempre aparece lo siguiente: (véase 4.2.4), siempre que veas este paréntesis ahí te está pidiendo uno de los registros mandatorios.A continuación te relaciono los registros mandatorios:5.6.1 Generalidades 6.2.2 Competencia, educación, formación, habilidades y experiencia. Literal e7.1 Planificación de la realización del producto literal d7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo7.3.6 Validación del diseño y desarrollo 7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo7.4.1 Procesos de compras – Resultados de las evaluaciones de proveedor7.5.2 Validación de los proceso de la producción y de la prestación del servicio. Literal d7.5.3 Identificación y trazabilidad7.5.4 Propiedad del cliente 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición. Literal a) Registro de la base utilizada para la calibración o verificación7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición. Penúltimo párrafo. Registro de los resultados de la calibración o verificación8.2.2 Auditoria interna 8.2.4 Seguimiento y medición del producto- Registro de quien autoriza la liberación del producto al cliente8.3 Control del producto no conforme8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas
Literalmente son 21 registros, pero cada que la norma menciona el temino ver 4.2.4, no se trata sólo de un registro, pueden generarse 2, 3 o más en ese mismo rubro, todo depende del proceso y tipo de organización.
Lo ideal es verificar que el registro sirva para mejorar para poder aplicarlo, si no nos sirve para mejorar no hay porque aplicarlo, sería documentación en exceso.
Saludos
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
Consultor y Director
Sistemas Avanzados en Calidad
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Hola chicos
Espero esten bien..
Les escribo en esta oportunidad para comentarles lo sgte:
Tengo una confusión con un registro dle proceso de mantenimiento,
el cual se llama formato de horometro, este me permite controlar las horas de uso de cada equipo para proceder a la programación de mantenimiento preventivo una vez se cumpla con las horas estipuladas por el fabricante... Resulta que en el formato tengo listados los equipos con los que cuenta la compañía, a mediados de este mes se adquirieron tres equipos mas y se dió de baja a dos de los que estaban relacionados en el formato, mi duda es: si se adquirieron nuevos equipos y debo listarlos en el formato ya que estan predeterminados en este, cambiaría la edición del formato, o simplemente lo que puedo hacer es agregar unas filas y se incluyen los nuevos y se mantiene la edición?
Agradezco su colaboración
Adjunto el formato para mayor claridad
Estoy elaborando el listado maestro de registros, consta con lo siguiente:
Título del Registro
Código
Clasificación
Ubicación
Responsable del Archivo
Tipo de Archivo
Tiempo de Archivo (Activo / Inactivo)
Disposición
Acceso
Necesito saber que se debe poner en clasificacion, en realidad no entiendo a que se refiere la clasificacion. Y el Acceso?
Hola, la clasificación aplicaría si tu listado fuera de Documentos, ya que de ser así, se clasificarían por ejemplo en Formatos, Instrucciones de Trabajo, Procedimientos, Especificaciones, Hojas Técnicas, Descripciones de Puestos, etc.
Respecto al acceso, se refiere a que cargos o procesos pueden y deben disponer de la información para su utilización.
Saludos
Buenas tardes,
Gracias a este post he aclarado varias cuestiones respecto a control de los registros, que me habian surgido particularmente tras redactar un procedimiento. Sin embargo, me quedó una duda acerca de los correos electrónicos.
Suponiendo que confecciono por ejemplo una requisición de compra de materia prima, la envío por mail al responsable de darme la autorización para realizar la orden de compra, el responsable la autoriza, y yo conservo ambos mails en una carpeta particular dentro de mi casilla de correo a modo de registro, en ese caso, ¿cómo debería exponer en el listado maestro de registros aquella información?
Espero haber sido clara con mi pregunta, en este caso la duda me surgió respecto a las compras, pero estimo que como es mucha la información que nos enviamos por correo electrónico, y por otra parte se busca cada día imprimir menos en papel, me surgirá la duda de los registros vía mail en los demás procedimientos que me quedan pendientes por elaborar.
Saludos, Camila.
MARÍA INÉS DE MOYA F.
Ingeniera Industrial
Máster en Sistemas Integrados de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social Empresarial.
Auditor Interno en ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001
Consultor en TTHH, Sistemas de Gestión y Administración y Mejora de Procesos.
Atentamente
Ing. David Saavedra Zárate
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