Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Políticas asociadas a procedimientos

  • JorgMartz
    • 28/12/11 20:00
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    HOLA BUENAS TARDES,

    Mi preguntaes en relación a políticas y procedimientos.

    En la empresa tienen un documento por cada políticas y un documento por cada procedimiento, en total son 500 documentos. Existe una política para cada procedimiento.

    ¿Es recomendable, que pueda juntar política y procedimiento en un solo documento?

    Y así quedaría en 250 aprox. la documentación.

    ¿que me recomiendan?

    Saludos.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 30/12/11 20:01
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    JorgMartz escribió:

    HOLA BUENAS TARDES,

    Mi preguntaes en relación a políticas y procedimientos.

    En la empresa tienen un documento por cada políticas y un documento por cada procedimiento, en total son 500 documentos. Existe una política para cada procedimiento.

    ¿Es recomendable, que pueda juntar política y procedimiento en un solo documento?

    Y así quedaría en 250 aprox. la documentación.

    ¿que me recomiendan?

    Saludos.

    Yo creo que es buena idea los minimices, recordemos que entre más simple es un SGC mejor y más facil de seguir, solo considera que si ambos tienen por ejemplo un código vas a tener que elegir por ejemplo si la política se integra al procedimiento o viceversa para considerar sólo un código o de plano crear un nuevo documento que contenga ambas cosas para evitar posibles confusiones, esto sin mencionar que debes difundirlo [independientemente de lo que decidas] para que la gente conozca su contenido.

    Saludos. 

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 30/12/11 21:10
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    Hola, eliminé tu post con esta misma pregunta, te recomiendo seguir el hilo abierto para no perder la continuidad, bajo el punto que propones [del nombre] si deseas juntar en un documento tanto política y procedimiento entonces es recomendable que la política forme parte del procedimiento, pero deberías incluir un apartado especial sobre ello [dentro del procedimiento] y obsoletar el formato de la política.

    Saludos. 

     

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  • JorgMartz
    • 30/12/11 22:04
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    (0/0)

    Muchas gracias.

    Son de gran ayuda tus respuestas, y de todos los documentos existentes de inicio reducire casi a la mitad.

     Saludos

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 31/12/11 5:41
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    JorgMartz escribió:

    Muchas gracias.

    Son de gran ayuda tus respuestas, y de todos los documentos existentes de inicio reducire casi a la mitad.

     Saludos

    Hola, casi lo olvido, la política de la calidad te recomiendo ya sea que la coloques en un documento independiente siguiendo claro esta tu procedimiento de control de los documentos.

    Saludos. 

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 31/12/11 19:03
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    Habitualmente la política suele estar en un documento suelto y en el Manual de la Calidad. Con eso basta.

    No acabo de entender el porque de tener la política en cada procedimiento, no creo que sea necesario, ni la norma lo pide.

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    Saludos

    Rafael

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  • María Inés De Moya F.
    • 31/12/11 20:51
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    Saludos JorgMartz!!
    Claro que puedes unirlo! Es mas, la politica comunmente es un capitulo de los procedimientos.
    Cualquier duda no escatimes en comentarnos.
    Att
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  • David Saavedra Zárate
    • 31/12/11 21:47
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    Hola Jorge:

    Creo que el tema se ha abierto a dos políticas distintas, una es la política de calidad y otra son las políticas como reglamentos que rigen a las áreas o a la empresa.

    La política de calidad como bien lo indica Rafael debe estar en un sólo documento y en el manual de calidad.

    Las políticas, normas o reglamentos, que imagino son a las que tu te refieres hay que simplificar su uso. No confundamos éstás políticas con con actividades o responsabilidades, porque esto es muy común, por eso se generan un sin fin de documentos. Hay que tratar de acomodar cada cual en su respectivo documento, no soy partidario de generar políticas por cada área o documento, imagínate la cantidad de documentos que se tendrá, ya lo has dicho. Preferiblemente tus políticas incluyelas como una actividad en el procedimiento o una responsabilidad.

    Saludos  

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 2/01/12 15:12
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    Un ejemplo de las políticas a la que se refiere JorgMartz es por ejemplo las solicitadas en la ISO/IEC 17025 las cuales si son obligatorias, en ella se solicitan por ejemplo en el proceso de compras una política de compras las cuales son diferentes a la política de la calidad.

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas
  • JorgMartz
    • 3/01/12 15:56
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    Buen día, y agradezco a todos sus comentarios.

    Efectivamente son políticas de área. Ej. existe un procedimiento de compra a proveedores y su política, un procedimiento de venta de producto y su política, un procedimiento de contabilidad interna y su política, etc.

    La política la coloque como un capítulo más dentro del procedimiento (como menciona Midem), creando un solo documento.

    La duda también era si no me afectaba al presentar estos documentos para la norma.

  • David Saavedra Zárate
    • 3/01/12 17:35
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    No veo el porqué tenga que afectarles. Sólo recuerda que mientras más sencilla y práctica sea la documentación es más eficiente.

