Foro: Definición de términos y conceptos de gestión

Descripción completa de la estructura organizativa. Difer. y simil. entre “funciones” y “responsab."

  • AntonioIH
    • 10/11/11 13:53
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    La principal duda es describir de forma completa (respecto a ISO 9001) y satisfactoria la estructura organizativa de la entidad. 

     La ISO 17020 habla de “funciones” (tanto relativas a la organización o parte de ella, como a personas), “responsabilidades” (tanto relativas a la organización o parte de ella, como a personas), “estructura jerárquica informativa”, “asuma en su totalidad la responsabilidad de la ejecución de las actividades” (respecto al director técnico), “Debe describirse cada categoría de responsabilidad que afecte a la calidad de los servicios de inspección. Esas descripciones deben incluir los requisitos de educación, formación, conocimiento técnico y experiencia”, “puesto” (aquí está más claro, ya que según el contexto indica director técnico, inspectores…), “cargo” (sólo aparece una vez y parece equivalente a “función”: “El cargo de Director Técnico puede..”)…  

    Desconozco si la ISO 9000 define estos términos (si es así, agradecería que alguien las transcribiera), pero atendiendo al DRAE (http://buscon.rae.es/draeI/ ) tenemos:

      -          Función (Del lat. functĭo, -ōnis). 2. f. Tarea que corresponde realizar a una institución o entidad, o a sus órganos o personas.

    -          Responsabilidad. 1. f. Cualidad de responsable. // 3. f. Cargo u obligación moral que resulta para alguien del posible yerro en cosa o asunto determinado.

    o    Responsable. (Del lat. responsum, supino de respondĕre, responder). 3. com. Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia del trabajo en fábricas, establecimientos, oficinas, inmuebles, etc.  

    Del análisis de lo anterior creo que es evidente lo que son las funciones.  

    Pero respecto a las responsabilidades, en una empresa u organización, uno las entiende no tanto como el “cargo …” sino como el conjunto de obligaciones (el a las infracciones en Derecho, pero en lugar de respecto a la Ley –responsabilidad civil o penal. Desconozco si existen más tipos de responsabilidad en Derecho- sería con respecto a las normas[1] de funcionamiento interno de la organización) que se derivan de las tareas (funciones) asignadas. Si esto es así, ¿tendríamos una jerarquía de conceptos como la que sigue?

    1º. Cargo (p. ej. director técnico).

    2º Responsabilidades (no se me ocurre un ejemplo).

    3ª Funciones (p. ej. aprobación de las instrucciones técnicas).    

    O acaso ¿deben tenerse por cuasi sinónimos “función” y “responsabilidad”? ¿O por responsabilidad debe entenderse el cargo (entendido cargo como sinónimo de puesto -9. m. Empleo, dignidad, oficio o ministerio-)? O… En definitiva, ¿cuál es la forma más adecuada de describir en la documentación del sistema de calidad los cargos/puestos y toda la información necesaria que los describa completamente (funciones, responsabilidades…).Para reflejar la estructura jerárquica de los cargos o puestos lo más lógico parece un organigrama, pero para las funciones, responsabilidades…. ¿cómo debe realizarse?



    [1] Aquí entrarían los requisitos de la norma con la que nos hemos certificado o acreditado y todos los que adicionalmente estén incluidos en la documentación del sistema de calidad.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 11/11/11 17:38
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    Te pondré un ejemplo a ver si logro dar a entender las diferencias.

    Cargo: Gerente de compras.

    Responsabilidad: Realizar las compras de acuerdo al procedimiento aplicable y verificar que se adquieran productos conforme especificaciones del SGC.

    Funciones: Ubicar proveedores confiables. Evauar proveedores. Realizar solicitud de cotización. Confirmar que los proveedores tengan capacidad de cumplir los requisitos solicitados. Enviar la orden de compra. Realizar junto con el jefe de almacen la verificación del producto comprado.

    Esas a grandes rasgos serían las diferencias entre funciones y responsabilidades [basandome en tus definiciones].

    La ISO sugiere lo que hiciste, cuando un término no venga definido usar ya sea el Oxford Dictionary o el Diccionaria de la Real Academia Española.

    Saludos. 

