Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Pérdida de registros digitales. Se danó el disco duro que contenía los datos

  • Invitado
    • 16/01/12 20:29
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    Buenas Tardes

    Tengo un problema y es que en la empresa donde trabajo se daño el disco donde se tenia la información de las solicitudes de servicios  y parece que no es posible recuperarla por tanto no hay evidencia de los registros de solicitudes de los clientes ni información para hacer los indicadores de gestión del último mes.

    podrán indicarme que debo hacer ante la luz del SGC, yo soy la analista responsable de calidad y este tema me deja sin saber como responder ante la auditoria interna y  de seguimiento.

  • David Saavedra Zárate
    • 16/01/12 21:07
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    Pues indudablemente tendrás una NC Erkra, debes levantar la NC inmediatamente y buscar hasta donde se pueda, corregir y tomar acciones, dentro de las acciones a tomar está indudablemetne el respaldo de toda la información del SGC, no sólo de lo que acabas de perder, definir cómo se respalda, dónde se guarda dicho respaldo y cada cuando se debe realizar, así como el responsable de dicha actividad, esto debe estar incluido en un procedimiento o en el manual de calidad.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Invitado
    • 16/01/12 23:58
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    (1/0)
    Buen día David,

    Mil gracias efectivamene segui tus recomendaciones ya genere la no conformidad y los planes de acción donde se incluye la solicitud de recuperación de información, que se hace con una empresa externa y la necesidad de generar documentación para el respaldo de información de tal forma que no tengamos normas claras y no se vuelva a presentar este tipo de fallas, David, me queda la duda si solo puede estar en esos dos tipos de documentos (Procedimiento y manual de calidad) o si es indiferente y puedo crear un intructivo en el proceso de servicios para asegurar el respaldo de toda la información contenida en los servidores que generan registro y evidencia de los procesos?

    Una segunda pregunta es si al momento de la auditoria de seguimiento esa información no se ha recuperado, es muy delicado el asunto o lo puedo manejar mostrando la NC y los documentos que sustentan que no volvera a suceder

    Mil gracias por el apoyo.

  • David Saavedra Zárate
    • 17/01/12 0:06
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    (1/0)

    Hola Erkra, pedes hacerlo a través de un instructivo, es correcto.

    Siempre será delicado, pero actuando inmediatamente con la NC te respaldas para la auditoría, aunque los ojos de los auditores estarán puestos en ese tema y revisarán a detalle su seguimiento y solución con justa razón.

    Que bueno que has actuado, no sólo por la auditoría, es más por la seguridad de la información en tu organización.

    Buen trabajo.

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  • Invitado
    • 17/01/12 3:13
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    ok David, mil gracias no sabes cuanto necesitaba una ayuda de alguien que conociera del tema, de nuevo muchas gracias por la prontitud en la respuesta y toda la ayuda.
  • David Saavedra Zárate
    • 17/01/12 3:24
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    No hay qué agradecer.

    Un abrazo.

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    • 19/01/12 12:51
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    Es importante que definas en la acción correctiva los métodos que se van a seguir para evitar que este tipo de cosas puedan volver a suceder.

    Mi socio que se dedica a la parte de desarrollo de aplicaciones para empresas tiene una frase genial sobre esto :

     "Existen 2 tipos de clientes : Los que han perdido los datos, y los que los perderán en el futuro"

    Es muy dificil prever todas las posibles incidencias pero un SGC tiene como meta la mejora continua y analizar los errores cometidos y prever los nuevos.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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