    Saludos

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  • AGUAYO
    • 3/01/12 19:27
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    Hola, por experiencia les cuento,

    En una empresa en donde trabajé se determinó incorporar las políticas departamentales (entendiendo éstas como Reglas y lineamientos que regulan y facilitan al personal de la empresa la realización de sus actividades) en un apartado dentro del Procedimiento (únicamente las aplicables a las actividades relacionadas con el Procedimiento documentado), esto conllevó a que algunas mismas políticas aplicaban y se referenciaban en varios procedimientos diferentes. El problema fue que al momento de detectarse una actualización en una política, se tenía que actualizar todos los procedimientos implicados.

    Por ej. en un procedimiento de almacén de PT tenía la política de entregar al área  de Embarques los pedidos en el horario de….

    En un procedimiento de embarques se tenía la política de recibir los pedidos a partir de la hora X. Al cambiar los horarios, se tenía que actualizar ambos doctos.

    A raíz de esto se optó por tener de manera independiente un manual de todas políticas aplicables por departamento (documento codificado independiente) y en las actividades del procedimiento se hace la referencia del N° de política aplicable a la actividad descrita. Ej.  Nota: Ver Políticas de Embarques 3.7 (D-PD-EMB-02). Así en cada actualización de política no afecta los procedimientos implicados, únicamente se actualiza el manual de políticas del área.

    Espero haber ayudado en algo

    Saludos

  • David Saavedra Zárate
    • 3/01/12 20:52
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    Ahora si que ni tanto que queme al santo ni tanto que no lo alumbre. Lo único que les comento es que no confundir la política con las responsabilidades o con las actividades y/o con la lógica. Yo no pondría por ejemplo el horario de entrega de pedidos a embarques, retomando el ejemplo de Aguayo, y mucho menos tratandose de un embarque, es más, no hay porque limitarse a un horario en ese sentido, va en contra de la entrega a tiempo y la satisfacción del cliente.

    La políticas deben regular el comportamiento y deben beneficiar a las áreas, si son actividades o implican una parte del proceso, es mejor incluirlas en el procedimiento. Mientras más sencillo sea un procedimiento es más eficiente.

    Aguayo, en un rato contesto a tu correo por cierto.

    Un abrazo.

    Saludos

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  • María Inés De Moya F.
    • 3/01/12 21:07
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    Saludos a todos!!

    Realmente yo no trabajo incluyendo políticas en los procedimientos asi como tal, lo que hago es que dentro de la redacción del desarrollo del procedimiento se van estableciendo en cada parte como deben ejecutarse las cosas para que dicha actividad sea conforme a los requisitos.

    Tratemos de que la documentación del sistema sea sencilla y entendible.

    Att

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    (0/0)

    A eso es a lo que me refiero María Inés, para qué tanto documento.

    Saludos

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  • María Inés De Moya F.
    • 3/01/12 21:14
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    Si claro Saavedra, de acuerdo contigo! No comparto mucho el tema de las políticas porque tampoco a las personas les queda muy claro a qué se refiere el de calidad cuando habla de ellas.

    Recomiendo solo el procedimiento y que ahi se deje claro como debe llevarse a cabo la actividad.

    Estamos en contacto!

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    Totalmente de acuerdo.

    Un abrazo.

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  • JorgMartz
    • 3/01/12 21:53
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    Nuevamente muchas gracias.

    Les comento que la intención es hacer todo más simple, y estoy de acuerdo con Saavedra, en no tocar algunos puntos en la política de un área, simplemente redactar los lineamientos que se deben seguir para realizar dicho procedimiento.

    Como ej. si es el procedimiento de Acomodo de almacén, redacto en las políticas: se debe revisar el buen funcionamiento del montacargas, uso de faja, uso de calzado de seguirdad, etc., políticas simples.

    ¿Incluir este tipo de políticas es correcto?

    Saludos.

  • María Inés De Moya F.
    • 3/01/12 22:06
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    Claro asi es!
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  • David Saavedra Zárate
    • 3/01/12 22:07
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    A eso es a lo que yo indico confusión Jorge, esas no son políticas, esas son actividades y responsabilidades.

    No podemos establecer como política el darle mantenimiento a los montacargas, eso es una actividad y responsabilidad de alguien.

    El uso de equipos de seguridad es una responsabilidad, nunca una política.

    Una política o norma podría ser por ejemplo en dicha área el no permitir la entrada a personas ajenas, es una política de administración y seguridad, no tiene nada que ver con las actividades pero que ayudan a una buena operación y administración del almacén.

    Saludos

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  • María Inés De Moya F.
    • 3/01/12 22:11
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    Saavedra, el en todo momento hablaba de politica pero se referia a los requisitos del procedimiento que normalmente uno establece, y por lo que comprendo es lo que han tenido documentado todo el tiempo como politica.
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  • David Saavedra Zárate
    • 3/01/12 22:12
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    La actividad de mantenimiento de un montacargas debe plasmase dentro de un programa de manitenimiento de infraestructura, o hacer referencia en el procedimiento. El uso de los equipos de seguridad debe indicarse en un instructivo de trabajo los equipos de seguridad a utilizar. En el almacen debe haber instructivos de manipulación, hí se puede indicar el uso de estos equipos, en la misma descripción de puesto se puede manifestar, porqué hacer otro documento como política cuando no es una política.