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  • AntonioIH
    • 11/11/11 22:06
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    No acabo de ver la diferencia del todo... Realizar compras sería una tarea, o si se quiere un subproceso (actividad compuesta que incluye un conjunto interno lógico de actividades y que puede ser analizado con más detalle), en contraposición con actividades simples (las que no se definen a un nivel más detallado). Aunque ¿en la condición que pones a continuación (de acuerdo al procedimiento aplicable y verificar que se adquieran productos conforme especificaciones del SGC) es dónde puede estar la clave?

    Por cierto, ¿vienen definidos o no los concepto "responsabilidad" y "función" en la ISO 9000 o en alguna otra norma de calidad?

    ------------- 

    En la documentación de sistemas de calidad que he visto (la verdad, poca. En esto los auditores tenéis mas suerte) viene en el mismo saco ambas cosas. Dicen algo así:

    "Cargo: Director Técnico.

    Las funciones y responsabilidades de este puesto son:..."

    Y enumera una serie de tareas, más o menos genéricas, sin más distinciones.

    Personalmente creo que, al menos a estos niveles, no se puede hablar de responsabilidad si no es indisociablemente ligada a las consecuencias de los actos, por acción o por omisión, pero nunca por digamos simple pensamiento. Aunque, voy a dejar de divagar... Incluso en último término, al definir las responsabilidades estas no serían más que instrucciones o reglas establecidas para hacer algo de una determinada manera(s) y no de muchas otras. Y no acabo de ver que no sean tareas, algo o mucho más generales que las recogidas en las funciones, pero en definitiva tareas.

    A esto me quería referir con cuasi sinóminos: que lo único que veo es que la diferencia entre ambos conceptos es poco más que de gradación, aunque intuyo que hay algo más que se me escapa

  • AntonioIH
    • 11/11/11 22:19
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    Sigo dando vueltas al tema...

    Aunque creo que en una empresa sólo habría dos formas de responsabilidad, a saber:

    - Hacia uno mismo: "1. m. Cualidad moral que lleva al cumplimiento de los propios deberes respecto del prójimo y de uno mismo". Esto es, la que nace de uno mismo y tiene como finalidad realizar el trabajo al menos tan bien como está contemplado en las reglas internas (exista o no sistema de calidad formal).

    - Hacia los demás: Sería aplicables a todos aquellos que tienen algún puesto de dirección y todos aquellos con tareas de vigilancia, supervisión... de otras personas.

     Pd: seguro que existen términos latinos, conceptos filosóficos.. para haber usado un sólo palabro para "Hacia uno mismo" y "Hacia los demás", pero creo que no conozco ninguno y lo que es peor no me voy a poner a pensar a estas horas mas propicias para tomarse un gin-tonic.

     Hasta pronto.

  • David Saavedra Zárate
    • 12/11/11 22:26
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    Hola:

    Las funciones son todas aquellas actividades o tareas en comendadas a una persona u organización, las responsabilidades son todas aquellas actividades que implican un cargo moral y/o legal dentro de sus funciones.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • AntonioIH
    • 15/11/11 12:27
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    He localizado la siguiente información:

    "El sistema de gestión y dirección de proyectos es un código de buenas prácticas en la gestión de proyectos.

    Un sistema de gestión y dirección de proyectos es una herramienta de gestión estratégica y de recursos que permite organizar y controlar el desarrollo de las actividades, costes y mejorar la imagen interna y externa de la ingeniería.

    Las normas ISO son una referencia internacional en la gestión de sistemas de calidad, medioambiente y gestión empresarial. Es la base de la gestión por procesos y consolidación como empresa. Es una herramienta de marketing y comunicación del compromiso que la Ingeniería por la Calidad y el Medioambiente. Las entidades de control (ECCE, OCA, etc.) que realizan inspección en obras de la edificación, están obligadas a implementar un sistema de gestión ISO 17020.

    Perfil: Oficinas técnicas que quieren iniciar un proceso de control técnico de sus actividades, un análisis económico y certificar su SGC de inmediato.
    Objeto: Implementar un sistema de gestión y dirección de proyectos (SGDP®) que integre una política de calidad y el manual de calidad con las medidas, normas y procedimientos de organización y todos los procesos necesarios para certificar las normas ISO 9001 e ISO 17020.

