Buenas tardes!!
Tengo una duda, a ver si me pueden sacar de ella (seguro que si!!)
Un registro de formación, por ejemplo un examen de un curso, ¿debe estar codificado? por ejemplo de esta manera F-PG-03-04, o simplemente basta con tenerlo y a la hora de una auditoría si te lo piden pues se lo muestras y ya esta.
Un saludo y muchas gracias.
No tiene porque estar codificado, porque lógicamente lo normal es que sea un registro con origen externo.
Pero si es conveniente que en el procedimiento que le corresponde se diga que este tipo de registro forma parte del procedimiento y cuales son sus rasgos principales, quién lo custodia, el tiempo de retención, su formato, etc,
emiliofer escribió:Buenas tardes!!
Tengo una duda, a ver si me pueden sacar de ella (seguro que si!!)
Un registro de formación, por ejemplo un examen de un curso, ¿debe estar codificado? por ejemplo de esta manera F-PG-03-04, o simplemente basta con tenerlo y a la hora de una auditoría si te lo piden pues se lo muestras y ya esta.
Un saludo y muchas gracias.
Hola, existen dos posibles respuestas:
1. Si el examen es resultado de un curso interno y está dentro del SGC, el formato debio ser controlado conforme tu procedimiento de control de documentos una vez lleno conforme el de control de registros. Es decir, el formato del examen debe llevar la nomenclatura que tu estableciste.
2. Si el examen es de un curso externo y de ahí proviene, entonces ese registro y su nomenclatura no dependen de ti pero debes controlarlo conforme tu procedimiento de control de registros ya que es evidencia de la capacitación de tu personal.
Saludos.
Buen Día!
Para cursos internos:
Lo que hago en mi trabajo, es crear un formato codificado llamado “Cuestionario” perteneciente a RRHH, en el cual se describe en un campo del registro el “objetivo:__________” Aquí describo el motivo del cuestionario , ej. ”…para evaluar el curso recibido de….”, otro parte del formato describe las instrucciones de la evaluación. Al final la firma de quien elabora la evaluación y otro campo para la calificación. Este formato aplicaría para todos los cursos en la empresa.
Para externos:
Por lo general al recibir un curso externo, no te proporcionan el registro del examen. Lo que proporcionan es un reconocimiento o diploma de participación o como evidencia de la aprobación (esto pudiera ser la evidencia). En donde considero que se reflejaría la eficacia del curso sería en la aplicación del conocimiento adquirido en la práctica, posteriormente dicha eficacia se reflejará en la evaluación del desempeño del personal en un determinado periodo.
Saludos.
NO es obligatorio codificar nada, pero es el método más inteligente para llevar un control eficiente de lo que se hace.
Lo que yo haría es montar un sistema de codificación que permita identificar cada curso en concreto, y que el destinatario experto de esa información pueda interpretarlo fácilmente.
Por pornerte un ejemplo, en mi caso cada potencial cliente que me pide algo genera un número de expediente, y todos los documentos que creo para ese asunto llevan ese código.
En tu caso montaría un sistema de varias series numéricas (o de letras), que indiquen el tipo de curso y el número de curso de ese tipo, y añadiría ese código en el formato de los exámenes. Digo esto porque el código que enseñas es un poco feo F-PG-03-04.
Me doy cuenta que identificar cada formato de registro puede ser engorroso de aplicar. Por eso también me parece admisible identificar el origen de un registro mediante la carpeta que lo contiene. La norma dice identificar, y no identificar físicamente.
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