    Espero me haya explicado.

    Saludos

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    No es necesario que en el procedimiento apartes politica: XXXX Simplemente redacta el procedimiento como debe llevarse a cabo la actividad y listo, nada independiente, de igual manera si fuera un instructivo de trabajo.

    Ten claro el concepto de política pero está mejor lo que presentas a tenerlos independientes, sigue mejorando!

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    MARÍA INÉS DE MOYA F.

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  • David Saavedra Zárate
    • 3/01/12 22:26
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    Si es así es correcto, ahora debe incluirse en el procedimiento no como una política sino como actividades.

    Saludos María Inés

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • JorgMartz
    • 3/01/12 22:48
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    Se los agradezco. y tomo en cuenta todos los comentarios.

    Saludos.

  • María Inés De Moya F.
    • 3/01/12 22:57
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    Saludos Saavedra!
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  • María Inés De Moya F.
    • 3/01/12 22:58
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    Cualquier inquietud no escatimes en preguntarnos! Sigue adelante!
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 3/01/12 23:16
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    JorgMartz escribió:

    Se los agradezco. y tomo en cuenta todos los comentarios.

    Saludos.

    Creo que como la cereza del pastel después de ese largo post sería más que conveniente citar las definiciones que nos pusieron a pensar, así JorgMartz podrá en un futuro tener bases más sólidas.

     

    • 3.4.5 (ISO 9000)
    • procedimiento
    • forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (3.4.1)
    • NOTA 1 Los procedimientos pueden estar documentados o no.
    • NOTA 2 Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. El documento (3.7.2) que contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento".

    • RAE
    • política
    • (Del lat. políticus)
    • Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado 
     
    • 3.2.4 (ISO 9000)
    • política de la calidad
    • intenciones globales y orientación de una organización (3.3.1) relativas a la calidad (3.1.1) tal como se expresan formalmente por la alta dirección (3.2.7)
    • NOTA 1 Generalmente la política de la calidad es coherente con la política global de la organización y proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad (3.2.5).
    • NOTA 2 Los principios de gestión de la calidad presentados en esta Norma Internacional pueden constituir la base para el establecimiento de la política de la calidad (véase 0.2). 
    Saludos

     

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Integrante de
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    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Jorge Pereiro
    • 4/01/12 12:27
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    250 documentos sueltos de lo que sea es una barbaridad. Algo así es ingobernable.

     

    Si hablamos de procedimientos documentados, los que nos piden las normas de gestión, lo ideal para mí es encontrar un único documento conteniéndolo todo. Si esto es improcedente, ya sea porque quedaría un bloc muy gordo y tendríamos que actualizarlo todo frente a cualquier cambio, o tenemos muchos empleados, o no queremos que determinados empleados conozcan cómo funciona toda la empresa (difícilmente justificable en el espíritu de cualquier modelo de gestión), entonces podemos hacer blocs específicos por departamentos, pero no mucho más (a mi entender).

    No hay que confundir estos procedimientos documentados con otros documentos que contienen especificaciones, pero de un nivel más bajo (en la escala de procesos), me refiero a las instrucciones de todo tipo (trabajo, seguridad, controles de producto, etc.). Estos documentos deben estar allí donde se ejecute la acción: fijados en paredes, en una carpeta junto a la máquina, colgadas en internet, etc. Y seràn los que sean necesarios, pero siempre que se pueda hay que simplificar.

    Con 250 documentos, ¿cómo sabe un trabajador qué documentos le conciernen?.

     

     

     

     

  • JorgMartz
    • 4/01/12 16:50
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    Asi es Jorge, es dificil teniendo tantos documentos, en realidad tengo poco en la empresa y la idea es sintetizar lo más posible la documentación, a lo mejor eliminando docuemntos que generan reprocesos.

    La forma de diferenciar la documentación se hace en la intranet (aparte de la codificación), tengo todas las áreas y en cada área existen apartados (políticas, procedimientos, instructivos, organigrama, descricpiones de puesto, etc)

    Gracias por los comentarios.

    Saludos.

  • Elthon Rivas
    • 7/05/12 22:57
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    Buenas tardes,

     

    Ya dado por entendido las claras diferencias entre procedimiento, politica y politica de la calidad, quisiera saber cuales son los pasos necesarios para el levantamiento de una buena politica general, quiero diseñar un formato que le permita al personal de cada departamento, elaborar o listar sus políticas generales dejando bien claro las diferencias conceptuales ya mencionadas(politica, politica de calidad y procedimiento), es decir que las politicas las elaboren con el sentido de regular un comportamiento y que produzcan beneficios a los departamentos, tal como lo reseña Saavedra.

     

     Cualquier soporte que me puedan dar, les estaré agradecido.

     

    Saludos! 

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    Ing. Elthon Rivas
  • Hugo Delgado
    • 11/02/14 21:36
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    Tengo una consulta, llegaron a responderte o enviarte alguna información pues lo que mencionas suena muy útil para muchos, gracias!
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    Hugo Delgado Figueroa
    Jefe de Gestión de Calidad
    Corporación Miyasato