    Etapas de implementación:
    1. Diagnóstico y análisis inicial.
    2. Estructura organizativa:
       2.1. Organigrama.
       2.2. Matriz de responsabilidades (categorías profesionales y funciones).
    3. Procesos ISO 9001:
       3.1. Control de los documentos.
       3.2. Control de los registros.
       3.3. Gestión de la dirección.
       3.4. Gestión comercial.
       3.5. Gestión de los recursos. 
       3.6. Gestión de los proveedores.
       3.7. Control de las N.C. y A.C.P.
       3.8. Medición, análisis y mejora.
       3.9. Auditorias internas.
    4. Procesos ISO 17020:
       4.1. Requisitos administrativos: imparcialidad, confidencialidad, etc.
       4.2. Competencias y responsabilidades.
       4.3. Control y métodos de inspección.
       4.4. Seguimiento y medición.
    5. Procesos de dirección de proyectos SGDP®:
       5.1. Gestión y organización de proyectos: modelo de gestión y organización de proyectos.
       5.2. Gestión documental: modelo de organización de los documentos y carpetas de archivos del proyecto.
       5.3. Gestión económica de proyectos: modelo de control de costes y análisis económico de proyectos.
    6. Formación del sistema".

    ----

    Y parece que se apunta la respuesta a la pregunta "¿cuál es la forma más adecuada de describir en la documentación del sistema de calidad los cargos/puestos y toda la información necesaria que los describa completamente (funciones, responsabilidades, competencias…)?" al leer lo de "matriz de responsabilidades" pero "surge" un nuevo concepto que parece que hay que contemplar: competencia.

    Por lo tanto, sigo insistiendo en:

    Desconozco si la ISO 9000 o alguna otra norma de calidad define estos términos, pero como la ISO 17020 no lo hace, atendiendo al DRAE (http://buscon.rae.es/draeI/ ) tenemos:

       -          Función (Del lat. functĭo, -ōnis). 2. f. Tarea que corresponde realizar a una institución o entidad, o a sus órganos o personas.-          Responsabilidad. 1. f. Cualidad de responsable. // 3. f. Cargo u obligación moral que resulta para alguien del posible yerro en cosa o asunto determinado.Responsable. (Del lat. responsum, supino de respondĕre, responder). 3. com. Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia del trabajo en fábricas, establecimientos, oficinas, inmuebles, etc.  

    -          Competencia. (Del lat. competentĭa; cf. competente). 2. f. Pericia, aptitud, idoneidad para hacer algo o intervenir en un asunto determinado.

     

    Del análisis de lo anterior creo que es evidente lo que son las funciones y casi también las competencias.

     

    Pero respecto a las responsabilidades, en una empresa u organización, uno las entiende no tanto como el “cargo …” sino como el conjunto de obligaciones (el equivalente a las infracciones en Derecho, pero en lugar de respecto a la Ley –responsabilidad civil o penal. Desconozco si existen más tipos de responsabilidad en Derecho- sería con respecto a las normas[1] de funcionamiento interno de la organización) que se derivan de las tareas (funciones) asignadas. Si esto es así, ¿tendríamos una jerarquía de conceptos como la que sigue?

     1º Cargo (p. ej. director técnico).3º Competencias: Entiendo que en esta caso no podrían ser las típicas competencias que se leen en artículos de prensa o libros de management, del tipo “Facilidad para trabajo en equipo en oficina y campo, facilidad de aprendizaje, dinámico y proactivo”, especialmente en empresas pequeñas en las que no parece fácil disponer de métodos y medios mínimamente fiables para evaluarlas.  Parece que deberían limitarse a los requisitos exigidos para el puesto: Las relativas a titulación académica/cualificación, formación, conocimientos necesarios –herramientas informáticas, manejo de equipos…- y experiencia laboral.3º Responsabilidades (no se me ocurre un ejemplo).4ª Funciones (p. ej. aprobación de las instrucciones técnicas).    


    [1] Aquí entrarían los requisitos de la norma con la que nos hemos certificado o acreditado y todos los que adicionalmente estén incluidos en la documentación del sistema de calidad.

  • AntonioIH
    • 15/11/11 18:21
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    Adjunto archivo que resume y amplia lo comentado hasta ahora.

     Auque creo que me estoy haciendo un lio...




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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 18/11/11 15:02
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    AntonioIH escribió:

    Adjunto archivo que resume y amplia lo comentado hasta ahora.

     Auque creo que me estoy haciendo un lio...

    Siento, con todo respeto AntoniIH, que como decimos en México, le estas buscando tres pies al gato.... Tongue out

    Saludos. 

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    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

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    Wilbert Vivas