Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Codificación de Documentos

  • Merasun
    • 16/01/12 15:46
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    Muy buenas a todos!

    Necesito una sugernecia respecto al tema de codificación de Documentos.

    Verán he decidido codificar lso documentso de la siguiente forma:

    MC-AAAA= MC-Año de vigencia.

    POE-000-XXX=

    POE=Procedimiento Operativo Estándar

    000= Número que Identifica el Sector , todos los POEs  con el número 006 son del sector de almacenamiento de productos.

    XXX= Siglas que identifican el título del documento

    La versión vigente la dejo clara en pie de página del documento, además tengo un formato de control de documento que utilizo para cada documento que creo y/o cambio.

     F-000-XXX: Los formatos de registro están relacionados con el procidimiento es decir todos los F-006- corresponden a formatos de registro del sector de almacenes.

    xxx:Identifica el nombre del formato de registro.

    La versión del documento la controlo de igual forma que el POE, Agradecería enormemente que me orientes sobre los puntos positivos y negativos que crean que puede tener éste tipo de codificación, millones de gracias y besos desde Argentina

  • David Saavedra Zárate
    • 16/01/12 19:45
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    Hola, me parece bien la codificación, lo importante es que tú los identifiques, no se confundan, no sean extensos, no se dupliquen, y que exista trazabilidad, es decir, que yo sepa de donde viene un formato, de que POE, y qu esa codificación permita un buen control.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Merasun
    • 17/01/12 14:53
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    Muchas gracias por tu Observación!!!
  • Juan Cerna
    • 18/01/12 23:40
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    Hola que tal!

     

    No se que te paresca, pero la codificacion que llevo yo me parece bastante simple, entendible y facil de reconocer. Con esta codificacion y los documentos que llevo ya pase la preauditoria para el ISO 22000. Espero te sirva. Saludos!

     

    Tipo de Documento

    Departamento

    NumeroDefinición
    1234Políticas, Manuales, Objetivos, Plan EstratégicoProcedimientosInstructivos, Organigrama, Tablas, DiagramasFormatos
    ALCACNDADCDGDPRHAlmacénCalidadContabilidadDirección AdministrativaDirección ComercialDirección GeneralDirección de ComprasRecursos Humanos
    00Consecutivo
    _________________

     

     

    Juan Cerna 

  • One Economic&Quality Consulting
    • 19/01/12 12:29
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    Me parece una forma válida de realizar la codificación de los documentos. Como dice David no existe una forma única de hacerlo. Lo importante es que se entienda bien y que no puedan producirse equívocos entre documentos. También es conveniente siempre sentarse antes de empezar y pensar con calma para simplificar todo al máximo.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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